MotifyHR

エンゲージメント

【特別企画】『HR BLOG』はMotifyHRを使いこなせているのか?(後編)

公開日:2021.5.25

  • オススメ

この企画はHRBLOGとMotifyHRを提供するアックスコンサルティングがMotifyHRをちゃんと使いこなせているかを暴く、特別企画です。

Presented by HR BLOG 3代目編集長 しょうへい


人材開発部門のむらやまさんのインタビューを終えた私たちが次に向かったのは、むらやまさんから紹介された総務部門でした。

しょうへい

しょうへい

人材開発部は苦労しながらも、MotifyHRを導入して、結果として社内のコミュニケーションの活性化に成功したり、サーベイによって悩みを抱えている社員を早期に発見してサポート出来たりしたと言っていたね。

※前編はこちら
※中編はこちら

なみかた

そうですね。結果として導入に効果を感じてもらえていましたね!


しょうへい

しょうへい

新たなHRサービスを導入するうえで、業務量が増えて大変になりがちなのが人材開発部と総務部門だと思うけど、次は総務部門だね。


なみかた

そうですね!早速インタビューしましょう!

MotifyHR導入が総務部門の業務効率を改善!全社通知の見逃しも減った!

なみかた

すけがわさん、あかがわさん、今日はお時間ありがとうございます!
よろしくお願いします!

すけがわ

あかがわ

こちらこそよろしくお願いします!

しょうへい

しょうへい

よろしくお願いします!


なみかた

さっそくですが、MotifyHRを導入してみてどうでしたか?どのような変化がありましたか?


すけがわ

そうですね。導入前は全社共有情報をメールで送ってましたが、メールだといろいろな情報が飛び交うので、重要な通達などが見逃されてしまうケースがありました。MotifyHRにはチームトークやカンパニーボードなど配信者が意図するカテゴリを選んで配信できるのがよいのと、閲覧者も目的別に情報を探せるので、見逃しや他の情報に埋もれてしまうということが減ったと思います。トークルームに情報をアップするときに、そのトークルームだけにアップするのか、全社員が見ることができるニュースフィードにも同時にアップするのかを選べるので、全社への情報の共有がスムーズになりました。


なみかた

つまり、総務部門が行いたかった方法で情報配信が出来ているということですね?


すけがわ

そういうことです。


なみかた

他にはどんな変化がありましたか?


あかがわ

MotifyHRなら従業員一覧が写真付きで見ることができます。プロフィールも詳細に確認することができるので、新しく入った社員はこれから一緒に働く同僚について知りやすい環境にできたと思います。他にも部署別にお知らせを投稿できるので情報の整理がしやすくなりました。


なみかた

導入において大変だったこと、工夫したことなどはありますか?


すけがわ

導入で大変だったことよりも、コロナの対策が大変で…そういった意味でもMotifyHRが与えてくれたプラスの影響は大きかったです。


なみかた

そうなんですね?具体的にはどんなことが大変でしたか?


すけがわ

現在の社員のテレワーク率は20%くらいなのですが、急遽テレワークの手配をしなくてはならなくなったのでかなり大変だったのを覚えています…。出勤する場合も、テレワークで仕事する場合も新しいルールをいろいろ決めなくてはならなくて、すべてが新しい取り組みだったため、トライアンドエラーの連続でした。そんななか、MotifyHRの「チェック-イン&チェック-アウト」機能が活躍してくれました。


なみかた

どんなふうに活用したんですか?


すけがわ

もともとは、体調や気持ちの変化などを出社する時と退勤するときにアイコンを使って表す機能で、コメントを付けることもできるんです。


※MotifyHRのCheck-In

すけがわ

コロナ禍の対策として、コメント欄に体温を入力するようしました。これは社員一人ひとりに体温を測る習慣を身に付けてもらい、コロナ予防につなげることを目的としていました。
※コロナ=新型コロナウイルス感染症(COVID-19)


あかがわ

今まで体調を報告するツールがなかったので、社員の体調管理ができたのは本当に良かったです。コロナ対策のアドバイスや社員へお願いしたいことなど、写真付きで定期的に情報を配信するようにしてきました。メールではスルーされそうなことも写真付きでフィードに投稿すればことも目にとまりやすいので、チェックしてもらいやすくなったと思います。


なみかた

確かに写真付きだと目に留まりますよね!


