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急な退職にどう対処するべきか?ポイントや注意点を紹介します

公開日:2021.3.10

従業員が急に退職してしまうのは、企業にとってよくあることです。そんな場合、どのように対処するべきか悩むことも多いでしょう。そして適切な対処ができなければ、さらにさまざまな問題が起きてしまいます。

そこで、急な退職に対応するためのポイントや注意点について見ていきましょう。

急な退職の申し出への対応と影響

従業員が急に退職の申し出をしてきた場合の対応や影響について説明します。

引き止められるかもしれない

退職の申し出を受けたとしても、そこで適切な対処ができれば、止められる可能性があります。まずすべきことは、辞めたがっている従業員とよく話し合いをして、どんな点に不満を抱いているのか聞き出すこと。そして、不満点を改善するための努力や対策をすると伝えれば、退職を考え直してくれるかもしれません。

従業員に辞められるのは会社にとって大きなリスクとなるため、極力引き止めるための努力をするべきです。

退職されて会社の評判が悪くなる可能性がある

人材を失った際のリスクとして、退職者が会社の悪い噂を流すケースが考えられます。現在はインターネットで誰もが簡単に情報を発信できる時代。そのため、会社に不満を持って辞めた従業員が、後で掲示板やSNSなどに会社の不平不満を書き込んでしまう場合があります。

退職によって、その人にかかったコストがすべて無駄になる

従業員に退職されると、採用や育成のコストが無駄になってしまいます。そのコストはかなりの金額です。特にその従業員が長年会社で働いてきたならば、かかったコストは大きく、優れた人材であればあるほど、損失は大きくなります。

急に申し出た退職を引き止めることはできるのか

退職の申し出を受けた際、受け入れずに引き止められるのか?その方法についてお伝えします。

冷静に話を聞く

退職の申し出を受けたら、まず事情をヒアリングをして、冷静に話を聞くことが大切です。その際には、できるだけ感情的な意見を交えないようにして、相手の話を尊重することを心がけましょう。どうして退職したいと考えているのか、どんな点に不満を抱いているのか、できるだけ聞き出します。

解決できる部分はすぐに対処する

従業員が不満を抱いている点のうち、すぐに解決できそうなものは早急に対処します。ちょっとしたことが原因で退職したくなるというケースは意外と多いもの。簡単に解決できる問題であれば、すぐに対処しましょう。不満を解決できれば、引き止められる可能性も高まります。

退職の理由を冷静に分析する

ヒアリングして十分に話を聞き出した後は、改めて退職の理由について冷静に分析してみましょう。退職の理由は人それぞれ異なっていて、さまざまなケースが考えられます。職場に不満を抱いているケースだけではなく、家庭の事情や将来の夢などいろいろな理由が退職の原因となるのです。

退職の理由によっては、会社側で対処が難しい場合もあります。退職を申し出た従業員を引き止められる可能性があるかどうか、冷静に検討しましょう。

無理な引き止めはしないこと

会社側がどのような対応を取っても、退職の意志が固く考えを変えられないこともあります。会社を辞めることは労働者に与えられた権利であり、会社側は拒否できません。無理に引き止めようとしても、最終的には辞められてしまう可能性が高いでしょう。

また、無理やり会社に残ることを強制してしまうと相手の会社に対する信用やイメージを損ね、しようとすれば、後で会社の悪い噂を流されてしまう可能性もあります退職の意志が固い従業員については、意志を尊重することが大切です。

退職を受け入れる場合の対処法

退職の申し出を受け入れる場合に、会社側はどのように対処するべきなのか、その方法を解説します。

退職までのスケジュールを確認する

申し出を受けたらすぐに従業員が辞めるわけではありません。実際に会社を辞めるまでにするべきことがあるため、その間のスケジュール確認が大切です。退職願の受理や業務の引き継ぎ、取引先への挨拶回りなど、やるべきことはたくさんあります。退職予定者と十分に話し合いをして、これからのスケジュールについて確認しましょう。提出するべき書類や返却するべきものなど具体的な点についてきちんと説明しておくとよいです。

引き継ぎの方法や計画について考える

退職予定者には、これまで担当してきた仕事を後任に引き継いでもらう必要があります。どのようにして引き継ぎを行ってもらうのか、よく話し合いをして決めることが大切で、具体的な内容としては、引継書の作成や残務整理などを済ませる必要があります。場合によっては、退職後にも確認を取る必要があるため、その点も含めて退職希望者と話し合いを進めておきます。

