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オンボーディングが上手くいかないときは、社内コミュニケーションを見直そう

社員が退社する理由のランキング第1位は「社内の人間関係」だということをご存知でしょうか。入社した社員が数年で辞めてしまう、オンボーディングが上手くいかない、そんな悩みを抱えている企業は、社内コミュニケーションに問題があるのかもしれません。

実情を知れば、コミュニケーション不足による損失に気付く

HR総研が行ったアンケートで、「社内のコミュニケーション不足は業務の障害となるか」という質問に対して、回答したほぼ全員が「そう思う」と答えました。

その一方、別のリサーチで「社内で情報共有はできているか」という質問には、「十分できている」と「ある程度できている」が60%以上を占めていました。つまり、『情報共有はできているが、コミュニケーションが不足しているため仕事に支障が出ている』というのが多くの企業の現状だと言えそうです。

コミュニケーションが不足していると、オンボーディング期間中の社員は、仕事上の悩みを周囲に相談できず、誰に助けを求めていいのか分かりません。職場になじめず、やりがいを見つけられぬまま退社という選択にいたっても不思議ではないでしょう。

社内コミュニケーションに難がある会社では、顧客からの要望に迅速に応えることができません。その結果、製品やサービスの評判やブランドイメージが低下し、業績が悪化する心配も出てきます。

SMB Communication社は、コミュニケーション不足によって生じる企業の年間損失額が、従業員一人当たり平均2万6000ドル(約280万円)に達するという結果を発表しました。言い換えると、社内コミュニケーションを活性化させれば、それだけで業績がアップすると言えます。それを証明するように、McKinsey & Company社は、従業員同士が連携すると生産性は20~25%上昇するという調査結果を発表しています。

思わずゾッとする、コミュニケーション不足によるデメリット

社内のコミュニケーションが悪化すると、実際にどのような事態に陥るのでしょうか。コミュニケーションが不足している会社には、次のような共通点があります。

  • オンボーディングが停滞している
  • 新入社員の離職率が高い
  • 「伝えた」「聞いてない」の言い争いが多い
  • 自分の仕事、目の前の仕事しか見えていない社員ばかり
  • トラブルや顧客からの要望にタイムリーに応えられない
  • イノベーションが起こらない
  • 社内ルールやコンプライアンスを無視する社員が多い

上司やと部下のコミュニケーションが滞ると、スキルや知識の伝達が疎かになり、オンボーディングが思うように進まなくなります。日頃からコミュニケーションのハードルを下げ、社員同士が会話しやすい雰囲気を維持しておきましょう。社員同士の交流のなかで、どうすれば会社に貢献できるかが浸透すれば、やりがいを見出せる社員が増え、自然と離職率は下がるはずです。

大きなトラブルの裏では、「指示が曖昧だった」「分からない箇所があったが進めてしまった」といったすれ違いや、「こう伝えたはずなのに」「そんな風に聞いていない」といった言い争いが起こりがちです。問題が発生してからでは手遅れですし、結論のでない論争は後味が悪いうえ、に時間も無駄になります。最初からコミュニケーションが明確なら、こうした無駄を抑えられます。

ゴタゴタに巻き込まれたくないとの理由でコミュニケーションを避けていると、目先の仕事しか見えなくなっていきます。成果主義に固執し、与えられた仕事だけをこなしていると、社内の誰が何をしているのか分からなくなり、困ったときに相談する相手が見つからなくなるでしょう。

自分だけで解決できない問題を一人で抱え込み、会社の業績に悪影響が及ぶ可能性もあります。また、異なる知見を持つ社員同士が刺激しあって新事業を生み出す、協力し合って生産性アップに貢献するといった働き方もできなくなります。

社員同士のつながりが薄れ「誰も自分なんか見ていない」と感じるようになると、周囲の目が気にならなくなって、ルール違反を犯す社員も出てくるようになります。コミュニケーションが取れていない会社では、組織の健全性も害されていくのです。

経営陣、リーダーの日頃の姿勢がオンボーディングを円滑にする

誰しもが気持ち良く仕事したいと思っているはずです。それなのに、コミュニケーションが悪化してしまうのはなぜなのでしょうか。

根本的な原因は、社員が同じ方向を向けていないために、会社に貢献するような働き方ができていないからだと言えるでしょう。経営陣が発信するビジョンやミッションが社内に浸透していれば、既存社員は積極的に新入社員にスキルを伝え、会社の利益が増大さしょうとするはずです。オンボーディングが滞ることもなくなるでしょう。

ビジョンやミッションが社内に浸透させるためには、企業文化や社風をどう醸成させていくかが重要です。意見を言いやすい雰囲気や、個人を尊重するムードが会社に根付いていれば、自然とコミュニケーションのハードルは下がります。コミュニケーションに課題があると感じてる経営陣、リーダーは、率先して手本を示して社員をリードしていくべきです。

ITツールの普及も、思わぬデメリットを生んでいます。メールや社内SNSによって、仕事に必要な情報は行き渡るようになったものの、対面コミュニケーションは確実に減っています。メールでの簡素なやり取りや、文章表現や読解のミスなどが原因で、トラブルが生じることもあるでしょう。デジタルネイティブな世代と、ITツールに苦手意識がある層のギャップも、逃れられない課題だと言えます。

オフィスの構造やレイアウトの都合で、社員同士が顔を合わせにくいケースや、営業拠点や生産拠点が各地に点在しているため全社的なコミュニケーションを取るのが難しい企業もあるでしょう。

まとめ

コミュニケーションを阻害する要素は、思わぬところに潜んでいます。しかしながら、デメリットの原因を見抜いたあとは、対策を講じ、手間暇がかかりそうでも地道に実行していくしかありません。

トップやリーダーが社員に話しかける、社員同士のあいさつを徹底させる、ランチに誘うといった簡単なことから始めてみるのも一手です。「気にかけてもらえている」という感覚が信頼関係につながっていくので、オンボーディングにも効果大です。

社内報での情報発信や、部下への報告メールを送るのもおすすめです。最初は一方通行でも、わざわざ書いて報告してくれたという事実が積み重なると、コミュニケーションのハードルが下がり、部下からの報・連・相も増えていくでしょう。

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