あかがわ

そうなんです!


すけがわ

文章にすると温度感が伝わりにくいので、そうならないように気を付けています。投稿に画像を1つは入れるようにしているんです!


なみかた

なるほど!良いですね!
テレワーク率20%とのことですが、すべての部署がテレワークを行っているのですか?


すけがわ

部署によりますし、大きく分けて2パターンに分かれます。
在宅メインで時々出社する人と、出社メインで時々在宅する人といった感じです。


あかがわ

またテレワークが増える中で、社員同士が工夫している点や最近のニュースなどを気軽に投稿し情報を共有しあえる環境があることで組織のつながりの強化に役立っていると思います。


なみかた

ありがとうございます!
最後の質問ですが、MotifyHRを入れたことで総務宛てに意見や要望などはありましたか?


すけがわ

2020年度の新卒がみんなマスクをしていて顔が覚えづらかったけど、MotifyHRの従業員一覧で確認出来たからよかったとの声がありました。


あかがわ

テレワークで出社人数が減ったり、オンラインミーティングが増えて、ミーティング時や業務の合間での雑談の頻度が減ったように感じます。その分、MotifyHRのニュースフィードにアップされるgood&newや、バトン形式での投稿などが、雑談の代わりにフランクなコミュニケーションの新しいかたちになっているように感じます。


すけがわ

気軽に投稿してください、と言うだけだと、投稿者や内容に偏りがでると思います。誕生日など必ず全員にスポットライトがあたる投稿があるのがいいですよね。

すけがわさん、あかがわさんありがとうございました!

なみかた

しょうへい

しょうへい

アックスの上司はMotifyHRをどのように活用している?

しょうへい

しょうへい

総務部門も抱えていた課題や導入してのよかった点などは、人材開発部と似ていたね。


なみかた

そうですね。どうしたら社員がより効率よく、楽しく仕事ができるかを考えるという意味で、きっと同じような視点になってくるんですね。


しょうへい

しょうへい

そうだね。次は上司視点でのMotifyHRの活用についてだね。


なみかた

今回は編集部のかさはらさんにインタビューに行こうと思います。
早速行きましょう!

アックスで最もクラウドを使いこなすチームがMotifyHRを使うと?

なみかた

かさはらさん、インタビューのご協力ありがとうございます!
編集部が一番MotifyHRを使いこなしているのではという噂があって、今日はインタビューをお願いさせていただきました。


かさはら

そうなんですか?
一番かどうかはわからないですが…、よろしくお願いします。

よろしくお願いします!

なみかた

しょうへい

しょうへい

なみかた

さっそくですが、MotifyHR導入前はどのような課題がありましたか?


かさはら

課題ですか?うーん。どうですかね。
編集部は業務・業務時間内での業務外コミュニケーションはかなり活発なほうだと思うんですよ。
例えば、毎日の朝礼と夕礼。月曜週初めのに1時間のミーティングをしたり、金曜日はお昼休みを含めての2時間の研修を行ったりしています。
またコロナ前の話になりますが、制作系の部門という特性上、社内の席配置も島になっているので、気軽に話しかけられる状況でした。


なみかた

では、コロナ対策のためのテレワークへの移行での変化などはありましたか?


かさはら

そうですね。
この研修や朝礼などは、コロナ禍になっても変わらずにやってます。もともと、ちょっとしたコミュニケーションに関しては、スラックがチャット代わりにあったのと、テレワークになっても話したいことはGoogleのハングアウトで行えるので、問題はないかなと思います。ただ、編集部はお昼を一緒に食べに行く習慣があったのと、頻繁に声を掛け合ってコミュニケーションを取り合いながら仕事をしていたので、テレワーク前後で比較すると、コミュニケーションの量自体は多少減ったかなと思います。それでも、3割低下くらいには抑えられていると思います。


なみかた

確かにテレワークだとお昼に一緒に行ったりもできないですからね。
飲み会などもできないですし。


かさはら

そうですね。ただ、月に2~3回ですが、制作部門合同のWebランチ会を開催したりしています。新卒2年目のみんなで協力して面白い企画を考えてくれてるので、回数は減ってしまいましたが、楽しくやってます。
編集部は終業後に飲みに行ったり、例えば休日にBBQをやったりみたいなのはあまりしないほうで、業務とプライベートは分けて考えてるんですよ。


なみかた

そうなんですか?なんかみんな仲がいいので意外ですね。かさはらさんはランニング部とかもやってたりしませんでしたっけ?


