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オンボーディング

「入社前」と「入社後」、オンボーディングは2つのタイミングが大事!

優秀な人材を採用したはずが、戦力化が思うように進まず、いつの間にか離職……。そんな事態を避けるために、企業は積極的にオンボーディングに取り組むべきです。人材の早期戦力化を図るオンボーディングを成功させる方法を、2つのタイミング別に整理していきます。

オンボーディングを見据えるなら、採用決定はゴールではない

本来オンボーディング(On-Boarding)とは、「船や飛行機に乗っている状態」を指す言葉です。乗り込んできた乗客やクルーに必要なサポートを行う様子から転じて、いち早く会社の一員になってもらうためのプログラム全般を指す用語として、ビジネスシーンで使われるようになりました。

その守備範囲は広く、業務に必要な知識や社内ルールの伝達、スキルのトレーニング、受け入れ態勢の整備、精神面のサポートなどが含まれます。計画立案から実行まで、人事担当部門だけでこなすのは困難ですので、「採用すればゴールではない」と考えて、経営陣によるリードの元で全社一丸となって取り組む必要があるでしょう。

オンボーディングにおいては、(1)入社前、(2)入社直後の2つのタイミングが重要です。入社直後のオンボーディング施策として、オリエンテーション、研修、OJTなどを行っている企業は多いのではないでしょうか。しかしながら、入社前の新入社員に対する、オンボーディング施策は手薄になりがちです。

「入社前からサポートするなんて大げさなのでは?」というのは会社側の理論です。新卒であれば、初めて社会に出る不安があるでしょう。社会経験豊富な中途採用者の場合でも、前の職場とは違う企業文化に馴染めず早期離職となる場合もあるため、入社前からサポートするに越したことはありません。

不安に寄り添う施策が入社を控える新入社員の心に響く

入社前の新入社員に対しては、とにかく“不安に寄り添うスタンス”が重要になります。新入社員が感じる不安は、大きく下記の3タイプに分類できます。

  • 人間関係への不安……「上司や同僚はどんな人?」「信頼関係を築ける?」
  • 業務内容への不安……「自分の配属先は?」「自分の能力は通用する?」
  • 職場環境への不安……「思うような働き方はできる?」「使っているツールは?」

<人間関係の不安>を解消する具体策としては、定期的な会食やランチでの顔合わせが有効です。初回は、<新入社員・採用担当者・会社の代表>という顔ぶれで、2度目は<新入社員・採用担当者・配属先のマネジャー>、3度目は<新入社員・配属先のマネジャー・配属先のメンバー>と、段階的に現場レベルの人間関係に落とし込んでいくと、新入社員が入社後の自分の姿をイメージしやすくなります。

社内イベントを開催し、参加を促すのも有効です。レクリエーション企画や、社員が全員参加するようなセレモニーなどを通じて、既存社員たちの雰囲気や企業文化に触れてもらいます。会食やイベントを通じて知り合った先輩社員と、新入社員が連絡を取り合えるような状況を作るのも効果的です。

<業務内容の不安>を解消するには、1日入社体験が有効です。選考段階で行っている会社も多い施策ですが、採用決定後に配属の可能性がある部署で行うと、入社後の働き方へのリアリティが深まります。

オンボーディングを意識した1日入社体験においては、①会社の雰囲気をつかむ、②成功体験を積む、③課題や伸びしろと向き合う、――という段階を踏める内容を用意するのが効果的です。体験内容と実際の業務にギャップが生じないように気を配りながら、入社前の新入社員がどんな準備をすればいいのかを感じられるようにします。

また、入社後1週間分のスケジュールや時間割を事前に送付しておくのも大切です。入社手続き、オリエンテーション、ランチミーティング、歓迎会など、会社に慣れるまでに、どんな過ごし方をするのかを明確にしておくだけで不安解消に役立ちます。

<職場環境の不安>を解消するには、就業ルールの通達や、自社が使っている機材や施設の使い方の解説に加えて、コミュニケーションツールについても紹介しておくといいでしょう。

社内SNSなどがある場合は、入社前の新入社員をメンバー登録し、使い方や雰囲気に慣れてもらいます。採用部門と新入社員の専用チャンネル、配属予定先のメンバーと新入社員の専用チャンネル、新入社員と社員全員が参加する「ウェルカムチャンネル」などを設けて、入社前からコミュニケーションを図っておくと、スピーディーに職場に馴染んでもらえるでしょう。

オンボーディングの観点から入社直後のプログラムを見直す

入社直後のオンボーディング施策は、単なる情報伝達やスキルトレーニングにとどめるのではなく、企業側が求める目標や課題に対する意識づけの時間としても活用可能です。会社が求めるビジョンや、理想の社員像が伝わるような研修メニューを用意しましょう。

仲間意識や帰属意識を早期に醸成するには、新入社員を孤立させないことが大切です。新入社員が「いま何をすればいいのか分からない」と感じる瞬間がないように気を配りましょう。「あなたは会社から必要とされている」というメッセージ性がある課題を用意できれば理想的です。

戦力化をあせるあまり、新入社員の負担となるようなスケジュールの詰め込みは厳禁です。社員側の能力や性格に合わせて、進め方をコントロールしていく必要もあるでしょう。上司やメンターとの対話で、新入社員の心理状態を把握しながら、オンボーディングを進めていきます。

上記のようなポイントに配慮して、自社で行ってきた新人研修、オリエンテーション、OJT、メンター制度のあり方などが、これまで通りでいいのかを見直していけば、オンボーディングの質は格段に高まります。

毛色の違った話になりますが、入社初日に社員証、名刺、メールアドレス、各種アカウントなどが用意されているだけでも、「会社の一員になれた」という実感によってオンボーディングが進みます。入社初日に、所属部署のメンバーとランチに行くのも有効です。新入社員を受け入れる側が、いかに“歓迎ムード”を作るかが重要だといえるでしょう。

オンボーディングがうまくいくようになると、入社したけどすぐ辞めてしまう社員が減り、結果的に採用コストや人材育成コストを抑えられます。また、一連の施策に全社で取り組むことで、社内の一体感が高まる効果にもつながります。さらに、オンボーディングを通じて多くの先輩社員と接した新入社員が、将来的に部署と部署をつないで新しいプロジェクトが生まれるような展開も期待できるでしょう。このような副次的な効果を期待できるのもオンボーディングの特徴です。

入社前、入社直後の2つのタイミングを逃さず、全社一丸となって取り組んで、オンボーディングを成功させましょう。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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