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【これだけは押さえておきたい!】従業員の入社・退社手続きの際に人事部が行う業務

公開日:2021.5.10

多くの会社が新年度を迎える春は、入社や退社、人事異動など、人の入れ替わりが激しくなります。特に入社、退社に関しての手続きが多く、人事部にとって最も忙しい時期ともいえるでしょう。そこで今回は、入社と退社に必要な手続き、業務についてご紹介します。

入退社を管理するときのポイント

従業員が入社、退社する際には、法律に基づく雇用保険、社会保険などの手続きや、社内規定に則った手続きが生じます。経験者にとってはルーティンとなっている作業でも、経験が浅い人事担当者にとっては、どのような流れで行えばいいかイメージしづらいかもしれません。

まずは、チェックリストをつくり、それに基づいて一つひとつ作業をこなしていくことをおすすめめします。また、それぞれのタスクに期限を設けておくのもいい方法です。そして、タスクごとに行うべき担当者(本人か事務担当者か)や、そのタスクが「法律に準ずる」ものなのか、「社内ルールに準ずる」ものなのかに分けることで、さらにやるべきことが明確になり、理解しやすくなるでしょう。

個人情報を取り扱う際の注意点

もう一つ、入退社の手続きに際して注意しておきたいポイントがあります。それは、個人情報の取り扱いです。

労働基準法では、入退社に関しての書類を3年間保管すると定めています。また厚生労働省では、個人情報の安全管理や、目的以外の利用禁止など、個人情報取り扱いに関する留意点を示しています。社内ルール作成の際は、それに基づき作成、運用するのがよいでしょう。

詳しくは厚生労働省ホームページ内の「雇用管理分野における個人情報保護に関するガイドライン」を参考にしてみてください。

入社の際に必要な手続き

  • 労働基準法
  • 労働保険と社会保険
  • 雇用保険
  • 健康保険と厚生年金保険
  • 税金関係
  • その他

新しい人が入社する際に必要な手続きを、上記に関連する項目に分けて、それぞれまとめました。詳しい期日や提出の方法等、より詳しく知りたい場合は、厚生労働省のホームページなどでご確認ください。

労働基準法関連

会社側は、以下のことを行います。

  • 労働契約を結ぶ
  • 労働者の記録を作成する(労働者名簿や賃金台帳、勤怠管理に必要な出勤簿やタイムカードなど)
  • 雇い入れ時健康診断の実施

雇い入れ時健康診断については、短期労働者を含めて人を採用した場合には「雇い入れ時健康診断」を実施する必要があります。

入社する本人には、

  • 卒業証明書
  • 成績証明書
  • 入社誓約書
  • 身元保証書

などを会社に提出させてください。

労働保険、社会保険関連

労働保険関連では、主に労働者災害補償保険法と雇用保険の手続きがあります。社会保険関連では、主に健康保険と厚生年金保険の手続きがあります。

会社側は、資格取得届の提出を行います。労災保険を除く、雇用保険、健康保険、厚生年金保険は一定の加入条件を満たす場合はそれぞれの「資格取得届」を提出しなければなりません。その際は年金手帳(あるいは年金証書)を提出してもらう必要があります。

入社する本人には、

  • 年金手帳(あるいは年金証書)
  • 雇用保険被保険者証(前職がある場合)

の提出を促してください。

雇用保険関連

会社側で、雇用保険被保険者資格取得届の提出をする必要があります。

健康保険と厚生年金保険

会社側では、健康保険・厚生年金被保険者資格取得届・健康保険被扶養者(異動)届の提出をする必要があります。また、扶養親族がいる場合は国民年金第3号被保険者届の手続きも必要です。

税金関係

税金関係では、会社側は住民税・所得税の手続き、源泉徴収簿の作成をします。また、入社する本人に対して、給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、給与所得の源泉徴収票(前職がある場合)の提出を促してください。

その他必要なこと

他にも、以下のような事務的な用意が必要です。

  • 給与の振込口座の確認
  • 社員証や社章、名刺、組織図などの準備
  • 制服、作業着などの準備
  • パソコンなど、業務に必要な備品の準備

忘れがちなのが、通勤に関する申請書です。こちらも漏れなく本人に提出を促してください。

社会保険、雇用保険の手続きが遅れた場合の対応方法

社会保険の手続きが、届け出日から60日以上遡る場合、賃金台帳や出勤簿等の提出が必要になります。

雇用保険の場合、遡る全期間分の賃金台帳と出勤簿が必要なうえ、遅延理由書も用意しなければなりません。原則として過去2年間は遡ることができますが、それ以上の場合は聴取書も必要になるので十分注意しましょう。

退社の際に必要な手続き

入社時と同様に、退社の際にも法に即した手続き、社内ルールに即した手続きがあります。また、法に関する手続きについてより詳しく知りたい場合は、厚生労働省のHP等を確認してみてください。

退社する本人から回収するもの

  • 健康保険証(本人と扶養親族の分もすべて)
  • 社員証
  • 社外秘資料
  • 制服・パソコンなど会社からの貸与物

会社が行うこと

  • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届の提出
  • 健康保険脱退証明書の作成
  • 雇用保険被保険者資格喪失届の提出
  • 給与支払報告に係る給与所得異動届の提出
  • 源泉徴収票の交付

健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届の提出は、退職者本人の滅失・毀損等で健康保険被保険者証を回収できない場合は、退職日から5日以内に「健康保険被保険者証回収不能・紛失届」を提出する必要があります。

また、健康保険脱退証明書の作成では、退職者が健康保険任意継続を希望する場合、健康保険に2カ月以上の加入などの利用条件を満たす際は、年金事務所で手続きを行う必要があります。

退職後の従業員情報の取り扱い

企業情報が漏えいする理由として、最も多いものが退職者から漏らされるというケースが実は多いと言います。情報漏えいを防ぐためにはどのような点に注意すべきなのでしょう?

まず、秘密情報を持つ従業員と企業間では事前に秘密保持契約を結ぶ必要があります。その際、自社にとって「秘密情報とは何か」、つまり秘密情報の範囲を明確に定めておく必要があるでしょう。

さらに、秘密情報契約書は入社時や昇進時などに予め結んだり、雇用契約書を結ぶ際に退職後の秘密保持義務を伝えたり、退職前にしっかりサインできるタイミングを儲けるようにしましょう。

チェックリストをつくり漏れがないように!

ここまでご紹介したように、入社と退職にまつわる手続きは多岐に渡り、膨大です。特に退職後の手続きは、その後連絡が取りづらくなる場合があるので、早めに確認・行動することをおすすめします。ぜひそれぞれでチェックリストを作成し、漏れのないように確実にこなしていきましょう。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

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