かさはら

そうなんですけど、家庭を持っていたり、プライベートは趣味の時間に使いたいだったりと、そういったことを極力尊重したいと思っているので、割とオンオフがはっきりするスタイルですね。ただ、例えば、日々の朝礼、昼礼、夕礼や研修などの時間をうまく利用してオンの時間の中で雑談をするなど、オフの時間のことを共有するイメージでやってます。


なみかた

雑談とかって重要ですよね。テレワークが浸透して、雑談が重要だったんだなと感じてます。
そういえばMotifyHRの話を全然聞けてませんでした。


かさはら

そうですね。


なみかた

テレワークによってコミュニケーションに変化があったとのことですが、どのようにMotifyHRを活用されましたか?MotifyHRの活用で変わったことなどはありますか?


かさはら

そうですね。もともと私たちのチームは、「生産性」という観点からも、無駄は徹底的に排除したい!という考えが強く、「無駄な作業」「無駄な会議」「無駄なシステム」「無駄な資料」など、とにかく「余計なことはしたくない!」「作業時間を確保したい!」という考えでやっています。
MotifyHRの導入前から、コミュニケーションという意味では、メール、カレンダー、ポータルサイト、スラックとチャットワーク、LINEなども駆使していたので、それはそれで完全に事足りていました。
なので、最初はMotifyHRを導入する意味はあるのかと、正直な話、少し抵抗はありましたね…。


なみかた

そうですか…。
でも、実際、今は活用されているんですよね?


かさはら

もちろん、活用していますよ。


なみかた

よかった…。ホッとしました。。
ここでインタビュー終了になるかと思いましたよ!


かさはら


なみかた

それでは、MotifyHRをどのように使っているんですか?
MotifyHRの使ってていいなと思うことなどを教えていただけるとうれしいです!


かさはら

よく使っている機能としては、「チェックイン機能」ですね。とにかく簡単で手軽にできるので、入力時間もほとんどかからないのがいいです。
毎日じゃないですが、たまに編集部のみんなが入力してくれた内容をチェックします。


なみかた

どういうときにチェックするようにしているとかってありますか?


かさはら

そうですね。あれ、様子が変だなと思ったときに見ると、理由が分かることが多いです。
編集部では私みたいに、自分のことをよくしゃべる人もいれば、あまり話さない人、自分のことをあまり話さないほうがいいと考える人もいるので。具合が悪くても無理して頑張ってしまう人とか、もっと早く相談してよと思うのですが…。なので、違和感がある時に見て、「なるほどね」と理解することが多く、この使い方はすごく有効的だと思ってます。

あと、私に直接に言いたいけど言いにくいことを書いて教えてくれる人もいます。直接言うストレスを回避しつつ、「間接的に言う(書く)」と「間接的に理解する」が叶えらえるので、無駄なストレス回避しつつも理解してフォローできるのでこれもメリットだと思います。
翌日、「チェックインのコメント見たよごめんね!」と何度言ったことか…。


なみかた

口に出して伝えるより文章化して伝えるのが得意な方もいますからね。
他にはどの機能を活用されてますか?


かさはら

チームトークとニュースフィードは結構活用してますよ。
コロナ過にあるなかで、NewsACCSやGood&Newなどの、知らないところからお互いに知り合っていくという過程は大切だと思うんですよ。でも今の世の中そんな時間はなかなかないし、社員が大人数で会ってのイベントなども開催できない。
そんな状況で、手軽にストレスなく社内のみんなのいろいろなことが知ることができるのがすごくいいと思います。
編集部のメンバーは社内向けお役立ち情報『AccsNews』を発信する情報戦略委員会に参加しているメンバーが多いので、そういう意味でも結構頻繁に発信してます。


なみかた

Slackも活用しているとのことだったと思いますが、Slackとの住み分けはどのようにしていますか?


