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新卒採用の基礎を学ぼう!採用フェーズごとのコツとは

中途採用とは異なり、毎年一斉に行われる新卒採用。新卒採用を初めて行う会社や、初めて採用担当になった方、長年新卒採用を行っていなかった中小企業の担当者の方に、本記事では新卒採用の流れや基礎についてお伝えします。

新卒採用の事前準備から内定まで、必ず押さえるべきポイント

事前準備から採用期間まで、注意しておきたいポイントを順番にご紹介します。

1.採用設計

採用設計は、採用活動の土台となる大切なステップです。まずはどのような人材を採用したいのか、人物像を明確化させましょう。その上で予算やスケジュールを策定していきます。

求める人物像の明確化
まず、どの会社もはじめに行うことは、会社が求める人材条件の明確化です。ここをまずしっかり定めておかなければ、適した採用手法が選べず、会社が欲している人材が集められなくなってしまいます。ターゲットとする学生層に向けて効果的なPR活動を行うためにも、会社が求める理想の人物像をはっきりさせておきましょう。

評価項目を設定する
人物像が定まれば、その要件に当てはまる評価項目を定めていきます。「コミュニケーションスキル」「柔軟性」「ポジティブ」など、スキル・性質・志向などを、できるだけ細かく設定しましょう。
項目を絞り込んだら、スキル項目に偏っていないか、性格の項目ばかり気にしすぎていないかなど、項目に偏りが生じていないかを確認します。

予算・人員の確保
新卒採用は1年ほどかけて進めていくことになります。1年間のどの時期に予算を投下するのか、媒体費はいくらかけるのかを決めていきましょう。内定辞退が一定数あると想定して、追加採用を行う予備費用も準備しておくと安心です。採用段階によっては、採用担当者以外の人員の協力が必要になることもあるため、該当者のスケジュールのすり合わせも行っておきましょう。

採用スケジュールの策定
新卒採用は、多くの会社が一斉に説明会や選考を開始しますが、すべての会社が同じスケジュールで動かなければならないわけではありません。
たとえば、大手の競合企業がある中小企業の場合、早い段階で採用を進めてしまうと、自社の内定後に学生が大手企業に流れる可能性もあります。あえて大手企業の募集直後に動き出すスケジュールでもよいでしょう。
どのような採用手法を選ぶかによっても、必要となる期間は異なります。大学側のスケジュール、さらに学部学科ごとの動きも考慮しておくと、候補者の学生が応募しやすいでしょう。

2.PRする情報の選択

採用の下準備が整ったら、次に何をPRするか決めていきます。
会社側には、会社の理念や待遇面、仕事内容、社員の魅力や今後のビジョンなど、学生に伝えたい情報が多くあることでしょう。しかし、これらをすべて発信すると、かえって個々が目立ちにくくなってしまいます。

伝えたい情報は3つ程度に絞り、自社のホームページや会社説明会の場で繰り返しPRする方が学生に会社の魅力を印象付けられます。選別する際は、欲しい人材にヒットする情報を職種ごとに選ぶと、より精度の高いアプローチが可能です。

3.母集団の形成

会社が欲する学生のタイプや人数によって、適した母集団の形成方法は異なります。大人数を採用したい場合は、より多くの学生の目に留まる会社説明会や新卒採用向けのインターネットサービスが効果を発揮するでしょう。

しかし、少数精鋭の学生を求めている場合や、ダイレクトリクルーティング(採用候補者への直接的なアプローチ)を行う場合は、必ずしも会社説明会を何度も行う必要はありません。数多く学生にアプローチすればいい、という単純なものではなく、必要に応じて母集団を絞り込む方が効率的といえるでしょう。

4.選考開始

選考開始

複数人の採用担当者が選考・面接を行う会社の場合は、担当者同士で細かくすり合わせをしておきましょう。
選考・面接での質問は、はじめに決定した求める人材要件に沿った人物であるかどうかを判断できる内容にします。

