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大企業でも高まる「BPO」需要!コスト削減と生産性向上につながる効果的な活用方法とは

公開日:2021.6.30

昨今の新型コロナウイルスの影響により、組織体制の強化や見直しを図る企業が増加しています。なかでも経理や総務、人事といったバックオフィス業務の削減需要が高まっているだけでなく、人材の流動化や高齢化が進んでいます。そのため、経理担当者の急な退職が増加している企業も多い状況です。

それに伴い、大企業も業務を外部に委託するBPOを導入しはじめています。ここでは、最近特に注目を集めるようになったBPOの効果や目的について見ていきましょう。

BPOとはどのようなサービス?

BPO(Business Process Outsourcing)とは、企業の業務の一部を、外部の企業に委託するアウトソーシングを指します。たとえば、以下のような形態はBPOです。

  • 経理や人事、コールセンターなどの顧客対応を含めたバックオフィスを外部の専門会社に委託するケース
  • 異なる会社の採用、採用フォローの代行を行うケース
  • ビジネスプロセスの再構築

混同されやすいものの、人材派遣とはサービス内容が大きく異なります。BPOは業務委託先である企業の中、つまりオフィス内部であっても独立して業務が遂行されます。一方で、人材派遣の場合は派遣社員が出向先に行き、その企業の社員から指示、指導を受け業務が行われます。そのため、全く異なる業務であることを把握しておきましょう。

BPO利用のメリット

ここからは、BPOの活用によって、得られる5つのメリットをみていきます。

人的リソースを活用したコア業務への集中

自社の貴重な人的リソースをコア業務へ集中させることができます。そのため、事業のスピーディーな拡大や展開、競争力の強化も期待可能です。例えば、教育体制を作りたい場合などにも活用できるでしょう。

専門スキルを頼れる

アウトソーシングと比較した場合、BPOはより専門的なスキルを発揮してくれる可能性が高いといえます。分野は企業によって異なるものの、バックオフィス業務だけでなく、会社の中核機能となるもので依頼できるサービスも検討できるでしょう。例えば、税務や法務などは毎年改正・変化していくものであるため、専門業者に依頼することで全体的な負担を軽減できます。

業務のクオリティ向上

BPOの委託先となる企業は得意な分野を持っている場合が多く、自社にはないノウハウや専門的な知識、スキルを持ち合わせていることも。BPOを行うことで、それらのノウハウを自社業務に生かすことができるため、業務のクオリティをアップすることが可能です。さらに新しい技術などへの対応もよりスピーディーにできるようになるでしょう。

採用、人材育成の負荷の軽減

一人の新入社員を採用し、戦力になるまで育成することは時間的にもコスト的にも負荷が大きいものです。しかし、優秀な中途社員を採用することも、そう簡単ではな時代です。そのため、BPO活用によって、今企業が必要としている人材をスピーディーに得ることができ、業務の遂行が可能になるため、負荷を軽減できます。

業務を整理し、最適化にチャレンジできる

BPOサービスは、依頼する企業が求める業務のプロセスが効率化された状態で提供されるため、既存業務のプロセスを見直し、最適化することも可能です。とくに煩雑化した業務がある場合には、BPOの利用によって業務プロセスの改善が図れます。

BPOがなぜ今必要とされているのか?

多くの企業がBPOを導入、あるいは興味を持っているのかという理由は変化の激しい市場環境への対応力強化が必要だからです。

著しく変化する経営環境に必要なことは、そのスピードや変化に即した事業の展開や改善です。しかし、それに対応する人材が不足していたり、能力が足りなかったりするために採用や人材育成をすることは、時間も手間もコストもかかってしまいます。このような問題を解決する方法として、BPOを活用する企業が増えているといえます。

BPOの進め方

「導入してみたいけど、どのような手順を踏めばいいのかわからない」という方のためにBPO導入に必要な手順をみていきましょう。

1 現状の業務を分析

現在、企業が抱える業務の分析から着手します。その後、委託先となる企業と共有できるように状況を整理、可視化し、どの程度の業務を委託するべきか、範囲を決定しましょう。

2 自社業務のフローを組み替える

BPOサービスに委託する業務と自社で行う業務を切り分け、組み替えます。人材の有無、発生するリソースなど、様々な視点から検討しましょう。

3 BPO活用前後でのコストを比較する

依頼後の評価として、BPOを実際に活用した場合のコストと活用前の現段階でのコストを比較することが大切です。BPOによってコスト削減ができているか否かを把握し、効果的だと見られたら具体的な導入の検討に入ります。

4 BPO事業者の選定

BPOによって企業にとって得られるメリットが大きい場合、委託する事業者の選定に入ります。BPOサービスを提供する事業者によって得意分野はそれぞれ異なるため、しっかりと見極めましょう。

BPO成功のポイント

成功のためのポイントは、導入前の検討段階と事業者を選ぶ段階に分けられます。それぞれの詳細をみていきましょう。

導入時のポイント

  • 業務の標準化・・・業務のフローや手順をしっかりと定義し、ドキュメント化しする。
  • 委託範囲の検討・・・社内担当者へのヒアリング、現在のコスト、導入後のコスト削減効果などを鑑みながら、範囲を決定する。

BPO事業者選びのポイント

多面的な観点から考慮し、慎重に選定しましょう。その際「委託予定の業務分野での実績」「専門性の程度」「セキュリティ対策」「業務委託のキャパシティ」「コストの適正さ」などを総合的に判断することを意識してみてください。

BPOを利用して柔軟な経営体制を

昨今の目まぐるしく変化する経営環境へ対応する方法として、テクノロジーに偏重して人の役割を軽視してしまうのは、必ずしも上策とは言えません。テクノロジーと人材が解決できる課題は異なるためです。

新たなテクノロジーを導入しながらも、より創造的で付加価値の高い仕事をするためにBPOもうまく活用していくことで、より柔軟な経営体制を築くことができるのかもしれません。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

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