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導入する会社が増加中「1on1ミーティング」とは?目的や失敗例まで徹底解説

1on1ミーティングを導入する会社が増え、興味をいだいている人も多いのではないでしょうか。そこで、1on1ミーティングの目的から失敗例まで徹底解説します。

最近よく聞く「1on1」とは

「1on1」とは、1on1ミーティングのことです。上司と部下が一対一で定期的に行う面談方法で、従来の個人面談に加えて通常業務の課題やワークライフバランス、部下のメンタルや体調などより多岐にわたるテーマで話し合いが行われるのが特徴です。

また、これまでの個人面談のように上司から部下へと一方的に情報を伝えるのではなく、上司と部下が業務状況を共有し、部下の育成にも役立てていくという役割があります。仕事で何か困っていることや悩みがあれば、それを解決するために上司がサポート。その手助けによって、部下は納得できる目標設定ができるようになったり、問題解決のための行動を取れるようになったりします。

1on1ミーティングの頻度はそれぞれの会社によって異なります。月に1回行われる場合もあれば、週に1回実施するというケースもありますが、基本的には短いサイクルで行った方がよ良いとされています。

1on1ミーティングが最近注目されている背景をチェック

現代社会はさまざまな点で混沌としています。未来を予測することが困難になり、不安定な状況に追い込まれている人がたくさんいます。上司が部下に対して正解をしっかりと提示できる時代ではなくなったのです。そのため、これまでのように上司から部下へ一方的に指示するだけでは問題を解決できなくなりました。むしろ、上司と部下がしっかりと対話し、信頼関係を築くことの重要性が認識されたのです。このような背景から1on1ミーティングが注目されるようになりました。

また、最近は若手社員がすぐに会社を辞めるケースが増えています。少子高齢化で労働力が不足するなか、若い人材はとても貴重。若手社員にすぐに辞められてしまうのは会社にとって大きな損害となります。そこで、会社に長く定着してもらうために、より密なコミュニケーションが必要という流れからも1on1ミーティングが関心を集めているのです。

1on1ミーティングを行うメリットとデメリット

実際に1on1ミーティングを行う際のメリットとデメリットについて紹介します。

信頼関係の構築

定期的に1on1ミーティングを行うことによって、上司と部下はコミュニケーションを取る機会を増やすことができます。そうすれば、お互いをより理解できるようになり、親密さも増していくでしょう。そうなれば、良好な信頼関係を築きやすくなります。職場だけの関係では上司と部下の距離はなかなか縮まりません。1on1ミーティングのように1対1で向かい合って話し合う機会があると、部下は上司を恐れないようになり、上司も部下のことを理解できて接しやすくなるのがメリットです。

部下を成長させられる

1on1ミーティングでは定期的なフィードバックの機会が生じるため、上司は部下をさらに成長させることができます。1on1ミーティングのときに部下に対して成功したことは褒めて、失敗したことは問題点や改善点に気づけるよう導くのです。また、仕事をするうえでのアドバイスや忠告をするのもよいでしょう。もちろん、部下を励ましたり、慰めたりするのも大切です。このような機会を通して部下は成長していきます。

逆効果になることがある

闇雲に上司と部下の組み合わせを決めるのは避けましょう。上司と部下の相性が悪かったり、上司や部下が1on1ミーティングの意義や目的を正確に理解していなかったりすると、せっかくの施策も逆効果になることがあります。1on1ミーティングにはお互いの信頼関係が大切だからです。単に雑談をしただけで終わってしまい制度が形骸化してしまうというのも、よくある失敗例です。

効果がわかりにくい

実際に企業が1on1ミーティングを導入したとしても、その効果はすぐに目に見えて出てくるというわけではありません。さらに数値で把握しやすいものではないため、客観的な評価がしづらい面もあります。明確な効果が出てこないと社員のモチベーションを低下させる恐れがあるため注意しましょう。

導入するなら知っておきたい!1on1ミーティングを行う方法

実際に1on1ミーティングを行うための方法について説明します。

組み合わせを決める

どの上司と部下の組み合わせで1on1ミーティングを実施するか、あらかじめ決めておく必要があります。一般的な方法は直属の上司と部下のペアで行わせるケースです。この場合は、二人きりで話し合いをする機会が増えることによって、信頼関係が生まれて、職場にプラスの効果をもたらす可能性があります。しかし、直属の上司と部下の関係だと、1on1ミーティングが失敗したときの影響が大きいというデメリットもあります。