補充要員を募集する

欠員が生じた場合、必要に応じて補充しなくてはなりません。求人を出してもすぐに応募者が現れて採用が決まるわけではなく、どうしても時間がかかってしまうため、退職希望者の意志が変わらないとわかった時点で、補充要員の検討・募集を開始する必要があります。

退職者の仕事をスムーズに引き継げないと、現場に大きな負担をかけてしまいます。結果、現場の士気が低下してしまい、不満が高まり、最悪の場合にはさらに退職を希望するものが出てくる可能性もあります。そうなると悪循環に陥ってしまい、対処が難しくなるのです。このような事態を避けるためにも、退職者が出た場合にはスムーズに補充要員の確保のために動きましょう。

急な退職を防ぐ方法

急な退職を防ぐための方法を4つ紹介いたします。

定期的なヒアリング

退職者が出る一番の原因は、職場に何らかの不満を抱いているからです。いつまでも不満が解消されないと、会社に嫌気が差してしまい退職を考え始めます。そこで、定期的に従業員とヒアリングをするとよいです。さまざまな話を引き出して、具体的にどういった不満や悩みを抱いているのか理解。そして、従業員の抱えている不満を解消できるような対策を考えましょう。組織改善や施策の変更などをして、充実した働き方ができるようになれば、退職の申し出を減らせるかもしれません。

1on1ミーティングを実施する企業が増えていますす。ヤフー株式会社の事例は有名で、2012年より1on1ミーティングに取り組み始め、上司と部下が週に1回のペースで30分の対話をしています。部下の数によっては、リーダーが週の半分近くを1on1ミーティングに費やすこともあるそうです。ヤフーでは1on1ミーティングを部下のための時間と定義し、部下のサポートを重視。頻繁に上司と部下が面談して、悩みを抱えるメンバーの早期発見に成功しているのです。その実績を知り、他社が真似するケースも増えました。

労働環境を改善する

退職する原因としてよくあるのが労働環境の悪化です。労働環境は日々の労働に直結する要素であり、悪化すると不満の要因となります。ヒアリングをして労働環境について具体的な不満点を聞き出したならば、改善するための取り組みを始めましょう。多くの会社が独自の方法で労働環境の改善に取り組んでいて、なかには成功している企業もたくさんあります。

例として、ソフトバンクはスーパーフレックスタイム制や在宅勤務、副業・兼業の許可といった試みを実施しました。「Smart & Fun!」という働き方改革に取り組み、多様な試みを展開して成功したのです。さらにITツール活用による業務改善も実施。加えて正社員に月1万円を支給し、自己投資を後押しするといった試みも行っています。

マネジメント層の教育をする

現場の従業員が不満を抱える大きな理由として、上司のマネジメント力の問題があります。マネジメントに対する無理解によって部下が苦しめられ、退職者が続出するケースはよくあります。こういった事態を防ぐためには、マネジメント層の教育が必要不可欠です。

ミスマッチを減らす

就職しても本人が想像していたのと現場の雰囲気や仕事内容などが違っていると不満を覚えます。ミスマッチによる不満を感じながら働くことになり、最終的に退職してしまう人もいるでしょう。ミスマッチを減らすために、採用プロセスにおいてさまざまな対策を取るとよいでしょう。

株式会社メルカリでは、リファラル採用を取り入れています。リファラル採用とは従業員から人物の推薦を受けて採用すること。メルカリの従業員が社内について詳しい説明をしたうえで、相手は採用過程に進むかどうか決めます。メルカリの内情を詳しく知るものが誘うため、ミスマッチが起きにくいのです。誘われた側は、メルカリの現役従業員に対して気になることを細かく聞けます。メルカリはこの採用方法を通して優秀な人財を集め、離職率も減ったそうです。

リファラル採用はもともと欧米で流行している方法であり、ミスマッチを防ぐ施策として日本企業の導入事例も増えています。ただし、リファラル採用には急な人材の需要に対応できないという欠点があります。また、インセンティブを用意しないと既存従業員の協力を得るのが難しいとされています。

まとめ

急な退職者が出た場合にどのように対処するべきかについて說明しました。適切な対処で、引き止められる可能性があります。また、引き止められなかったとしても、正しい対処を心がけることで現場や今後のトラブルを防げるでしょう。急な退職を防ぐための方法についても解説しました。

まずは、できるだけ急な退職者が出ないように職場環境を改善させることが大切です。また、退職を申し出たものに適切な対処をして、現場の混乱を防ぐことを心がけることも忘れないようにしましょうい。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

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