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パフォーマンス管理

効率的な仕事を!従業員の残業を減らすための方法をご紹介します

公開日:2021.3.17

残業が増えるとさまざまな問題が起きてしまいます。そのため、できるだけ早めに対処するべきでしょう。

仕事の残業が減らないと起きる問題

まず最初に残業によって生じる問題について考えてみましょう。

従業員のやる気が減退する

長い労働時間は、人に強いストレスを与えます。毎日残業するのが当たり前の状態になると、仕事はもちろん、通勤自体も嫌になってしまうでしょう。その結果、やる気を失ってしまうという問題が生じるのです。

業務の質が落ちる

仕事が長引く日々が続くと、きちんと疲れを取るのが難しくなります。心身に疲れが溜まり、100%のパフォーマンスを発揮できなくなるのです。当然業務の質は落ち、チーム全体のパフォーマンスも低下、最終的には企業の業績悪化を招いてしまうでしょう。

職場の空気が悪くなる

時間外労働が続くと従業員のストレスは蓄積していきます。結果、現場の雰囲気も悪くなるのです。きちんと休むことができず、プライベートの時間を確保することも難しくなってしまうことに。そのような状態を放置すると、さらに多くのトラブルが起こってしまいます。

離職者が出てくる

残業が続き職場の雰囲気が悪化すると、もっと環境のよい職場を求めて離職する人が出てきます。そうすると人材が不足してしまい、残った従業員の負担は増加、さらに残業が長くなります。そうなると、ますます離職者が増えて悪循環に陥るでしょう。

心身に強い影響が出る

残業は心身に大きな負担をかけます。ストレスや疲労によって、集中力が損なわれ、大きなトラブルや事故を起こす危険性が高くなってしまうでしょう。また、病気になるリスクも増えてしまいます。時には過労死という最悪の事態を引き起こすこともあることを、しっかりと覚えておきましょう。

残業は管理側の責任

残業の多くは、管理側に責任があります。その点についてお伝えしていきます。

時間外労働を強制される

本来、定時で帰宅するのは権利であり、業務をきちんとこなしていれば誰にも邪魔されないはずですが、上司の指示や業務負担の大きさで、働いてしまうこともあるでしょう。部下を持つ人のなかには意識しないまま、時間外労働を強制してしまっている人もいるのではないでしょうか。業務の進行的にしかたなく残業する日があったとしても、それが慣例にならないよう、上司自ら意識しなくてはなりません。

管理職はメンバーを管理するのが職務

管理職には部下を総合的に管理する責任があります。特に部下の仕事のやり方について、しっかりと状況を把握し、それに合わせて指示・指導します。定時までに仕事を終わらせ帰宅できるよう、部下を導くことは管理職の責任です。

人事労務にも責任がある

残業の問題は単に現場の上司の責任だけではなく、人事・労務にも責任があるといえます。人事・労務は基本的にすべての従業員の労働時間についてチェックしています。そのため、社内の現状について正確なデータを知っている部署です。社内の残業が長くなっていることに気づいたら、いち早く状況を察知して適切な対策を促す責任があります。現場の問題を無視するのは人事・労務としての責任を果たしていないといえるのです。

問題を放置しておけば会社全体に影響が出る

残業の問題を放置しておくと、従業員個人に影響が出るだけではなく、チームや社内全体にも悪影響を及ぼします。現場の生産性や士気が落ちてしまい、離職者が出だし、最終的には会社の業績低下につながってしまうのです。最悪、会社の経営基盤がぐらつき、会社自体、存続の危機に陥ります。そのため、残業をきちんと管理して、早めに対策を取ることが求められます。

仕事の残業が増える原因

なぜ残業が増えるのか、その理由をいくつかご説明します。

現場の意識の問題

残業が常態化するとそれが当たり前になり、会社に残って働くのが偉いという間違った認識が強まってしまうのです。定時で帰るほうが変に思われてしまうことも。時間外労働が癖になっている会社は、全体の意識改革を行わないと、いつまで経っても残業は減らないでしょう。

非効率な業務が多い

効率の悪い仕事のやり方が定着していると業務をこなすために時間がかかってしまい、残業しなければいけなくなります。できるだけ効率性を高めるという意識の少ない現場では、非効率にダラダラと仕事をする傾向が強くなり、残業が増えます。本来、管理職が業務の効率化を図るために積極的に動くべきなのですが、そういった意識が低かったり、責任を怠ったりしてしまうと、非効率な業務がいつまでも続くことになります。

