新卒・中途だけじゃない、既存社員にもオンボーディングの効果を2019.11.12

新卒、中途採用者を会社に溶け込ませ、戦力化するために行われるオンボーディングですが、実は受け入れる側の既存社員、特にリーダー層に好影響が及ぶことが知られています。オンボーディングによって既存社員にもたらされる効果について、細かく探っていきましょう。

社内の現状を洗い出し、無理・無駄の解消につなげる

新人の受け入れ体制を整える際、会社側は知識やスキルの指導、人間関係を円滑にするためのツールの準備やイベントの実施、会社に定着するまでの数カ月間のタスク整理や目標の設定などを行うのが通常です。

こうした施策は、昨今「オンボーディング」と呼ばれています。各企業は、新人を戦力化し、離職率を低下させるべく、オンボーディングに積極的に取り組んでいるのです。

主に新人のために行われるオンボーディングですが、その体制を整えるためには、受け入れる側が業務の構造を理解し、系統立てて説明できるようになっていなければなりません。すなわち、受け入れる側の既存社員や、新人の指導を担当するリーダー層にも、仕事の理解、説明力、指導力などが求められるのです。

オンボーディングの仕組みをつくり出すためには、新人に向けて知識や技術をスムーズに伝えられるレベルまで業務を分解し、洗い出しておくことが必要です。その過程で、業務上の無理や無駄が浮き彫りになり、生産性を向上させるヒントが見つかることもあります。

担当者のスキルアップと、業務マッピングによる生産性向上。オンボーディングは「新人のためだけのもの」ではありません。変化をビジネスチャンスに変えることを期待されるチェンジリーダー層への影響も小さくないでしょう。「既存社員にどう役立つか」は、オンボーディングの裏テーマだと言えます。

社員が成長すると同時に、暗黙の了解が消える

新人を対象にしたオンボーディングを行なっていくうえで、既存社員には、業務プロセスの分析、指導するべき知識や技術の洗い出しと教材の準備、教育方法の整理、社内システムの整備、目指すべきアウトプットの明確化、懇親会や歓迎会などのイベント運営などが求められます。こうしたタスクに取り組むことが、純粋に既存社員のスキルアップにつながることは言うまでもないでしょう。

業務を洗い出した結果、待遇、評価制度、福利厚生などの問題が発覚する場合もあるでしょう。そうした体制の見直しも、既存社員に影響が及ぶポイントになっていきます。

オンボーディングによって、社内のさまざまな事象がクリアになると、あらゆる行動の原則がハッキリしていきます。曖昧なお約束や「暗黙の了解」もなくなり、迷いなく仕事に取り組めるようになるでしょう。

企業理念、社内の独自ルール、社風などを明確にしていければ、ぼんやりと感じるだけだった企業カルチャーの実像が見えてきます。同時に会社が求める人物像をはっきりさせることにもつながり、伸び悩んでいた既存社員の成長を促す効果も期待できます。

オンボーディングのターゲットとなる新人の上長となる社員には、面談、フィードバック、コーチングなどのスキルも求められます。誤った方法で新人をミスリードすることがあってはいけませんので、スキル習得のために外部研修の活用も検討してみてください。近頃はOJT担当者向けのスキル研修なども行われています。

新人がミスしたときの体制づくりも、会社側、既存社員の役目です。新人のミスを許容するムードは社内の一体感につながり、タイムリーに次の成功へと転じさせるための指導法は、既存社員の仕事がうまくいかなかったときにも応用できるでしょう。

問題解消を狙った業務改革は伝え方を工夫しながら

オンボーディングは、人事部のみならず、新人を受け入れる部署、新人と直に接する担当者が力を合わせるのが基本です。会社の実態に合ったオンボーディングマニュアルをつくり、誰がいつ運用しても大丈夫な状況にしておくことが大切です。

オンボーディングを進めるなかで、従来の業務に問題点が見つかれば、既存社員は「今までと違うやり方」を求められることになります。しかしながら、新しいやり方を根付かせるにはコツが必要です。

オンボーディングによって導き出された方向性が輝かしいものであっても、時間をかけて慣れてきたやり方を変えるのは簡単ではありません。オンボーディングによるメリットを既存社員に望む際は、変化を期待するのではなく、新たな技術や価値観を「今までの自分に追加する」イメージで取り組んでもらうのがいいでしょう。

また、やり方を変えることで「生産性が上がり、仕事がしやすくなる」と伝えることが大事です。頭ごなしに「今までのやり方は間違っていた」「こっちのやり方が正しい」と改革を押し付けると抵抗感が生じやすく、反発を食らう可能性があります。

中途採用者の先導で、他社の事例を参考にした改革を行う際も注意が必要です。「◯◯社ではこうしていました」という発言は反感につながりやすいので、あくまでもオリジナルの提案として「こうすれば生産性が上がります」という伝え方に終始するべきです。

上記のようなポイントに注意しながら、既存社員の成長に役立てる方法を模索し、ぜひオンボーディングをフル活用していってください。