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テレワーク

成功の秘訣は?お金に関わる経理・財務のテレワーク化を円滑に進める方法

公開日:2021.4.22

テレワークは、企業にも従業員にも多くのメリットをもたらします。しかし、企業によっては、経理・財務など“お金”に関わる部門は「テレワークへの切り替えが難しい」と考えられがちです。

この記事では、どのような記事であれば経理・財務の仕事をテレワーク化できるかについて考えてみましょう。

経理・財務のテレワーク化を阻む原因とは?

震災やウイルスの流行などの緊急時に備えて、企業にはテレワークができる体制が不可欠です。そして、時間や場所に縛られない働き方の1つとして、テレワークはその価値を認められるようになりました。

例えば、オフィスの賃料や交通費などが削減されるだけでなく、ライフワークバランスが整い社員がポテンシャルを発揮できる効果もあります。その結果、生産性が高くなり業績アップが期待可能です。また「働きやすさ」につながるため、入社希望者を集めやすく、人材流出を防ぐ効果も生じます。

しかし、多くの部署がテレワークかを進めるなか、経理・財務の担当者はテレワーク中も出社を余儀なくされているケースもあります。その原因は「紙」を使った業務の多さにあります。

  • 決算対応
  • 取引先への振り込み
  • 請求書の作成、押印、発送
  • 請求書の受け取り
  • 契約書類の押印、発送

など、こうした書類の処理はオフィスで一元的に処理されるのがこれまで常識でした。

他にも、郵便物の発送・受取のため、社外に持ち出せるPCがない、会計システムを使うためには会社のPCが必要、外部から社内の業務システムにアクセスできない、といった理由によって、テレワーク導入後もオフィスに出社せざるを得ない経理・財務担当者は少なくありません。

実際、ペーパーレス化は一部の企業でしか進んでいません。しかし、新型コロナウイルスが流行し、緊急事態宣言が発令された後には、国内随所で押印廃止の流れも起こっています。ICTもふまえたうえで自社の業務体制を見直しましょう。

経理・財務のテレワーク化のメリット

電子化、ペーパーレス化が進んだ場合書類のプリントアウトにかかるコストや時間なども削減できます。また、集計作業や入力作業を、いままで以上に簡略化できるでようになるでしょう。

そして、社内の様々な分野で書類申請をオンラインで行うことも可能となります。従業員はオフィス以外の場所から、隙間時間を使って書類申請を行えるため、結果的に、テレワークの推進に大きな役割を果たせます。申請ミスや差し戻しの回数が減る可能性も高まるでしょう。

出社が難しかった専門性の高い人材もテレワークであれば、協力を促すことが可能です。とくに優秀な人材を業務形態だけで失ってしまうのは惜しいことだといえます。

加えて、電子化によって様々な情報が部署内でオープンになれば、誰が何を担当しているのかも明確になります。「ある担当者にしか仕事がわからない」という業務の属人化が生じていた場合も把握できるでしょう。

注意点として、電子化、ペーパーレス化にともなうコストの問題やICTに関する教育の問題が生じます。そして、他の部門のテレワークでも同じように、情報漏洩にまつわるセキュリティの問題も企業側が徹底してリテラシーの教員を行う必要があります。

経理・財務のテレワークを実現するための方法

メリットに目を向け、リスクを解消する方法を検討するだけでもイメージがわいてくるのではないでしょうか。では、実際に移行する際にどんなポイントに気をつければいいのか、具体的に掘り下げてみましょう。

<どの書類を電子化し、どう扱っていくかを考える>
帳簿、経費精算書、領収書などの書類電子化が経理・財務のテレワーク化の第一歩となります。精算書・領収書などをスキャナーやスマホアプリなどで電子データ化し、業務では電子データを扱い、現物は別途の管理するなども1つの方法です

受け取ったデータ、データベースなどで一元管理し、内容を検索できるような保存方法を取るのが望ましいでしょう。その上で、担当者がどこにいてもテレワーク端末から電子データにアクセスできる状況を整えていきます。

<ICT環境を整備する>
テレワークに使用する際はパソコンやタブレットなどの端末を確保、支給します。できる限り、会社が用意したパソコンを支給し、業務時間外に私用させないといったルール作りも必要です。担当者が自宅のパソコンを使う場合は、スペックやOSのバージョンが業務に必要な条件を満たしているかを確認します。

経理・財務業務にあたっては、クラウド型業務システムを導入する企業もあると想定されます。業務内容、パソコンのスペック、ネットワークの状況などを考慮して、適切なシステムを導入することが大切です。

Wi-Fi環境を整えるための援助やネットワークセキュリティに対する施策も、会社側が行っていきます。VPNの導入、セキュリティポリシーの徹底、リテラシー教育などに対して研修・教育を行いましょう。

他にも、必要な事務用品の支給、OA機器や机・椅子などの購入代金の補助、自宅作業が難しい社員向けにコワーキングスペースやサテライトオフィスの確保など行う必要もあります。どこまで会社側が負担するかの線引きを明確にしましょう。結果的に、テレワークの切り替えによって、業務効率がアップし、全社の生産性や業績が高まるような状況を目指していくことがベストだといえます。

まとめ

経理・財務に関わる部署での導入に二の足を踏んでいる企業は多いといえます。しかし、実際に取り入れている企業も増えつつあり、やり方によっては他の部署への好影響を生むことが可能です。

自社の現状を把握し、どんな準備をすれば経理・財務をテレワーク化できるのかをじっくりと検討することから始めてみましょう。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

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