業務量が多い

単純に一人当たりの業務量がとても多いために残業が増えます。業務の割り振り方が工夫されていなかったり、現場の人材が不足していたりすると、個人の業務量は増えやすく、定時までに業務を終わらせることができないと、会社に残って仕事を片付けることになります。

残業を減らすシステムが整っていない

残業するほど高く評価されるなど、社内のシステムに問題を抱えている場合もあります。その場合、定時で帰ると人事評価が下がってしまうため、、多くの従業員は不本意でも一生懸命に残業するようになってしまいます。

また、基本給が低く設定されていて、残業代を稼がないと満足できる給与を稼げないというケースも。この場合は、できるだけ多くの収入を得るために仕方なく残業する従業員が出てくるでしょう。

残業は、手続きや申請が必要ないなど、誰でも簡単にできるシステムになっていると、なかなか減りません。そういった会社では、残業の長さも問題になりやすいです。

残業を減らす対策

できるだけ残業を減らすために、どういった対策を取ることができるのでしょうか。

まずは無駄を見極め、省く

業務のやり方や中身に無駄な部分がないのかよく調べてみましょう。そして、無駄な部分は徹底的に省いていきます。業務の無駄がなくなれば、効率よく仕事を進められるようになります。定時までに仕事を終わらせられるようになり、残業を減らすことにつながるのです。

業務の無駄を見つけるためには、管理職の役割が重要です。部下の行っているすべての業務に注目して、無駄なものはないか調べていきます。現場が抱えている業務をリストアップして、各項目について必要性や意味を洗い直していくのです。また、部下と定期的に面談を行い、業務の無断について話し合うことも大切です。

たとえば、スーパーマーケットを展開するアクシアル リテイリング株式会社では、作業の見える化が進められました。同社は現場作業を分析して無駄を排除した結果、アク超過労働を月平均5時間削減。業務の無駄を省いて問題を解決したのです。

業務に必要なツールやシステムの導入

必要なツールやシステムの導入によって業務の効率を高めれば、残業を減らすことができます。しかしなかには古いツールやシステムを使いつづけ、逆に効率を悪くしているケースもあります。また、本来は自動化できるものを人力でやっているために業務量が増えているケースも。それぞれの現場に必要とされるツールやシステムを積極的に導入すれば、残業の問題はかなり改善できます。

メンバーの業務量の把握も大事です。それぞれのメンバーがどのくらいの業務をこなしているか数値として確認し、持っている業務量に応じて、適切な割り振りをしていくのです。これについても業務量測定の機能が搭載されている人事管理システムやツールを利用するとよいでしょう。

例として、営業部であれば営業支援ツールと顧客管理ツールを導入する方法があります。株式会社ベネフィット・ワンでは、上記の二つのツールの導入で残業を30%カットできたそうです。さらに、受注件数を3.6倍以上にできたという効果もありました。

多くの企業でIT化やシステム化によって問題を解決できた事例があるためチェックしてみましょう。

従業員の意識改革を図る

残業をできるだけしないという意識付けをしなければ、他にどんな対策をしても無駄になります。面談や社内報、セミナー、研修などを活用して、現場の従業員に残業を減らすための意識改革を促しましょう。また、現場のリーダーが率先して手本を示すのも大切です。

照明をコントロールする

オフィス環境によって帰りやすい雰囲気をつくりだすのも一手です。照明の明るさを時間によってコントロールする、定時に一斉消灯するなどの方法で意識改革を促し、ダラダラとオフィスに残るのを防ぎます。

照明をコントロールする設備を導入すれば、事前に消灯時間などを設定・管理でき、設備によっては遠隔操作も可能。人員を増やさずに帰りやすい環境を整えられるのです。電気代の節約にもつながります。

たとえば、サントリーホールディングス株式会社では一斉消灯を取り入れています。早帰りを促進するために全社22時に完全消灯するルールを整え、ほかにも残業抑制の施策を実施しています。週に1回早帰りデーを設けて徹底する、サービス残業の完全禁止などです。こうした対策によって大きな効果を得られたようです。

セイコーホールディングス株式会社では、毎月第3金曜日を完全退社デーと定め、その日は午後7時に一斉消灯します。同様の施策を取り入れている企業は多いのではないでしょうか。事前通知なく一斉消灯を始めるとトラブルになりやすいため、一斉消灯する場合は、必ず全従業員に通知しておきます。

まとめ

残業が増えるとさまざまな問題が起こりやすいため、早めに対策を考えることが大切です。業務の効率化を図り、現場の意識改革を促す施策を実施し、残業を減らしていきましょう。

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この記事を書いた人

HR BLOG編集部

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