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上司・部下のベストなコミュニケーションとは。効果から注意点までを解説

公開日:2021.3.12

上司と部下の関係性は、適切なコミュニケーションを取ることで良好な状態になります。場合によっては、モチベーションや生産性の向上につながることもあるでしょう。そのためには、上司は部下に対するべストなコミュニケーションの取り方を把握しておかなければなりません。しかし、「部下への接し方がわからない」という方もいるでしょう。

そこで今回は、上司と部下のコミュニケーション関係を作るために大切な考え方や注意すべき点をみていきましょう。

コミュニケーションを取るメリット

マネジメントを行う場合、業務に本人の気持ちは関係ないと思うこともあるでしょう。実際、プライベートと仕事の話は全く別の話であるため、混同しないのが一般的です。しかし、コミュニケーションを取る目的は会社の業務をスムーズに行うためでもあるといえます。たとえば、上司と部下のコミュニケーションが円滑な場合は以下のようなメリットが生まれます。

  • 離職率の改善が図れる
  • モチベーションや生産性の向上につながる
  • 会社の目標設定がしやすくなる

中でも離職率の改善は、上司と部下でコミュニケーションが取れている場合にもっとも期待できる効果です。理由として、仕事内容だけでなく、離職につながる心理や状況といったプライベートなことをある程度話しやすくなるためです。

上司からコミュニケーションを取ることが大切

会社でコミュニケーションを作るとき、重要なのは上司側から接触することを意識しましょう。というのも、上下関係のあるコミュニケーションは部下から取ることはほぼないためです。

たとえば、部下からのコミュニケーションは必要最低限のものであることが多く、十分だとはいえません。仮にそういった状態が続く場合は、部下のモチベーションの低下を招くこともあるでしょう。

また、「話しやすい」と感じる上司のほとんどは上司側から話しかけているはずです。これは、コミュニケーションの有無ではなく、部下はある程度、立場や年齢の違いによって話かけにくい雰囲気を感じていることを意味します。

加えて、上司からの言葉は部下にとって、比重の大きなものです。かける言葉によっては、部下の今後の人生や未来を大きく左右しかねません。もちろん、今後の関係を築くでも、かける言葉の内容とコミュニケーションのスタイルは重要です。部下とのコミュニケーションには、細心の注意を払わなければならないことを意識しましょう。

上司からコミュニケーションの取る場合のポイント

上司から話しかけるときには、いくつかポイントが存在します。ここでは、3つのポイントを具体的にみていきましょう。1つめのポイントは「話を聞く」ことを意識する点です。コミュニケーションの基礎は双方向の会話をすることにあります。しかし、上司になるとついつい自分のことや仕事のことばかり話しすぎて、一方的な会話になってしまう傾向にあります。

2つめのポイントは、「お互いのことを知り合う」意識を持つ点です。組織の上の立場になれば、上司にとって部下は「たくさんいる部下の内の1人」という意識になりやすいといえるでしょう。

そのため、1人1人の事情や性格を良く把握する必要はないという方も少なくありません。しかし、部下は「自分がないがしろにされている」「自分のことを覚える気がない」という態度を敏感に感じ取ります。
そのため、上司は部下の感情や内情をある程度把握しておく必要があります。

3めのポイントは、ポジティブな態度で接する点ことです。特に「聞き上手」といわれる部下相手では、取引先や上層部への愚痴のはけ口にしてしまう方もいるでしょう。しかし、どんなものであったとしても、ネガティブな話題は決して聞いていて気持ちの良いものではありません。上司に対する不信だけではなく、会社に対する評価もマイナスとなることが想定されます。

ポイントを意識することで、部下とのコミュニケーションの注意点と改善点を把握できます。また、以下ではコミュニケーションを行う際の基礎的な考え方についてみていきましょう。

話を聞くことを意識する

部下に限った話ではないのですが、社内において話を聞く文化や風土があることは、上司と部下コミュニケーションを改善する上で重要です。そのうえで、上司に対する信頼感がない場合はそもそも自分のことを話そうとしないでしょう。そういった場合は話を聞く体制を上司が整える必要があります。

上司はオープンマインドの精神で、ながらではなくしっかりと目を見て部下の話を聞き、相手を受け入れて話を聞いて共感する姿勢が大切です。

信頼関係ができあがるため、良いことはしっかりと褒め、苦労した話には労う承認を行いましょう。上司が部下のことを承認することで、承認を通して相手のことを考えていると伝えることができます。

お互いのことを知る

お互いの認識として、どのような目標を持って、どのような仕事をしているのか、そしてどんな生活を送っているのかなどを把握しておきましょう。デリカシーがなく、プライベートのことを根掘り葉掘り聞く上司は嫌われてしまいます。

相手が話したことを覚えておくことで、相手の承認欲求を満たすことが可能です。つまり、コミュニケーションも承認作業のひとつだといえるでしょう。加えて、適度な距離感を保つために話しすぎない程度に自分のことを話しておくのも大切です。

たとえば、話している部下との共通点は積極的に話題に出すと、部下は親近感を覚えてくれます。共通の話題を意識しながら、適度な距離を保ったコミュニケーションを取ることも、上司に必要なマネジメント能力の内のひとつといえるでしょう。

ポジティブな態度で接する

上司の対応として、ポジティブな態度を貫くことは重要です。部下の言葉がネガティブであっても、その不平・不満に安易に同調せず、それには意味があった」「+の側面もある」と別の視点からの物事の見方を意識しましょう。

たとえば、自分のミスのせいで大いに落ち込んでいる部下に対して、「チャレンジしたことに意味があった」「もっと大きなミスをせずに済んだ」と考えられるようにサポートすることが大切です。前向きな考えができる上司は部下のモチベーションに直結する点も注意が必要です。

上司と部下のコミュニケーションを活発化するために

コミュニケーションは企業の柱となるものです。そして、上司と部下のコミュニケーションが成り立たない場合企業全体で情報の伝達がうまくいかず、チームで動くときもうまくいきません。また、組織全体でのモチベーションが低下してしまいます。

また、組織の自浄作用に任せることはおすすめできません。活発なコミュニケーションが難しいためです。そのため、職場で働いている全員が積極的にコミュニケーションのできる、風通しの良い職場を目指す場合、上司を含めた管理者側の意識改革だけでなく、経営者側がコミュニケーションの場を設ける必要があります。

たとえば、月に1回で面談の場を設けたり、「メンター制度」を設けるなどは効果的でしょう。また、机の位置を工夫するなど、コミュニケーションの取りやすい方法を考えることも大切なポイントです。多様なコミュニケーションの場を考えている場合は、経営者も巻き込んだ話し合いをしましょう。

まとめ

上司と部下のコミュニケーションは組織にとって大切な要素です。スムーズなコミュニケーションによって生産性の向上に期待することもできるでしょう。また、働いている人間のモチベーションが上がり、責任感を持って仕事をする人が増えていきます。上司も含めたマネジメント側は、コミュニケーションのあり方を理解し、実践する必要があります。研修を繰り返しても一朝一夕で変わるものではないありません。しかし、組織としてコミュニケーションの意味や方法を確立することで、上司と部下の関係性が効果的な循環を生み出すといえるでしょう。

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この記事を書いた人

HR BLOG編集部

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