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人事システムは入れるべき? 導入のメリット・デメリットを考えよう

従業員の給与計算や人材育成、個々のスキルの把握などさまざまな管理ができる人事システムを導入していますか?一口に人事システムといっても、採用や勤怠を管理するものから、労務・給与計算を行うものまで用途は幅広くなっています。更に、導入方法としては自社内にネットワーク機器などを設置していくオンプレミス型とインターネットを活用したクラウド型などがあります。今回はそれぞれのメリット、デメリットについて説明していきます。

人事システムで実現できること

会社にとって「人事」とは、単なる労働力としての人の配置や評価をするだけではなく、経営戦略という面でも重要な役割があります。この人事に関する情報を一元的に管理するのが人事システムです。

人事に関する情報とは、例えば従業員情報(スキルや経歴、評価、能力など)や、給与情報、発令情報、休暇状況、割増賃金、契約状態、育児休業取得状況などがあげられます。また、労働契約法や労働法が改正されるたびに、基準となる人事制度も変更しなければいけません。このように組織が大きく従業員が多いほど、人事管理には多くの時間がとられます。

人事システムを使えば効率的に情報を管理できます。また、効率・効果が追求されたシステムの導入により、人材管理そのものの質や精度の向上も期待できます。

人事システムの種類とメリット・デメリット

人事システムは、利用する目的によって、数種類の形態に分類することができます。
人事システムを十分に活用するために、人事システムの種類と特色を押さえておきましょう。
IT型の人事システムにはオンプレミス型とクラウド型があります。そして、パッケージソフトタイプにはERP型とベスト・オブ・ブリード型があります。
それでは、人事システムの種類とメリット・デメリットについてご紹介していきます。

オンプレミス(クライアント・サーバー型)

オンプレミス型は、システム運用のために必要なサーバーを自社で導入して、ソフトウェアをインストールする方法で構築されたシステムのことをいいます。ネットワーク環境下でソフトウェアを使用して運用します。
メリットとしては、まず通信速度が比較的早いことがあげられます。そして、サーバーと回線を自社内で管理するため、外部への情報流出などのリスクはもっとも少ないと考えられています。また、それぞれの会社に合わせて、システムをカスタマイズすることが容易であるという点が特徴です。

一方デメリットとしては、サーバーやソフトウェアライセンス、ネットワーク機器を購入して自社に置かなければならず、初期費用が高額であることがあげられます。そして、サーバー構築のための時間が必要なため導入までの時間がかかること、データベースなどのミドルウェアの管理も自社で行う必要があります。また、設定や障害対応、バックアップ、セキュリティ対応はすべて自社で行わなければならず運用管理のコストもデメリットとなり得るでしょう。

クラウド型

オンプレミス型とは違い、クラウド型では自社内にサーバーを持たずに、専門のベンダー企業が管理するデータセンターにソフトウェアやデータベースを預けて運用する形態です。インターネットにつながる環境であればいつでもどこでもサービスを利用できます。
メリットとしては、自社で環境を用意せずに済み、ベンダー側のサーバーを利用するため、最短で1日程度で導入できる場合もあるほど、導入期間が短い点があげられます。また、サーバー購入・構築などの初期費用もかからないため、コスト削減にもつながります。運用開始後のカスタマイズも容易にでき、サーバー台数の変更やスペックの選択も会社の移り変わりに合わせて運用していける点が魅力です。

デメリットとしては、インターネット経由での利用となるため、どうしてもオンプレミス型と比べるとセキュリティ面に不安があります。また、ベンダー企業が管理するデータセンターで運用するため、原則として自社のニーズに合ったカスタマイズが難しいといった点があげられます。万が一、トラブルがあった際はベンダー側がトラブルシューティングを行うので、自社で復旧作業をするよりは手がかからないという見方もあるでしょう。

これらを比較すると、オンプレミス型のコストや手間暇をクラウド型に移行していきたいと考える会社が増えており、ネットワーク内のセキュリティ要件など、一定のチェック項目をクリアすればクラウド型の方がメリットは多いという見方が増えています。

ERP型

ERP型(Enterprise Resources Planning型)とは、会社のさまざまなデータを統合管理することを目的に作られたソフトウェアのことです。主要な機能(財務・会計・人事・調達・在庫管理など)を網羅したパッケージソフトのことを指します。
メリットは、パッケージ製品のため比較的短期間・低コストで導入でき、ベンダーからのサポートも受けやすいという点があげられます。

一方デメリットとしては、その製品に装備されている機能しか利用ができず、原則カスタマイズはできないという点があげられます。カスタマイズをしようとした結果、コストが膨らんだり導入に時間がかかったりするという弊害が出てしまいます。

ベスト・オブ・ブリード型

ベスト・オブ・ブリード型は、システムを導入する際に1つの製品やベンダーにこだわらず、さまざまなハード・ソフトウェアを組み合わせてシステムを構築することをいいます。
メリットとしては、自社にとって最適な機能を組み合わせることが可能になるという点があげられます。

一方デメリットは、異なる製品を連動させるという難しいシステム構築が必要になるので、開発までに工数や時間・コストがかかるという点です。

まとめ

人材管理システムは多くの従業員が触れるものであるため、操作が簡単で使いやすいシステムであることが求められます。可能であれば、事前にデモ環境などで操作性を確認しましょう。自社にあった人事管理システムを選び、人材管理そのものの質や精度を向上させましょう。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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