印象に残る会社説明会を実施するための企画
学生は多くの会社の説明会に参加するため、有名企業でない限り、説明会で会社の印象を残すのは難しいものです。
登壇者が説明をするだけではなく、ワークショップを取り入れるなど、学生の印象に残るような企画を考えましょう。

メール1本のやり取りにこだわる
エントリーシートを受け取ったあとのメッセージのやり取りに始まり、面接時、採用後など、さまざまな場面で学生とコミュニケーションを取ることになります。たとえば、学生がエントリーしたあとに採用媒体から送られる自動メッセージ(通称サンキューメール)の文面も、テンプレートを使うのではなく、自社のPRを載せるなどの工夫も大切です。メール1本のやり取りにも気を配り、学生との貴重なタッチポイントと意識しましょう。
会社・採用担当者に愛着を持ってもらうことで、内定後の辞退者を減らし、必要な人材を確保できるでしょう。

5.内定後のフォロー

現在は求職者が有利な売り手市場のため、内定後に辞退されてしまうケースも少なくありません。内定後につなぎとめるための内定者研修やフォローは、年々手厚くなっています。
インターンシップや社員との交流、入社後に役立つ知識の勉強機会を設けることが一般的ですが、学生によっては残りの学生生活を楽しみたい人もいるため、内定者に過度な負担をかけないような配慮が必要です。

採用したら終わりではない!採用時の評価の重要性

採用したら終わりではない!採用時の評価の重要性

ここまで、採用準備から内定後のフォローまでのポイントを見てきました。無事に新卒者が入社したものの、入社後に新卒者の評価が想定外に悪かったことはありませんか?採用後のギャップを防ぐために、採用時の評価について見ていきましょう。

求める人物像は適切に設定されているか

採用活動のはじめに行う人物設計がそもそも適切に行われていなければ、会社が求めている人物像とずれた人材が採用されてしまう可能性があります。
新卒採用は1年かけて行うものなので、求める人物像の設計をしたときと、新卒者が入社したタイミングでは会社の求める人物像が変化している可能性があります。

入社後に、期待通りにパフォーマンスできなかった新卒者に対して、いきなり失望するのではなく、彼ら彼女らが採用されたときの人物設計は何だったのかを確認し直す必要があります。人物設計は人事部が行っていると思いますので、新卒者が配属された現場の上長に、「彼ら彼女らはどのような基準で採用されたのか」、共通認識を持たせるとよいでしょう。

面接官の力量不足、認識相違は起きていないか

採用設計には問題がなかったものの、面接官の力量が不足していたために、求める人物像に合致しない候補者に内定を出してしまったというパターンもあるでしょう。また、面接官は「春までに必ず10人を採用しなければいけない」と、目標数値を追っているはずです。目標数値にあと一歩で届かないときに、本来の採用設計に反した人物を採用してしまうことも少なくないでしょう。
たとえ目標人数に達しなくとも、求める人物像をぶらさずに採用するということを、面接官が徹底できるかがポイントです。

職場環境は整備されているか

会社側の採用設計や面接官のパフォーマンスが予定通りでも、新卒者がうまく力を発揮できないケースは往々にしてあります。中途採用とは異なり、新卒採用では学生集団から会社へと大きく環境が変わるため、この環境変化についていけず持ち前のスキルが発揮できていない可能性もあるでしょう。成長を実感できずにいると、モチベーションも下がってしまうため、早めに対処したいものです。
新入社員が馴染みやすく、力を存分に発揮できるような職場環境をつくりましょう。

まとめ

「顧客とのやり取りが必須のため、社交的な人が欲しい」、「コツコツ作業をする必要があるため粘り強さが必須」など、会社の業種や業務内容によって適する性格や能力は異なります。
ぼんやりしたイメージで選考を進めてしまうことは、採用活動の失敗の原因になります。必要なスキルや性質・志向によって採用方法を決定し、採用フェーズごとの注意点を意識しながら採用活動を進めてください。

この記事を書いた人

cloudhr

HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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