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部下の成長・モチベーション向上に!1on1ミーティングの進め方

上司と部下とのコミュニケーションは、気づけば上司からの一方通行になってしまいがち。個人面談の場を設けている会社は多いものですが、業績について話す場になってしまうことが多く、それだけでは部下の思いを汲み取ることは難しいものです。
部下のモチベーションを高めるためにも、コミュニケ―ションを適切に取ることが重要。そこで注目を浴びているのが、「1on1ミーティング」です。

前回の記事では、1on1ミーティングで話すべき7つの項目についてご紹介しました。この記事では、その7つの項目を含めた話を、1on1ミーティングでどのように進めていけばいいのかについて、ご紹介していきます。

1on1ミーティングで話す7つの項目とは

まずは、1on1ミーティングで話すべき7つの項目について、改めておさらいしておきましょう。7つの項目は以下のとおりです。

<毎回の話題>
1.プライベートの相互理解
2.心身の健康チェック
3.モチベーションアップ <成長を支援する(状況によりどちらかを選択)>
4.業務・組織課題の改善
5.目標設定/評価
6.能力開発/キャリア支援
7.戦略・方針の伝達

押さえておきたいのは、話し手としての主導権を部下に持たせること。なかには上司の話を聴くことに長けていて、自分から話すことに苦手意識を抱えている部下もいるかもしれません。
しかし、1on1ミーティングの目的は、部下自身が「何を改善すればより良くなっていけるのか」に気づき理解することです。そのためには、1on1ミーティングの場でも自分の頭で考えながら言葉を発する必要があるといえるでしょう。

1on1ミーティングの進め方

それでは、具体的に1on1ミーティングの進め方についてご紹介します。

内容の組み立て

1on1ミーティングの流れは「オープニング(トピックの確認)」「本題・サポートの確認」「クロージング」です。当日を迎える前に、各プロセスで何が必要なのかを考えておきましょう。部下に投げかけたい質問は事前に想定しておきたいところです。

オープニング(トピックの確認)

オープニングでは、今日話したいことを部下に改めて投げかけるところから始めます。まずは公私を問わず「最近気になっていることは?」など、雑談じみた話から入るのも効果的です。
特に、二人の間に信頼関係が十分に構築されていない間は、このステップが大いに大切です。部下が遠慮して話し始めない間は上司が自分の話をすることから始めてもOK。ただし、上司が1on1ミーティングの話し手になってしまわないよう、上司が話す時間は5分程度とコンパクトにまとめるのがポイントです。
また、部下に話してもらおうと思うがあまり、プライベートを根掘り葉掘り聞きだそうとするのもNG。適切な距離感を保ちましょう。

本題・サポートの確認

部下にトピックを出してもらったところで、本題に入ります。トピックに選ばれるのは、最近仕事上で起きたトラブルやミスなど、部下が抱えている問題や課題が大半でしょう。
流れとしては、「部下の経験の共有」「部下自身の考察」「経験の振り返り」「今後成長するために気をつけるべきこと」が大枠となります。
聞き手である上司は、あくまでも部下が自身で気づくためのサポート役を担います。部下の考察に対して上司はフィードバックをしますが、部下を抑えつけるような言葉にならないように注意しましょう。1on1ミーティングが仕事の進捗確認の場にならないような注意も必要です。

また、プライベートでの出来事が仕事面に影響を及ぼしている場合もあります。オープニング時に最近の状況について話をしていない場合は、本題の段階で「最近、仕事以外で変わったことや気になることはありますか?」と投げかけてみてもよいでしょう。
部下が上司にプライベートの相談をしなければならないわけではありませんが、いざというときに相談できる関係性を作ることは、働くうえで大切です。
部下自身の行動の変化に加え、部署・上司にできるサポートの有無についても話しておきましょう。

クロージング

最後に1on1ミーティング自体の振り返りを行います。部下にとって話しやすい場であったかどうかなどを振り返っておくことで、次回の1on1ミーティングの質を向上させることができるでしょう。
また、本題で話した今後の行動についても最後に改めて言葉にしておきます。最後にまとめとして確認することで、部下が「今日からここを改善するぞ」と思える状態を目指せるでしょう。

1on1ミーティングは部下のペースで

1on1ミーティングは、あくまでも部下のための時間です。そのため、全体時間の7~8割を部下が話している状態が理想。上司が意見を述べる際も、部下の確認を取ってから行い、その意見を採用するかどうかも部下の判断にゆだねます。
部下の話を遮ったり、早合点して上司の考える結論にまとめてしまわないよう、部下のペースで話を進めてもらうように意識しましょう。

まとめ

1on1ミーティングは人材育成にもつながる大切な場です。自ら目標立てて動ける部下に育てば、業務にも大きく貢献してくれるようになり、おのずと本人もキャリアアップしていくことでしょう。1on1ミーティングは上司と部下との関係を築くためにも有効な手段です。業務が忙しいときほど互いの信頼関係を深めるチャンス。「部下のための場」を意識して、実施・継続していきましょう。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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