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社員情報管理

給与の管理に便利な労務管理システムとは

労務管理システムとは、従業員の採用から退職、給与の情報を管理するシステムのことを指します。なかでも給与については毎月の計算だけでなく、各社会保険や控除なども計算して反映する必要があります。
本記事では、労務管理上、有効となる給与計算システムの機能や選び方についてご紹介します。

人事給与について

労務の仕事や、給与計算の仕組み・給与支払いとマイナンバーについて解説していきます。

「労務」の仕事

労務とは従業員の給与計算はもちろん、入退社や社会保険、交通費の申請など、労働基準法などに沿って手続きする仕事です。そのため、従業員一人ひとりの個人情報を扱うことが多く、他の仕事よりも情報セキュリティに対してより高い意識が求められます。
給与計算では、計算した給与の額から源泉所得税や住民税などの各種税金を差し引きます。徴収した税金を会社で取りまとめて申告して納税することも、労務のポジションの重要な業務です。
正社員の場合は給与から天引きされていることが多く、あまり意識が向かないかもしれませんが、正社員は健康保険・厚生年金・雇用保険・労災保険の4つの保険に加入する義務があります。労務担当者は、これら社会保険に関する手続きすべてを担います。

給与計算について

改めて、給与計算とはどのような業務か正確に答えられますか?給与計算とは、従業員に対して各種保険料や税金などを算出し、給与支給額を計算すること。また、徴収した保険料や税金を国などに対し収めることも業務に含まれます。
さらに、「通勤手当」は給与明細の「基本給」から毎月決まった額が支払われますが、「時間外手当」は該当月の残業や休日出勤など時間外に働いた時間によって毎月計算していたり、各種の控除額は労働法および社内規定などで決まったルールに基づいた計算が必要など、従業員によって異なる条件が多く、複雑になることが多い業務とも言えます。
ミスのない作業にするために、給与計算システムを使いながら効率的に進めることも有効です。

給与支払とマイナンバー

給与計算を考えるときに、必ずおさえておかなければならないのがマイナンバーについてです。
平成28年度1月からマイナンバー制度がスタートし、税務署に提出する給与所得や退職所得の源泉徴収票、健康保険や年金など社会保障に関する手続きにもマイナンバーの記載が必要になりました。マイナンバーは重要な個人情報ですので、「安全管理措置」と呼ぶ適切な方法で管理することが求められています。収集したマイナンバーを情報漏えいしないように安全に管理するために、「マイナンバー管理システム」を利用する方法もあります。このシステムを利用することで、会社のパソコンにデータを残さず、クラウド上で安全にマイナンバーを管理し、給与計算システムと連携して必要な書類だけを出力することができます。

給与計算システム~基本機能~

日々の勤怠についての情報を把握・管理しつつ取得しながら、自動で全社員の給与計算を行ってくれるシステムを「給与計算システム」といいます。このシステムにより、煩雑で膨大な計算を自働計算できるだけでなく、年末調整や所得税対応にも対応が可能。間違いを減らし効率的に作業を進行することができます。

便利な自動計算

給与計算システムには、「月例給与の自動計算」機能があります。正社員やパートタイマー、アルバイトとさまざまな雇用形態が混在していても、問題なく自動計算できます。もちろん、複雑な計算の設定も可能なのです。

複数の会社の給与が計算できる

給与計算システムには複数の法人の給与計算ができる機能もあります。給与を計算する際に必要となる就業データについては、勤怠管理システムから得られるので、自社だけでなく、グループ会社や支社の給与計算も行うことができるのです。出勤や欠勤、残業時間など面倒な入力をする必要がありません。

給与計算システムの持つ管理機能

給与計算システムを利用することで、毎月の給与に関する業務に必要となる書類を管理できます。賞与や有休管理についても可能なことが多いようです。

●給与明細書●給与管理台帳●給与集計表●給与一覧表●給与内訳一覧表●源泉徴収票など

また、労働保険や年末調整の機能がある製品であれば、さらに効率的に仕事を進めることができ、社会保険や所得税の改正時にもすぐに対応できます。社会保険に関しては、例として以下のような書類を管理できます。

●社保データ一覧表●社会保険料計算書●社会保険料一覧表●標準報酬月額改定通知書など

給与計算システムの選び方

さまざまな機能をご紹介しましたが、大切なことは自社にあったものを選ぶことです。会社の人事・労務制度は変化していく可能性も高いので、それらを考慮しながら選ぶ必要があります。
たとえば、労働契約にまつわる書類を発行できるのか、多様な働き方が増えるなかで勤怠管理方法も煩雑になっていくため、勤怠管理とスピーディーにリンクしていく力があるのか、給与明細は電子化できるのかなど、機能の幅を見ておくとよいでしょう。

優先順位を明確に

定型業務の効率化や新人事制度への対応など、優先する事項を明確にし、これから必要となる機能を満たす製品を選びましょう。どのような人事制度の下で動かすシステムを求めているのか、という軸が重要です。

システム導入にともない業務プロセスの見直しも図るべし

システムの導入は人事の業務プロセスを見直すチャンスです。長年、Excelや昔ながらの手法で給与管理をしていた会社にとっては、腰の重たい作業かもしれませんが、時代の流れにあわせて再考していきましょう。

製品のアフターフォローも視野に入れる

製品のスペックに目が行きやすいところですが、給与計算システムは導入後、毎日・長期にわたり使用していきます。トラブルは付きものと考え、アフターフォローを安心して任せることができる会社から導入すると良いでしょう。製品の販売元と、アフターフォローの会社が別の可能性もあるので、誰が窓口になるのか事前に確認することも大事です。

まとめ

給与計算システムの導入は、労務管理の作業の効率化を生みます。その結果、作業的・時間的な余力を得ることで人材育成や組織力強化に注力することも可能になります。これを機に新しい給与計算システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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