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エンゲージメント

工夫で乗り切る!! 離れていても従業員エンゲージメントは高められる

新型コロナウイルスの流行による影響で、多くの企業でテレワークが導入されました。数々のメリットを感じる一方で、社内コミュニケーションが停滞し従業員エンゲージメントに好ましくない影響が出ている会社もあるようです。どんな対策を取ればいいのか考えてみましょう。

テレワーク最大の問題は社内コミュニケーションの希薄化

収束傾向に転じた新型コロナウイルスの流行ですが、依然として気を抜くことはできません。感染が広がれば企業活動がすべてストップしてしまう恐れもあります。感染予防対策として、テレワークを重視するのは経営者として賢明な判断です。

緊急事態宣言によって、強いられるような形でテレワークに踏み切った会社でも、生産性は変わらず、通勤時間や通勤ストレスの軽減、交通費や光熱費の削減といったメリットを享受できた会社も多かったという声が聞こえてきています。

しかしながら、これまでのような社内コミュニケーションができなくなり、生産性が著しく低下したと感じている企業も少なくないようです。その傾向は、メンバー同士の連携が必要な業務が中心の会社ほど顕著です。

顔を合わせて会話ができれば、言葉の間合いや声色、表情によって、比較的簡単に細かなニュアンスを相手に伝えられます。しかし、テレワークでのメールをはじめとする文字でのコミュニケーションは、伝える側の文章力と、受け取る側の読解力によっては、真意が正確に伝わらないケースもあります。

「いま連絡していいのかな」という遠慮から、コミュニケーションをためらう従業員もいるのではないでしょうか。ケースバイケースではありますが、リアルタイムな問題解決ができず、大きな損害につながる可能性も生じるでしょう。

上司と部下の関係にも好ましくない影響が出ています。テレワークにおいて、上司は「部下を管理できているだろうか」と、部下は「上司にちゃんと評価してもらえるだろうか」とお互いに不安に駆られる傾向にあります。「正しく評価されていない気がする」という不安は従業員エンゲージメントの低下につながります。「仲間と一緒に働いている」という一体感が薄れ、孤独感が高まる点も、従業員エンゲージメントを低下させる要因です。

従業員エンゲージメントは、業績と相関関係があることが知られており、経営者にとっては看過できない指標のひとつです。社内コミュニケーションは、そのボトルネックだと言えます。テレワークを前提に会社を動かしていくのであれば、導入以前よりも社内コミュニケーションを活発にしていく必要があるでしょう。

コミュニケーションの機会を維持するにはツールの活用とルール整備が大事

テレワーク中に社内コミュニケーションを活性化させるには、(1)コミュニケーションの機会、(2)コミュニケーションスキルという2つのポイントが大切です。

コミュニケーションの機会を維持するためには、オンラインツールの活用が鍵を握ります。タイムリーな業務連絡にはチャットツールを、まとまった報告にはメールを、込み入った話題を扱う場合にはオンライン会議を、――とツールを使い分けながらコミュニケーションの機会を作っていきます。

「チャットが数回続いたらオンライン会議に切り替える」といったルールも有効です。顔を合わせて直接話すコミュニケーションは、文字だけのやり取りよりも情報量が多く、すぐに話がつくケースも多いでしょう。

始業と終業の定期連絡、進捗状況の報告などに加えて、オンライン会議は定例化するといったルールを設けておくことも、コミュニケーションの機会を失わないようにするための有効策です。タイミングを決めておけば、伝えるべき内容を事前に整理するという習慣が生まれます。

業務とは少し離れた雑談や、話のネタになるような情報やアイデアの共有を行えるチャンネルを用意するのも大事です。雑談から生まれたアイデアが、大きなプロジェクトに発展するのはよくある話ですので、社内SNSやチャットツールなどで、些細な会話ができるようにしておくといいでしょう。

従業員同士のコミュニケーションの機会がなくならないように、経営陣は必要なセクションに号令をかけていきましょう。続いて、コミュニケーションスキルに関するヒントを紹介していきます。

テレワークではポジティブな声掛けが絶大な効果を発揮する

コミュニケーションの機会を増やしても、否定や批判ばかりになるのは好ましくありません。社員同士の足の引っ張り合いに発展するような事態にならないように気を付けましょう。

テレワーク中のコミュニケーションでは、ポジティブな声をかけるスキルがとても重要です。連絡を取り合う際は、必要最低限の情報のやりとりだけで終わらず、大げさにならない程度に前向きな言葉を伝えていきます。

テレワークでは「自分がやっていることを誰も見てくれない」という思いが募りがちになります。また、表情が見えないと、感謝や好意のニュアンスも伝わりにくくなるため「このやり方でいいのかな?」「やりがいが感じられないな」という不安に陥ってしまうリスクもあります。そんな状況だからこそ、相手の努力を称え、感謝の気持ちを伝えることが大きな意味を持つようになるのです。

メールやチャットなどでは、「あなたに助けられました」「テレワークになり、あなたと離れてこれまでのありがたさが分かりました」「お互いにコロナに負けずに頑張りましょう」といった声掛けが有効です。遠く離れているからこそ、思いを素直に伝えていきましょう。

「わざわざメールするほどかな?」と思ったときも、ためらう必要はありません。前向きな言葉をかけられてイヤな気分になる人はいませんし、ポジティブな声掛けが連鎖するようになれば、チーム全体が明るいムードになっていきます。相手とのつながりを感じた体験や出来事などを余談として伝えるのも、コミュニケーションを深められるのでおすすめです。

コロナへの対応に奔走する社員や、テレワークの段取りをつけてくれている社員といった、影の立役者や縁の下の力持ちへの労いなどを表明していくことも、チームの一体感を高める効果を生むでしょう。

テレワークによって社内コミュニケーションがうまくいかなくなったときでも、やり方次第で充分に温かみのある交流を図っていけます。業務をスムーズに進め、従業員エンゲージメントの低下を防ぐために、こうしたスキルを意識しておきましょう。

テレワークの普及によって、あらゆる地域の相手がビジネスパートナーになる時代が訪れました。社内コミュニケーションを活性化させておけば、そのノウハウは様々な局面で活用できるでしょう。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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