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組織の隠れた財産「ナレッジマネジメント」とは?注目される理由とその背景

公開日:2021.4.27

ナレッジマネジメントの意味をご存じですか?ナレッジマネジメントとは、業務を行っていくなかで各個人が得た知識(ナレッジ)を企業内で共有し活かすことで、従業員全体のスキルアップや生産性向上を目指していこうという経営管理手法の一つです。実務で積み重ねられたノウハウや技術、情報は、実は企業にとって隠れた財産ともいえるものなのです。

今回はナレッジマネジメントが注目されるようになった時代的な背景や、それを活用した際の導入効果などについて触れていきます。

ナレッジマネジメントの基本

ナレッジマネジメントとは、直訳すると知識経営。ナレッジマネジメントにおいて重要なポイントは、各人が持っている情報や知識を共有することです。通常業務で得た個人の知識や情報、経験は、特定の部署内で使われていたり、特定の人たちのみが知っていたりと、共有されづらいものです。そのような状況を防ぐため、会社にとって有益な知的情報を組織的に蓄積し、活用する取り組みがナレッジマネジメントです。会社全体で知識や情報、経験を共有することにより、新規事業の開発や業務効率化、生産性の向上などが期待できます。

ナレッジマネジメントが注目されるようになった背景

いまなぜ、ナレッジマネジメントが注目されるようになったのでしょう?それは時代の流れを考えると、必然ともいえます。

まず高度成長期に、新卒採用した人材を終身雇用するという雇用形態が広まりました。長く勤務する従業員が多いことで、自然と社内に知識知識共有できる環境が整っていたと考えられます。

その後平成に入ると、バブル崩壊や長引く不況により終身雇用のようなシステムが変化し始め、人材の入れ替わりが激しくなってきます。それに伴い、各人が持っていたナレッジがより属人化するようになりました。企業が先導してそれを積極的に蓄積する必要が出てきたのです。

そして現在はIT化が進み、経営には今まで以上にスピードが要求されるように。このような状況において知識を共有するためには、自然任せではなく、情報共有の仕組みづくりが一層必要とされるようになってきたのです。

ナレッジマネジメント導入の目的と効果とは?

企業内でナレッジマネジメントを導入する目的、そして効果にはどのようなものが考えらえるのでしょう?主なものをご紹介します。

業務の改善と効率化

会社全体での業務改善、効率化を目的とするなら、ナレッジマネジメントは有効に働く可能性があります。例えば勤続年数が長い従業員が持つ業務フロー、顧客への対応方法など、ある特定の従業員、ひいては特定の部署に属人化しているナレッジを可視化することで、他部署や他の従業員の業務を効率化できるでしょう。

人材教育やスキルアップの効率化

効率的に人材育成を実施したい場合も、ナレッジマネジメント導入は有効です。事業で得られた成功ノウハウやデータを共有し、未経験の従業員や部署に伝えることで、新しい人材の育成や、彼らのスキルアップに役立てられるでしょう。

属人化のリスクを減らす

属人化とは、業務に特定の担当者がつき、その担当者しか業務の対応ができない状態です。特定の従業員でないと仕事が回らない状態は企業にとって非常にリスキーだと考えられます。ナレッジマネジメント導入によって担当者のみが知っている業務の進め方をマニュアル化すれば、他の従業員でも業務を回すことが可能になるでしょう。

ナレッジマネジメントの具体的な活用方法

ナレッジマネジメントを実際に導入し、活用する際には、ツールを使うことをお勧めします。いくつか例をご紹介しますので、参考にしてみてください。

グループウェア

システム上でメールやチャットなどのコミュニケーションや、スケジュール管理ができます。マニュアルなどのファイルも共有できますし、従業員同士のメールもやりとりできます。

顧客管理ツール(CRM)

顧客プロフィールや商談スケジュールなど、顧客にまつわる情報を共有できるので、営業部などにはとても有効でしょう。

知的情報検索タイプ

社内で情報を共有できるイントラネットや、企業向けの検索エンジンであるエンタープライズサーチなどがあります。

ヘルプデスク(Q&A)

システムに業務での不明点を入力すると、方法を知っている従業員が答えを入力するというシステムです。特に専門的なジャンル、例えば法律や製造といったナレッジを共有しやすくなります。

自社に合ったナレッジマネジメントの検討を

時代の流れとともに、今後ますますナレッジマネジメントは必要とされてくると考えられます。特に昨今の急速な働き方の変化、テレワークの増加など、人と直接会う機会が減っている環境下では、なおのことです。自社に合った情報収集・管理・共有方法を検討し、ぜひ、ナレッジマネジメントに取り組んでみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

HR BLOG編集部

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