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社員情報管理

社員情報はクラウド管理がスマート!人材管理の今

人材管理と言っても、履歴書などの書面を“紙”で物理的に管理したり、“HRMソフト”による管理をしたり、その方法は様々です。
今回は”クラウドサービス”を利用するメリットや、その他の管理方法との違いについてお伝えします。

分散したデータをクラウドサービスで一括管理し作業効率UP

給与計算ソフトやエクセル、一部では書類にも情報が分散し、「何がどこにあるのか」が非常にわかりにくいという会社は多いのではないでしょうか?
これらの情報を集約し、人事データベースを一元化すると情報が取り出しやすくなります。クラウドサービスを利用する事で「いつでも」「どこでも」同じデータにアクセスできるので、作業がより効率化され作業時間が大幅に短縮されるのです。

また、入社対応などの面でもクラウドサービスは有効的に活用する事ができます。紙媒体で管理をする場合は、新入社員から各種情報を紙に記入してもらい担当者が書類に転記したり、書類をコピーし保存したりと手間やコストがかかっていました。それらの作業もクラウドサービスを活用する事により、入社前に情報の入力が可能になります。入社後の手間を減らし、入社する側も採用する側もスムーズに入社対応を行うことができるようになりました。 

クラウドサービス利用の注意点

クラウドサービス利用の注意点

社内の情報資産をクラウドサービスに預ける会社が増える中で、注意すべきポイントを3つ紹介します。

1.不正アクセスによる情報漏洩

利用者のIDやパスワードなど、アカウント情報の管理不足が原因で、不正アクセスによる情報漏洩などの事故が多く発生しています。クラウドサービスは誰もが情報にアクセスしやすいことが利点ですが、そのことがセキュリティ上の脅威にもなり得ます。正しい利用者のみが許可された操作が行えるように、複数アカウントの管理には細心の注意が必要です。

2.アクセス権限のルールを定める

また、クラウドサービスではデータの保存場所がどの範囲の対象者からアクセス可能かを意識する必要があります。仮に外部に公開しているクラウドサーバーに公開するための情報に交じり、公開する予定ではなかったデータまで掲載してしまったとしたら、情報漏洩の事故となり得ます。

3.データは必ずバックアップをとり、代替手段を検討しておく

クラウドサービスでは業者側での障害や運用の不備などが原因で、システム上に置いたデータが消えてしまったり、サービス自体が使えなくなってしまったりという事態も発生しています。そうした場合を想定し、データのバックアップを取得しましょう。また、サービスが使えなくなった時のために、代替手段やサービスを用意しておくと良いでしょう。
以上の3つを意識して、組織のルールや情報の取り扱いポリシーを遵守し、公開範囲を意識した設定の仕方を確認した上で、適切に利用しましょう。

クラウド管理の重要性

クラウド管理の重要性

クラウドサービスにはパブリッククラウドとプライベートクラウドの2種類があります。
パブリッククラウドは、クラウドプロバイダーなどが提供するクラウドコンピューティング環境を、会社などの不特定多数のユーザーに提供するサービスです。パブリッククラウドは使用量に応じて料金が決まり、いったん設定すればあとは意識せずに使えます。
しかし、パブリッククラウドの利用状況はコストやキャパシティプランニング、セキュリティなどの観点から、継続的にクラウドシステムを管理していく必要があります。

そこで新しく生まれたのがクラウド管理ツールです。
多くの会社は、パブリッククラウドとプライベートクラウドのサービスにまたがって、自動化やオーケストレーション、ポリシー適用を一貫して行う目的でクラウド管理ツールを利用しています。
クラウドサービスは10種類以上の機能分野にまたがっており、各種のクラウド管理アプリケーションを手がけるベンダーは何十社とあるため、あらゆるニーズに単一ベンダーのシステムで対応するのは容易ではありません。

そのような状況下でもクラウドサービスの利用は加速化しています。2022年には、大企業の80%はハイブリッド戦略やマルチクラウド戦略を統制するため、4~6種類のクラウド管理ツールが必要になると言われています。
また、従業員数の増加や事業の拡大など、情報量が多くなればなるほど、紙での管理には限界があり、どこかで必ずデータ化する必要性があります。 
従量課金のソフトでは、社員数が少ない時の方が移行コストは少なく、多くなってからでは情報入力などの手間が掛かるため、早めのリードがおすすめです。

インストール型とクラウド型(ソフトウェア)製品の比較

人事管理ソフト上には様々な製品が存在します。その中でも主となる、PCにインストールをして使用する「インストール型」、必要な量を必要なだけ利用する「クラウド型(SaaS/ASP型)」の2つの製品のメリット・デメリットを比較していきましょう。

インストール型製品

メリット
・高度なセキュリティ環境を構築できる
・仕様を含めて、柔軟なカスタマイズ対応が可能
デメリット
・導入時の初期コストは高めで、PCのスペックや環境の統一が必須
・保守費用は別途必要なケースあり、サポートが有償のケースも多い
・インストールに専門知識が必要。
・拠点間のネットワークが必要になる可能性あり
・バージョンアップに対応していないケースがほとんど、対応の場合は別途費用が必要
・バックアップのための手間や機器代が発生
・解約時はアンインストールの必要があり、手間がかかる

クラウド型(ソフトウェア)製品

メリット
・月額費用を払うのが一般的で、初期コストは低く、容易に導入可能
・メンテナンスコストがほとんどかからない
・保守費用は月額料金に含まれているケースも多い
・導入に際して専門知識はほぼ不要
・ブラウザでの利用となるので、容易に運用可能
・自動でバージョンアップを行うため費用は発生しない
・契約にバックアップも含まれている製品もある為、利用者側の手間が省け、機器の準備も不要
デメリット
・サーバーを共有するため、取り扱いに注意が必要
・個別のカスタマイズに関しては、実現可能性・費用等を含めてサービス提供者と要相談
・解約時にコストや手間がかからない

まとめ

インストール型は柔軟なカスタマイズができ、安全性も高いツールですが、導入コストが高く、インストールに専門的知識が必要です。それに比べ、クラウド型は低コストで始められ、導入や運用・メンテナンスも容易で、専門的な知識がなくても安心して始められます。今後HRMソフトの利用を検討している方は、負担の少ないクラウド型ソフトウェアから始るとよいでしょう。

この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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