かさはら

Slackは業務のやり取りがメイン、MotifyHRはコミュニケーションや社内の情報収集発信、といった感じで使い分けています。
Slackが来た場合は「業務のことだな」と思って見ますし、MotifyHRは気分転換にチェックしたりといった感じでしょうか。
あと、例えばFacebookなどのSNSとも少し違うと思うんですよね。
SNSはどちらかと言うと外向きの顔というかオフの場なので、社内の人とそこでつながると、100%楽しめなくなる人もいると思うんです。
だからこそチームトークや二ユースフィードは、社内の顔でいながらにオフの部分を知れるというところがほんとうにストレスがなく、よいことしかないなと思います。


なみかた

確かに、それはありますよね!
他に使っている機能などはありますか?


かさはら

「従業員」機能も良いと思います。
特に新しく人が入社してきたときにお互いにメリットがあると思います。
普通、人と人とが「0」から関係をつくっていくのって、結構時間がかかるじゃないですか?
でも「従業員」機能で事前に趣味や考え方、今までやってきたこと、これからやっていきたいことなどをチェックできるので、感覚知的には、「30%」くらいから関係づくりを始められる気がします。関係性構築までが早いのと、そこに要する時間短縮につながりますよね。それと、誰かの新たな一面を見つけた時、従業員を見ると、「あ~なるほど」と思ったりできるのが楽しいですね。


なみかた

私もフィードや従業員機能でこの人趣味一緒だ!とか、結構楽しいですよね!
最後の質問ですが、上司としてはサーベイの結果も気になるところだと思うのですが、どうですか?


かさはら

そうですね。
会社からヒアリングすることによる、ズレが防止できるかなと思います。直接ヒアリングするとどうしても言いにくいこともあると思うので。
幅広く質問が用意されているので、個人の全体を俯瞰して見ることができるのも良い点ですよね。エンゲージメントが低下していれば理由が明確に分かるし、フォローしたり、話すきっかけをつくってあげられる。
あとは、自分が「こうなりたい、こうなるべき!」と考えている人と、その人の持つ特性のズレがあれば明確に分かるので、それに対して相談相手になるというか、そういうきっかけづくりができると思います。例えば、リーダーになりたい、なるべきだ!と思ってるけど、スペシャリスト向きの人だったりとか、その人の悩みや課題が見えるので、フォローできたり。
チーム内にはエンゲージメントが高いが、会社に対してのエンゲージメントが低い人が分かったり、逆も然りですが。


なみかた

なるほど…。


かさはら

なので、今まで以上に的確なマネージメントやサポートができるようになったと感じています。


なみかた

そう言ってもらえてよかったです!


しょうへい

しょうへい

最初は、あれ?全然使ってない?と焦りましたけど、すごく活用されてますね!


かさはら

そうですね。使ってるほうだと思います。
でも、今の使い方では解決できないというかリアルでのコミュニケーションの方が良い部分もあるんですよ。
例えば、全社的な会社のミッションやビジョンなどの共有や浸透などは、やっぱり会って直接話を聞いた方がすっと入ってくるというか。


なみかた

確かに直接聞いた方がいい部分もありますよね。


かさはら

そうなんです。だからそういった部分をどのようにしてMotifyHRで実現していくのか。
今後の活用の仕方、工夫していって実現出来ればと思ってます。
そういうのが伝わるコンテンツづくりも委員会などを通してやっていきたいですね。


なみかた

そうですよね
ありがとうございます!

インタビューを終えて

しょうへい

しょうへい

いろいろな部署にインタビューしてきたわけだけど、結果として結構使いこなしていることが分かったね。


なみかた

そうですね。安心しました。。
ただ、インタビューしてみて思ったのは、やっぱりどういう投稿をするかだったり、どういうイベントをやるかだったり、みんなでどうやって会社を楽しく働ける場所にしていくかということが重要なんだと。改めて気づかさせられた感じがしました。


しょうへい

しょうへい

どんなに使いやすく優れたシステムでも、結局それで何を行うかが重要なんだよね。


なみかた

そうですね!
人材開発部門や総務部門、いろいろな部門の責任者の人とかが、こういうことやりたい!と思った時に、それをサポートできるソフトとして、MotifyHRが会社作りに貢献できているんだなと実感できました


しょうへい

しょうへい

その通りだね

 

今回のポイント

  • コロナ時のコミュニケーション、体調管理や心理的安全性のためにCheck-inを有効活用!
  • 総務からの情報配信も専用トークルームでスムーズに行える!
  • 従業員一覧で「0」からの関係作りを時短しよう!
  • 会社づくりのためのコンテンツを考えよう!

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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