1on1ミーティングは必ずしも直属の上司と部下で行わなければならないわけではありません。直属の上司だと問題がありそうな場合には組み合わせを工夫しましょう。

テーマを設定する

1on1ミーティングは雑談をする時間ではないため、あらかじめテーマを決めておく必要があります。テーマ設定については上司が決定することもあれば、部下に任せるというケースもあります。部下にテーマ設定を委ねることで主導権を与え、責任感や自信を持たせることができます。自主性を育むのにも良い効果を期待できるでしょう。

1on1ミーティングのテーマとしては、現在のプロジェクトの進め方や個別業務に関する課題、あるいはワークライフバランスのことなど、さまざまなものが考えられます。もちろん、キャリアアップやキャリアデザインに関するテーマでも構いません。できるだけ部下からいろいろな話を引き出し、なおかつ上司のほうからもさまざまな話を部下に聞かせることが大切です。

記録を残す

1on1ミーティングを実施するときには部下に記録を残させておくとよいでしょう。どういった話し合いをしたのか、そこから何を得られたのか、何を考えたのかといったことを記録させるのです。その記録は上司と共有できるようにして、部下の記録に対して上司がコメントやアドバイスをできるようにするとフィードバックができるため、より高い効果を期待できます。

意外と失敗が多い!注意点をチェック

実際に1on1ミーティングを導入して失敗したというケースは少なくありません。そこで1on1ミーティングを行うときの注意点を説明します。

1on1ミーティングの目的や意味を周知させる

会社側が1on1ミーティングの制度を導入しても、単に社員に丸投げしたのでは意味がありません。それでは、ムダな雑談だけをして終わってしまうことになります。そのため、事前に1on1ミーティングに関する研修をしたりして、目的や意味、進め方などを周知させておきましょう。特に上司側に対して1on1ミーティングのポイントを理解させておくことが大切です。

ツールを活用する

1on1ミーティングを実施するためのツールはたくさん出ています。ツールを利用することで実施状況をデータで可視化することができます。ツールによって実施の報告やアンケートなどをすることもでき、より効率的に1on1ミーティングを運用できるようになるでしょう。ツールによって過去の面談の記録をすべて残すことができ、仮に上司や部下が異動になってペアが変わったとしてもスムーズに引き継ぎをすることができます。

事前の準備をしっかりとさせる

1on1ミーティングはただの話し合いだと考えて事前準備もせずに行うケースがあります。それでは何を話せばいいのかわからなくなり、その場でテーマを考え出すようなケースが増えて、ムダな時間が発生してしまいます。そこで、上司と部下の両方がにしっかりと準備をしてから1on1ミーティングを実施よう、徹底することが大切です。どんなテーマで話し合いをするのか、前回の話し合いの反省も踏まえたうえでどのように話を進めればいいのかなどさまざまなことを考えておきます。そうすれば、1on1ミーティングの時間はとても有意義なものとなるでしょう。

1on1ミーティングと人事面談の違いは?

1on1ミーティングと人事面談にはいくつか違いがあります。どういった違いがあるのか解説します。

人事評価に直接影響しない

人事面談の目的は人事評価へフィードバックするためです。社員が人事評価に納得できるように話し合いを進めていきます。そのため、人事面談の結果が人事評価に影響することは少なくありません。一方、1on1ミーティングはその内容が人事評価に直接影響することは基本的にありません。それは人事評価のための面談ではないからです。人事面談と1on1ミーティングは目的が異なっている点が大きな違いです。

部下を成長させることが目的

1on1ミーティングの直接の目的は、部下を成長させることです。1on1ミーティングを通して部下に自分を見つめ直してもらい、自分の改善点や成長の可能性に気づいてもらうなどして成長を促していきます。1on1ミーティングによって、部下が自分の中に新しい才能を見いだせるかもしれません。自分で考える力を身につけられるようになることもあります。

上司のスキルに依存する

人事面談で質問する内容は決まりきったものが多くなりがちです。そのため、それほど面談をする人のスキルに影響されません。一方、1on1ミーティングは上司のスキルに左右されるのが特徴。上司がきちんと部下から話を引き出したり、部下の話に答えたりすることができないと成功しません。そのため、事前に1on1ミーティングをする上司に対して教育することが大切でしょう。

まとめ

1on1ミーティングとは何なのか基本的な点をまとめました。1on1ミーティングが上手くいけば、部下が成長して、会社に定着するようになり、仕事で大きな成果を残してくれる可能性が高まります。メリットが多い一方で、デメリットもあるため、事前にしっかりと準備を整えて導入するとよいでしょう。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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