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テレワーク

テレワークで成功している会社の特徴

テレワークを始めた会社が必ず直面する壁があります。それは、「コミュニケーションの壁」です。出社していれば、隣の席に座っている同僚にいつでも話しかけることができます。毎日顔をあわせるので、顔色が悪くないかなど、体調の変化なども気にかけることができます。

しかし、テレワークになると、それぞれの自宅などで仕事を進めるため、顔を合わせて会話をすることができません。テレワークで仕事をしている会社は、出社しているとき以上に、従業員とのコミュニケーションが不可欠であることを実感していますか?

実は、テレワークでスムーズに仕事が進んでいる会社の特徴の一つは、「コミュニケーション量が多いこと」です。

仕事を進めるためにはチームワークが必要で、チームワークを形成するためにはコミュニケーションが必要です。新型コロナウイルスの拡大により、強制的にテレワークを開始しなければならなくなった今、あらためて会社内のコミュニケーションを見直してみましょう。

今回は、テレワークが成功している会社のコミュニケーションについて、3つのポイントをお伝えしていきます。

コミュニケーション量が普段から多い

テレワークを導入すると、従業員同士のコミュニケーション量が減ってしまうことを不安に思う会社が多いのではないでしょうか。しかし、普段からコミュニケーションを多く取ることを意識していた会社では、テレワークだからこそ、コミュニケーション量を今まで以上に増やす工夫をしています。

例えば、部門内で朝礼や終礼など、メンバー全員が集まるWebミーティングを設定し、家庭での出来事を話したりなどして、業務報告の前に雑談の時間を設けています。
業務の話だけだと堅苦しくなりますが、それ以外の話をすることで普段通りのコミュニケーション量を保ちます

Web会議システムやチャットを活用しながら雑談を増やすことで、業務の生産性が落ちてしまうと心配する人もいますが、出社していた時のことを思い出してみてください。出社していた時であれば従業員同士でちょっとした立ち話をしたり、コーヒーブレイクで雑談をしたりする機会があったかと思います。何気ないコミュニケーションのきっかけが意識せずとも起こっていたのです。つまり、ちょっとした雑談からコミュニケーションのきっかけを作ることができていました。

また、いつでもメンバーに話しかけること自体は、テレワークだったとしても可能です。テレワークでは、基本的にチャットやメールを使ったテキストベースのコミュニケーションが中心となります。チャットの最初に「今日の調子はどうですか?」など、一言添えて送ってみてください。チャットなどはいつでも返信することができるので、邪魔になることもありません。

そしてテキストベースだと、指示や報告など仕事で必要最低限のコミュニケーションだけになりがちですが、意識的に「雑談」を増やすことで自然とコミュニケーション量を増やすことができるのです。

今まで従業員同士のコミュニケーション量が少なかったと感じる会社であれば、方法にこだわらず、雑談をする場を増やしていきましょう。今からコミュニケーション量を増やしておけば、コロナウイルスが落ち着いた後でも、これまで以上にチームワークのとれた仕事ができるようになります。

コミュニケーション方法を工夫している

テレワークでコミュニケーションを取る方法は、先ほどもお伝えしたように、チャットやメールなどのテキストベースの方法が主に考えられます。確かにチャットなどは相手の状況にかかわらず、伝えたいことを送ることができます。

しかし、文字だけのコミュニケーションでは、「本当に伝えたかったこと」が伝わらないというデメリットもあります。「感情が伝わりづらい」「顔が見えない」ということがあるため、伝えたいことが伝わらなかったり、真逆の意味として受け止められてしまったりということが起きてしまうこともあるのです。

そのため、テレワークが成功している会社では、チャットやメールに加え、テレビ電話やWeb会議システムなど、顔が見えるシステムを積極的に導入しています。お客様との打ち合わせに活用することはもちろんですが、例えば部下との面談や、人事部との面談など、打ち合わせ以外の個別コミュニケーションにも活用しています。

今まで、制度として上司と部下の面談を実施していた会社は、この制度を出社主体からテレワーク主体になったからといって止めることはしないでください。むしろ、面談の回数を増やしましょう。時間は5分でも10分でも構いません。雑談だけでもいいでしょう。顔を見て話す回数を増やすことが大切です。

また、メールが主流の連絡手段となってきましたが、音声通話のみの電話の活用も検討してみましょう。Web会議システムは事前に参加者のスケジュールを合わせる必要があります。

一方で電話は、いつでもかけることができます。相手が通話できるタイミングではない可能性がある、というデメリットもありますが、着信履歴が残るため、従業員は「気にかけてもらっている」という気持ちになるでしょう。

さらに、電話でのコミュニケーションでは、上司はメンバーの声の調子や話し方の変化に注意をし、相手の気持ちをより理解するように努めましょう。そして、自分のことを一方的に話すのではなく、相手の話を聞く姿勢を保つことも大切です。
「顔を見なければわからないことが多いから、時間を取ってWeb会議システムを使わないといけない」というように、コミュニケーションの時間を縛ってしまうと、メンバーが困っているときや、話を聞いてほしいと思っているときに、上司はそのタイミングを逃してしまうことがあります。

テレワークをしていると本音を隠すことも簡単にできてしまいます。コミュニケーションのタイミングを逃さないためにも方法にこだわらず、上司は部下と積極的なコミュニケーションを取りましょう。

コミュニケーションで信頼関係を築けている

テレワークでは、チャットやメールなどを使ったテキストでの報告や提出物がないと、「ちゃんと仕事をしているか」と、不安になってしまう上司の方が多くいるのではないでしょうか。

それは、テレワークで部下の様子が見えないから不安なのではなく、日頃のコミュニケーション不足から信頼関係が築けていないことが原因です。上司と部下の間で信頼関係ができていれば、そんなことを不安に思うこともなく、部下からしっかり報告してくれるコミュニケーションが取れているはずです。

例えば、仕事の指示を上司が出したとします。信頼関係が築けている上司と部下の関係であれば、部下は上司から依頼されなくても完了報告の連絡をくれます。しかし、信頼関係がないと「本当にやってるかな?」と上司側が不安に思い、部下に対して「まだできていないのか?」と催促することになるのです。

催促された部下はいい気持ちはしないものです。この差は、日頃からのコミュニケーション量で信頼関係が変わってきます。
そして、上司と部下の信頼関係は、会社へのエンゲージメント(帰属意識)にもつながっていくのです。テレワークという物理的に離れた状況では、信頼関係を基にしたコミュニケーションが不可欠なのです。

まとめ

出社して行う仕事も、テレワークで行う仕事も、仕事を円滑にするポイントはコミュニケーション量であることに変わりはありません。つまり、テレワークが成功している会社は元々のコミュニケーション量が多く、メンバー間のコミュニケーションを大切にしている会社が多いのです。

今まで、仕事上のコミュニケーションだけだった会社では、Web会議ツールやチャットを活用して意識的に雑談を増やし、メンバー間のコミュニケーションを増やしていきましょう。「部下と何を話していいかわからない」という上司の方がいるのであれば、部下の状況を親身に聞いてあげることが第一歩です。

どんな状況でもコミュニケーションから信頼関係が生まれます。今から信頼関係を築くこともできるのです。
まずは、メンバーとの雑談を楽しむ雰囲気作りから始めましょう。

 

執筆者
株式会社アックスコンサルティング
人材開発グループ リーダー 村山みき

2012年4月に株式会社アックスコンサルティングに入社。
2017年10月から人材開発グループのリーダーとして、求職者の採用面談から入社後のサポートを担当。新入社員の採用とオンボーディング、定着のために日々尽力している。

ACCS人事部 with HRBLOG編集部

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