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テレワーク

テレワークで生じる不安は1on1ミーティングで乗り越える!

2020年の新型コロナウイルスの流行により全国的にテレワークが増え、社内コミュニケーションの減少に悩んでいる上司も多いのではないでしょうか。こんな状況下だからこそ重要になるのが、1on1ミーティングです。その必要性や効果的な実施方法を紹介します。

上司も部下もテレワークには不安が多い!?

テレワークの普及により、コミュニケーション手段は対面からオンラインに、会話の内容は成果報告など業務中心の形式的な内容になった企業が多いのではないでしょうか。社員同士が言葉を交わす機会、時間が減り、雑談も減少するなど、社内コミュニケーションの様相は大きく変わりました。

コミュニケーションの機会が減ったことで「部下を管理できていないのでは」と不安を覚えている上司、リーダーも多いようです。

実際に、テレワーク主体で、上司が部下をマネジメントするのは簡単ではありません。「細部における認識のズレを確かめにくい」「部下のコンディションを把握できない」「部下の悩みにタイムリーに反応できない」「現在の成長度を測りにくい」など、マネジメントにおける上司の負担は高まります。

社員側からも、「さぼっていると思われているのではないかと不安」「寂しさや孤独感を感じる」「高い自律性を求められている」といった声が上がっているようです。ちなみに、パーソル研究所が行った2万5000人規模の調査によると、36.4%の回答者が「テレワーク後に組織の一体感が薄れた」と答えたそうです。

コミュニケーションの機会が減り、内容が報連相に終始すると、仕事の意義や価値が伝わりにくくなり、社員に任せたテレワーク業務が作業化してしまう恐れがあります。仕事の本質が見えなくなり効率だけを求めると、モチベーションが低下し、会社への帰属意識も薄れ、生産性が低下していくという好ましくない流れに陥るかもしれません。

この難局を乗り越えるために、何らかの対策が必要であることは言うまでもありません。そこで注目してほしいのがオンラインでの1on1ミーティングです。テレワーク体制になり、従来対面で行っていた1on1ミーティングをやめてしまった企業もあるかもしれませんが、上司と部下が1対1で向き合うこのやり方こそが、コミュニケーションの質と量を維持しながら、信頼関係を築くための有効策となります。

1on1ミーティングを成功させるための上司側のポイントとは?

1on1ミーティングによって、上司と部下が良質な相互関係を築ければ、メールでの業務指示が上司目線の一方的な内容となりにくく、部下との信頼関係や一体感の醸成につながります。

一人当たりの所要時間は15~20分程度が目安となります。他愛ない会話や、近況報告でもかまいません。上司と部下に限らず、幹部と現場、部署の違う担当者同士などでも活用できます。毎週、隔週ペースで、ルーティーンとして取り入れることで、徐々に効果を実感できるでしょう。

上司が、1on1ミーティングで注意するべきポイントは以下のとおりです。

・現状について部下と対話し業務計画を立てる
・部下の仕事環境や内面の状態を定期的に確認する
・進捗状況や仕事への不安などについて個別の相談に乗る
・部下の自律性が向上するような働きかけをする

上記のようなポイントに注意しながら緊密なやり取りをすることで、テレワークによって見えにくくなってしまった諸問題を洗い出していけます。コミュニケーションの量を維持しながら、離れていても仕事をやり遂げられるように方向付けていきましょう。

同時に、1on1ミーティングが押し付けがましい内容にならないように、上司側の注意が必要です。上司には「部下のためのミーティングである」「部下の行動と学習を促す発言をする」「部下との協働的なプロセスととらえる」といったスタンスが求められます。

部下の話に耳を傾け、新たな気付きを与えながら次なる目標設定へと結び付けていくような流れが自然です。一例としては<①振り返りとテーマ設定、②部下の話を聞く、③学びとアクション、④励ましとサポート>といった展開が考えられるでしょう。1on1ミーティングのなかで、このような経験学習のサイクルを回していければ、部下の成長につながります。

ティーチング、コーチング、フィードバックを使い分ける

部下との1on1ミーティングでは、ティーチング、コーチング、フィードバックという3つのスキルを意識的に使うことが重要です。

ティーチングとは、相手に足りない知識を教え、指示するコミュニケーションです。初めての仕事を抱えている部下や、経験やスキルが不足している相手に、対応法をアドバイスする際に用います。

コーチングは、対話を通じて気づきを引き出すコミュニケーションです。上司が部下にヒントを与えて気づきを引き出し、自律性や主体性の向上を促していきます。答えが部下自身の中にある場面では、この手法を活用します。

コーチングを行う際は、相手の話に耳を傾ける「傾聴力」、相手から答えを引き出すための「質問力」、相手から引き出した答えを肯定的に受け止める「認知力」が不可欠です。1on1ミーティングに取り組む上司は、傾聴・質問・認知に磨きをかける必要があります。

フィードバックは、正しい現状認識を促すためのコミュニケーションです。ダメ出しにならないようにしながら、部下と現状を共有し、成長や改善に結び付くようなサポートを行っていきます。

効果的な1on1ミーティングを重ねられれば、テレワークでコミュニケーションが減りがちになっても、部下の成長度や精神状態などを把握しやすくなるため、マネジメントの負担も大幅に軽減されます。孤独感や疎外感を味わうことなく、やりがいを感じながら仕事に取り組める従業員も増えて、生産性アップにもつながるでしょう。

テレワークが思うように回っていないと感じる経営者は、社内コミュニケーションの質、量に変化を与えるべく、1on1ミーティングの活用を一考してみてください。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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