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コロナの影響はここにも!テレワークの経費は会社と個人どちらが負担すべき?

新型コロナウイルスの影響で日本全国の会社でテレワークが導入されています。そこで、テレワークを新たに導入する会社の場合、人事部は早急に従業員の職場環境の整備をしなければなりません。ここで問題となるのが、通信費やPC、周辺機器などの経費負担は会社と個人どちらなのかという問題です。実際、どのように判断するべきなのかをこの記事でご紹介します。

テレワークの経費負担は会社と個人どっち?

テレワークで発生する代表的な経費として、通信費、PC・周辺機器などの設備・備品費用、水道光熱費の3つに分けて検証していきましょう。

通信費

通信費は、個人使用と業務使用の切り分けが困難なため、一定額の補助のみを実施する企業が多く見受けられます。ただし業種によって、たとえば営業やカスタマーサポート部門などは、在宅でもお客様に電話をかけるということが多くあるでしょう。電話を多くかければそれだけ通信費もかかります。その場合は、業務上かかったインターネットの経費はすべて企業が負担した方が望ましいでしょう。

一方、通信回線費の負担については、個人・会社どちらの場合もあるようです。自宅内回線の工事費、基本料金、通信回線使用料等が発生しますが、工事費については個人負担としている例も見られます。無線LAN等の通信回線費用会社が負担するケースもあります。

PC、周辺機器などの設備・備品費用

情報通信用のPCや周辺機器(マウス、ヘッドセットなど)、スマートフォンなどを業務で使用する場合は、企業が貸与するなどして全面的に負担する場合が多いようです。

水道光熱費

テレワークをすることで電気、水道などの光熱費も負担が生じることになります。しかし、通信費と同様に業務使用との切り分けが困難なため、テレワーク勤務手当として、一定額の補助のみを実施する企業があります。

労働時間の管理、就業規則変更はどうする?

本題からは少し反れますが、テレワーク時の労働時間の管理、就業規則変更はどうするのかについてもご紹介します。担当部門の方や部下のマネジメントを行う立場の方は参考にしてみてください。

労働時間の管理

大きく分けて、「始業・終業時刻の管理」と「在籍・離席確認」の2つの管理方法があります。

まず始業・終業時刻の管理方法については、始業・終業報告や記録の方法をあらかじめ決めておく必要があるでしょう。その際用いられる方法には、

Eメールによる報告
テレワークを実施する企業で、最も多く利用されている方法。業務報告も兼ねられ、担当部署にも一括で送信でき、記録を共有できるメリットもある。

電話による報告
時間がかからず、さらに直接話をすることで、上司、部下間でのコミュニケーションの時間が取れるなどのメリットが考えられる。

勤怠管理ツールによる報告
クラウド勤怠管理ルーツなどを活用し、始業・終業時刻などを管理。導入までには多少時間を要しますが、大人数を管理しやすく、担当部署全体で記録を共有できるなどのメリットも多い。

次に、在籍・離席確認の方法についてです。メールや電話だと、子どもの送迎などで一時業務を中断する場合、離席の度に報告する必要があるため手間がかかりますが、労務管理ツールを使うことで簡便な管理が可能になります。ただし、どのようにツールを操作するかを予め設定しておく必要があります。

就業規則の変更

テレワークを導入する際には、就業規則に「テレワーク勤務」に関する規定を予め記しておかなければなりません。その際、就業規則本体に直接規定する場合と、「テレワーク勤務規程」といった個別の規程を定める場合があります。

いずれにせよテレワーク勤務に関する規定を作成・変更した際は、所定の手続を経て、所轄労働基準監督署への届出が必要になります。

テレワークは生産性向上のチャンス?

コロナの影響でテレワークに切り替えた会社にとって、導入当初は経費や就業規則、そして従業員の仕事環境の整備にかなり時間がかかることと思います。しかし、ルールややり方を整備できれば、会社で働いていたときよりも、生産性が高まる可能性もあります。

実際、産業医に対して行ったとある調査によると、8割近くが「対人&通勤ストレス軽減、家庭やプライベートと両立ができる」など、メリットのほうが多いと答えたという報告があります。

満員電車はもちろん通勤時間はなく、飲み会やランチも皆無。会議も最小限であり、愚痴や陰口が物理的に聞こえないので、理不尽なストレスも少なくて済みます。これらのことにより生産性が高くなるのは、想像に難くありません。

また、早急にテレワークに切り替えたという会社にとっては、経費の問題が必ず発生するでしょう。しかし、導入にあたって人事担当者、総務部門がルールやQ&Aを作り、各部門長や経営陣に共有するなどの準備をしっかりすることで、従業員も安心して仕事に取り組めます。そのうえテレワークには、オフィスワークでは得られないメリットもあり、生産性、パフォーマンス向上も期待できるでしょう。

ITツールやHRシステムを使うことで、テレワークルールの共有がさらにスムーズになるはずです。これを機に導入を検討してみるといいかもしれません。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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