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残業を減らす方法を知りたい管理職・人事関係者へ!具体的なポイントを紹介!

公開日:2021.5.18

従業員の残業を減らすことは、離職率を下げる効果があり、会社の業績を高めるためにも重要です。しかし、実際に定時で仕事を切り上げる状況をつくるためには、さまざまな対策が必要。そこで今回は、具体的な方法やポイントをご紹介していきます。

残業を減らすメリット

残業が減ると、企業にどんな利益が生じるのか、メリットについて考えてみましょう。

人件費の削減

契約で決められた勤務時間を超えると、基本的に残業代が生じます。多くの従業員の超過勤務が常態化すると、余分に給料を支給することになるのです。そうなると人件費は高くなり、企業経営を圧迫することになりかねません。勤務時間内で業務をこなせるような仕組みをつくり、毎月の超過勤務を減らせば、それまでよりも人件費を削減できるようになります。

離職率の削減

従業員が辞めてしまう大きな原因の一つとして、長時間労働があります。特に月の残業時間が50時間を超えるような状況が続くと、心身に大きなストレスが溜まってしまい、さまざまな問題が生じるのです。そのような環境では、従業員が離職してしまうのも当たり前でしょう。時間外労働を減らして定時に仕事を終えられるようになれば、負担は軽減し、離職者も減らせるのです。

やる気の向上

本来の勤務時間以上に働き続けると、心身に負担がかかってしまい、仕事に対するやる気が失われていきます。もちろん仕事のパフォーマンスも低下するでしょう。従業員のやる気の低下は、企業に大きな影響を与えるのです。残業時間を減らすことができれば、従業員はその分プライベートな時間も充実させることができます。心と身体のバランスが整うようになり、やる気も出るようになるでしょう。

生産性の向上

残業時間を減らすと、従業員は毎日早い時間帯に帰れるようになります。きちんと睡眠を取れるようになり、心身の疲れをしっかりと取り除けるのです。疲れを溜めこまずに心身が充実した状態で仕事に取り組めるようになるため、自然とパフォーマンスも上がります。

残業を減らすために知っておくべき原因

残業時間を減らすためには、現状に至った原因から知ることが大切です。そこで、残業時間を増やす原因について説明しましょう。

人手不足

離職率が高い職場では、従業員がどんどん辞めてしまい、欠員の補充が追いつかないケースがあります。そうなると、職場は慢性的に人手不足の状態に。必要な人員が不足している状態では、一人当たりに割り当てられる仕事の量が増え、残業をせざるをえない状況に陥ります。企業としては、人件費を考えて新たな採用を躊躇し、既存社員に残業を強いて仕事をさせるというケースは多いようですが、これでは将来的に組織に大きなダメージを与えるでしょう。

業務の効率が悪い

人手が十分足りていたとしても仕事のやり方に問題があると残業が増えます。特に業務の効率性は重要で、そこに問題があると業務がスムーズに進まなくなり、残業することになってしまうのです。さらにPCなどの機器も同様で、職場にある機械が古くて頻繁にフリーズしたり、動作が遅かったりすれば、業務の効率は悪くなってしまうでしょう。

業務量が多い

業務量が多い状態で人が足りなければ、残業をすることになります。たとえば、事業展開として新しい分野の仕事に着手するときなどは、どんどん新しい仕事が増えてしまい、残業になるのはよくあることです。従業員に大きな負担がかかっていることに経営者が気付かないこともよくあります。極端に業務量が多いと、増員や業務の効率化を図ったとしても限界があります。

パフォーマンスの低下

さまざまな原因から社員のパフォーマンスが低下していると、なかなか仕事が進まなくなり残業が増えます。たとえば、管理職がパワハラやセクハラをして部下のモチベーションを下げているケースがあります。上司が部下に適切な指導をしておらず、効率的な業務の遂行方法を知らない状態では、パフォーマンスの低下を招くというケースもあるでしょう。社員のパフォーマンスを向上させる工夫をしなければ、仕事の能率が悪くなってしまい、残業が増えるのです。

残業を減らす実践的な方法

企業が取り組むべき、残業時間を減らす方法について説明しましょう。

残業規制を行う

残業規制は残業時間の上限を設けることです。規定以上の労働を禁止し、企業によっては時間外勤務申請書の提出と承認を求めるなど、ルールが設けられることもあります。

ただし、自宅に資料などを持ち帰って業務をこなすなどのケースは規制が難しいため、あらゆる事態を想定した制度設計が要求されます。

無駄な業務を減らす

まず最初にすべての業務をチェックして、省くことができる業務がないのか調べてみることが基本です。無駄な業務を排除できれば、仕事量を減らすことができます。必要のない会議が行われていないか、書類作成はすべて必要か、フォーマット化できないか、などを検討します。余計な業務を減らし、その時間を別の業務に使えるようにしていきます。

