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従業員データを管理するシステムとは?メリットや選び方のポイント

公開日:2021.3.18

勤怠や給与、人事評価など、従業員のデータを管理できる専用システムを導入する会社が増えています。それでは、データ管理システムのメリットや選び方、ポイントについて解説しましょう。

データ管理システムのメリット

システムを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょう。

人事労務業務の効率化を図る

人事・労務に関する業務をする際に、システムツールを用意しておくととても便利です。業務の効率化を図ることができ、スタッフの負担を軽減することができます。効率化を図れば、業務に必要な人数を減らすこともできるため、結果的にコストダウンにもつながるのです。

セキュリティを高められる

管理システムを用意して、そこに人事・労務に関するデータをすべて記録しておけば、情報を一元管理することができ、なおかつセキュリティを高めることができます。セキュリティ性を重視したシステムも出ているため、情報漏えいを防ぐことができ、安心です。

仕事のミスを減らせる

管理システムは利用者が使いやすいようにさまざまな工夫がされています。ミスが発生しないようにサポートする機能も備わっているのです。そのため、業務に関するミスを減らすことができます。人事・労務に関係する業務は重要なものが多く、ミスが起こると後々大きなトラブルに発展することも。そのようなリスクを回避するためにも、管理システムは大変有効です。

データベースを利用できる

人材の管理システムには、人事に関するあらゆるデータを記録することができます。多くの管理システムにはデータベース機能が備わっているため、人員の配置やプロジェクトメンバーの選出など、後でデータを扱う場合にとても便利です。一般的にはデータの検索機能や分析機能などが備わっています。

システムの一般的な機能

管理システムには一般的にどういった機能が搭載されているのか、代表的なものを紹介しましょう。

勤怠管理

管理システムを用いることで勤怠管理ができます。勤怠管理とは、それぞれの従業員の勤務状況を管理することです。従来はタイムカードや紙を用いるのが一般的でしたが、最近はITを利用して管理するケースが増えています。システムなら勤怠データを自動的に集計することが可能で、勤務時間の長い従業員をアラートで知らせてくれる機能もあります。勤怠管理の機能を用いれば、タイムカードや紙の書類を用意する必要がなくなりペーパーレス化を実現できます。

給与計算

給与計算の機能もあります。従業員の給与を計算するのは、さまざまな項目を扱う必要があり、重要で複雑な作業。データ管理システムの機能ならデータベースに登録されている情報に従って自動的に給与計算できます。勤務日数や勤務時間、手当の有無などさまざまな項目のデータをまとめて扱い、正確な給与を算出することができるのです。そのため、給与を管理するための業務の負担を大幅に軽減できます。システムに任せることでミスもなくなります。

人事評価

管理システムを人事評価に役立てることができます。人事評価のためのさまざまな項目を登録してデータベース化できるのです。それぞれの能力や所有資格、これまでの経験といったデータを登録できます。従業員の評価についてたくさんの項目が用意されていて、多角的な人事評価を助けてくれるツールもあります。データの管理がしやすくなるだけではなく、従業員が納得できる説得力のある人事評価のサポートをしてくれます。

労務管理

多くのシステムには労務管理の業務に役立つ機能が搭載されています。労務管理とは労働時間や福利厚生、安全衛生管理、労使関係といった幅広い分野を扱うのが特徴です。これらのデータの管理からデータの分析、出力までできる機能があるため、業務の負担を軽減できます。

管理システムの種類

従業員のデータの管理システムは、大きく分けると3つの種類が存在しています。それぞれの種類の特徴やメリットなどについて解説しましょう。

パッケージ型

パッケージ型は、ソフトウェアを購入するタイプで、自社の端末に導入して使います。費用が発生するのは導入当初だけなので、長期的な使用であればコストをかなり抑えることができます。ただし、パッケージ型はあまりカスタマイズができないことが多く、インストールしたパソコン端末でないと使うことができません。定期的にアップデートする必要があるのもデメリットです。

パッケージ型はたくさんの商品が登場しています。自社のニーズに適していて、信頼できる製品であれば、パッケージ型を購入しても十分に活躍してくれるでしょう。ただし、メーカーによってはアップデートが遅く、最新の法改正にスムーズに対応できない場合もあるため注意してください。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、管理システムを自社の設備に導入して自社で運用するというタイプ。外部のサーバーを利用するクラウド型と区別するためにオンプレミス型という種類分けが生まれました。

オンプレミス型は環境を構築するために高い初期投資がかかるのがデメリットです。サーバー機器やソフトウェアライセンス、回線、設定費用などが生じます。ただし、月額費用は固定費となり予算化しやすいことがメリットです。自由にカスタマイズできるため、自社のニーズや環境に最適な設定にできます。別のシステムと連携して運用することも可能です。さらに自社内にサーバーがあるため、迅速にデータベースへアクセスできるのも非常に便利です。障害が発生した場合には、トラブルの原因を明確にできますが、万が一の災害時などには復旧が遅れやすい点に注意しましょう。

クラウド型

近年、一般的になったタイプがクラウド型です。インターネットを経由してクラウドサーバーにアクセスしてシステムを利用します。管理システムのサーバーが社外に存在するのが特徴。自社にサーバーを構築する必要がなく初期費用は安く済みます。ただし、月額費用については利用頻度やデータの送信量などによって変動し、カスタマイズについては制限がかかっていることが多いようです。条件によっては接続スピードが落ちるケースがあります。災害が起きたとしてもすぐに復旧して使える点がメリットとしてあげられます。

システムの選び方

これから管理システムツールを導入する際の選び方について見ていきましょう。

使いやすさ

実際に使うスタッフにとって使いやすいものでなければいけません。スタッフが利用しにくいと、使っていてストレスが溜まります。入力など作業中にミスが生じる可能性も高くなるでしょう。そのため、実際にシステムを担当するスタッフにとって使いやすいシステムを選びましょう。

初期費用

システムを導入するためには初期費用がかかってしまいます。どのくらい初期費用としてかけられるかを事前に決めておき、その予算内で導入できるシステムを探すとよいでしょう。初期費用をできるだけ抑えたいのであれば、クラウド型がおすすめです。

保守費用

システムの使用中はある程度の保守費用がかかります。社内ににシステムを構築する場合には保守費用が高額になることもあるため注意しましょう。クラウド型の場合は自社で保守管理する必要がなくなるため、保守費用を抑えることができます。

機能の充実度

システムは製品によって搭載されている機能が異なります。できるだけ機能が充実しているものを選んだほうが便利に使えるでしょう。

設定の柔軟性

設定を自由にカスタマイズできるシステムであれば、自社の環境に合った設定にすることができます。設定の柔軟性はそれぞれの管理システムごとに異なっているため注意しましょう。自由なカスタマイズを求めているならば、オンプレミス型がおすすめです。

まとめ

人事・労務の仕事に利用できる管理システムはとても便利なものです。システムの機能を利用することで、さまざまな用途に対応することができます。いろいろな管理システムが出ているため、目的に合った使いやすいシステムを選び有効活用することで、スタッフの負担を減らして業務のミスを減らすことができるでしょう。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

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