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テレワーク

テレワーク時にこそ意識したいマネジメント。上司の役割と行動とは?

働き方改革の普及促進や新型コロナウイルスの感染拡大を受け、テレワークを導入する企業が増えています。テレワークの大きな特徴は、自宅やオフィス以外の場所で業務に就くということ。さまざまなメリットがある反面、勤怠管理の難しさや業務進行の可視化、コミュニケーション問題など、注意しなくてはならない点も数多くあります。

なかでも今回はマネジメントをテーマに、部下を成功に導くためのテレワーク下における上司の役割や取るべき行動を探ってみました。

基本的な上司の役割とは

そもそも上司とは、特定のポストを意味するものではありません。ある人から見て上の役職の人を指しています。上司になれば基本的には部下ができ、自分の仕事だけでなく、部下のマネジメントもこなすことが必須。一般的には以下のような役割が与えられます。

<部下に対する上司の役割>
1.部下の育成と業務指導
2.業務・モチベーションの管理およびサポート
3.報告・連絡・相談への対応
4.チーム全体の団結力強化
5.見本となる姿勢と行動
6.部下を含めた仕事の失敗に対する責任を担う
7.新たな業務アイデアの検討・提案

マネジメントには「業務管理」と「部下の管理」という大きく2つの仕事があります。上記の役割をこなすことで部下の業務進行把握やつまずき、悩み、不安へのサポートをしつつ、チームや部署全体の業務がスムーズに進行できるようにしていかなくてはなりません。そのため上司の業務はかなり広範囲に及ぶのです。

テレワーク導入で上司の役割は変化する?

テレワークを導入する企業が増えるとともに、上司によるマネジメントにも新たな課題が浮上しています。先述の役割に加えて、以下に注意が必要となるでしょう。

●コミュニケーションの強化
特にテレワーク時にはコミュニケーションが希薄となる傾向があります。物理的な距離があるうえ、オフィスでは自然にできていた日々の挨拶や雑談がないことで、どうしても距離感が生まれてしまうのです。そういった状況では、部下の悩みや不安なども感じ取ることが難しくなります。

また、一人で仕事を進めていく状況に孤独感や孤立を感じる部下も多くなるでしょう。相談事があっても上司や同僚にすぐに話せず、抱えこんでしまうこともあります。そうした状況が続くと業務のミスや遅れにつながりやすくなります。だからこそ、上司から積極的にコミュニケーションを取ることを意識し、問題には素早く対応をしていかなくてはなりません。

●部下の体調面の管理
自宅で行うことの多いテレワークには、基本的に通勤時間がありません。それはメリットですが、逆にオン・オフの切り替えが難しくなる人もいるでしょう。かえって長時間勤務をしてしまっい生活リズムを崩すことも考えられます。そういった事態にならないよう、部下の体調に気を配ることも重要です。

●人事評価
お互いに離れて業務を行う場合、上司は部下に対して「きちんと仕事を進めているだろうか」「サボっていないだろうか」という疑心を持つことがあります。一方の部下は「サボっていると思われないか」「評価が理不尽に下がったりしないだろうか」という不安を抱くことも。互いにこういった疑いを抱き始めると、せっかくの信頼関係を崩してしまうことにもなりかねません。

だからこそ、労働時間の管理、業務の進捗確認と可視化・共有などを進め、正しい人事評価を行える環境を整えていかなくてはなりません。こういった整備は上司の役割のなかでも大変重要なものになります。

このように、通常のマネジメント業務に加え、テレワーク時には離れているからこその役割が求められることがわかりました。しかし、増えた役割をこなそうとすれば、上司側の負担も大きくなってしまいます。

テレワークで増加した上司の役割を、HRシステムが強力サポート

上司の負担を増やさずに増えた役割をこなすには、Web会議ツールやHRシステムが大変効果的です。離れていてもすぐにWeb会議やチャットで相談できる環境があれば、部下の不安要素は大きく減らせるでしょう。

メールやチャットだけで相手の体調面を感じ取るのは難しいものですが、Web会議ツールのように互いの顔を見ながら話ができたり、声が聞けたりするシステムやツールを活用すれば、より相手の状況が分かりやすくなります。オフィスにいた時のように定期的な雑談タイムを設けるなどして、些細な変化にも気づけるように心がけましょう。

そして、労務管理や人事評価にもHRシステムが活躍します。勤怠管理、OKRなどの目標管理、人材育成に効果的な1on1ミーティングへの対応など、さまざまな機能を持つシステムを選ぶことで上司の負担を増やすことなく公正な人事評価を行うことが可能になります。

このようにITを活用して、アウトソースできる部分をどんどんシステムやツールに任せていくことで、 上司が本来行うべきマネジメント業務に注力できるようになります。企業としても、システムやツールが十分に活用できるインフラを整えていくとよいでしょう。

まとめ

テレワークはこれからの新しい働き方として今後定着していくと考えられます。互いに離れて仕事をする時間が長くなると、問題や課題が出てくるのは避けようのないこと。しかし、上司が部下の悩みや不安などに積極的に寄り添い、把握、解決をしていくことで、テレワークであっても今以上の結果を出すことは可能になるはずです。そのためにもWeb会議ツールやHRシステムを活用して特定の従業員に負荷のかからないマネジメント方法を確立し、より結束力のあるチームづくり、生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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