業務の効率化を図る

業務の効率化を図りスムーズに仕事が進むようにすれば、自ずと残業は減ります。たとえば、ツールやシステムを導入によって自動化することで、工数を省くことが可能になり、同時に人の手によるケアレスミスを減らせるというメリットもあります。現代ではさまざまな業務に合わせたツールやシステムが登場しています。また、現場に合わせた独自のツールやシステムをつくってもらうことも可能です。

また、すべての業務を社内で取り組む必要はなく、アウトソーシングをして業務量を減らすという方法もあります。もちろん、外注には費用がかかるのですが、残業代よりも費用の節約につながるケースもあります。

勤怠管理を徹底する

従業員の残業時間の管理は勤怠管理システムを整えて、正確な勤務状況を把握しましょう。そして特定の部署や従業員に残業が集中している場合は、調査をして原因を特定します。必要があれば、管理者や本人と直接面談をして残業時間を減らすように指導するとよいです。

残業管理を効率よく進めるためには、勤怠管理ツールやシステムの利用がおすすめです。一定以上の残業時間の従業員だけを抽出するといったことも可能になります。

残業を減らすためのポイント

会社が残業を減らすために知っておきたいポイントをまとめました。

ノー残業デーを設ける

一切の残業を認めず、定時にすべての従業員が帰宅する日「ノー残業デー」を設けます。定時になると強制的に照明を落とすなどして、従業員がオフィスに留まらないようにするのです。

ノー残業デーのメリットは、従業員の意識改革を促せることです。残業が当たり前になっている状態で定時に帰宅すると、そのよさを再認識し、以前の働き方を反省できるようになります。時間外労働が癖になってしまっていたことや問題点に気がつくきっかけとなるのです。その結果、ノー残業デー以外の日も定時に帰る従業員が増えるという効果が期待できます。

人事評価制度を見直す

長時間仕事に取り組む人のほうが、頑張って仕事を終らせて定時に帰る人よりも評価される会社では、多くの人が残業してしまいます。これでは残業時間が減ることはないでしょう。

そこで、人事評価制度を見直して、単に残業するだけでは評価されない仕組みを整えることが大切です。効率よく仕事を進めて毎日定時に帰る従業員がきちんと評価されるようにすれば、残業は自然と減っていきます。時間外労働する従業員の評価をむしろ下げるのも一手です。

労働時間制度を見直す

労働時間制度の見直しに取り組む企業もあります。変形労働時間制やフレックスタイム制を取り入れることで、柔軟な働き方を認めて、超過勤務を削減します。

例として、閑散期と繁忙期のある会社の場合は、変形労働時間制を取り入れて、労働時間を年単位や月単位で柔軟に決める制度にします。すると、業務量が多い時期にたくさん働いて、業務量の少ない時期の労働時間を減らすことができます。

研修を実施する

残業時間を削減するために、研修を活用する方法があります。管理者や経営層向けの研修では、残業時間を減らすためのポイントを学ぶことができるのです。また、管理層に研修を受けさせて、部下の残業時間を減らすためのマネジメントのコツを学ばせることもできます。

テレワークを活用する

テレワークの導入が労働時間の短縮につながることがあります。テレワークは通勤時間を0にでき、多くの時間を仕事に割けます。通勤による体力・気力の消費がなくなれば、その分精力的に仕事に取り組めるでしょう。一人の環境で邪魔されることなく業務に集中できれば、効率性が上がり、時間内に仕事を終わらせられます。ただし、時間の管理が下手なものにテレワークを認めると逆に仕事の効率性が落ちるため注意が必要。また、テレワークの環境構築の費用も発生します。自宅にネット回線を引いたり、新しい機材の導入を進めたりする必要があり、その費用は会社が負担するのが一般的。大きなコストが発生するかもしれないという点に注意しましょう。もちろん、労働契約や労働規約の見直しも必要です。

まとめ

残業を減らす方法についてまとめました。業務の効率化のためのツール・システムを取り入れる、制度を見直すといった方法で、残業は今よりも必ず減らすことができます。それぞれの会社に合った方法で残業時間を減らすことに着手しましょう。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

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