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テレワーク

【動画あり】テレワークとエンゲージメントの関係性を徹底解説!

新型コロナウイルスの影響により、テレワークを導入した企業も多いのではないでしょうか。今回はテレワークとエンゲージメントについての特別企画第1弾として、この2つの関係性を徹底解説!動画もございますので、ぜひこちらの記事と併せてご覧ください。本日は、テレワークとエンゲージメントについての特別企画をお届けします。

『コロナによるテレワークの現状』

56年ぶりに夏季オリンピックが日本で開催されるはずだった2020年。いったい誰がこのような事態を予測できたでしょうか。新型コロナウイルスの影響ではっきりしたことは、「会社に出社して働く」というかたちから、「離れたところで働く」ことが当たり前の世界に進んでいるということです。

士業向けの月刊誌「月刊プロパートナー」の調べによりますと、新型コロナウイルスの影響でリモートワークを導入した士業事務所は全体のうちの36.3%、これから導入予定が14.0%、以前から導入していた事務所も合わせると、6割近いところが在宅勤務、所謂テレワークを導入予定ということになります。

テレワークの導入が加速する一方で、「従業員間のコミュニケーションの課題」が浮彫になってきました。
そこで本日は、『テレワークとエンゲージメントについての特別企画第1弾』として、「テレワークとエンゲージメント」についてお伝えしていこうと思います。

そもそもエンゲージメントとは、従業員が会社の方向性を理解し、自ら意欲的に取り組み、仲間や会社に深く思い入れを持つことです。テレワークで物理的に離れた状況で、どのようにエンゲージメントを高めていくかを、考えていきましょう。今までは直接、顔を合わせてコミュニケーションできていたものが、物理的に離れていることでサポートや指導ができなくなってしまう。その結果、従業員のエンゲージメントが低下してしまう。
このような懸念は、テレワークに起因した課題のなかでも環境設備面と同様に多く挙げられています。ではここで、人材開発プラットフォーム「MotifyHR」を開発、販売している東京・恵比寿にある株式会社アックスコンサルティングに最近の状況などを伺ってみましょう。

MotifyHRは現在、500社以上のサポートを行う人材開発プラットフォームです。今回は株式会社アックスコンサルティング HRコンサルティング事業部 チーフコンサルタントの高見史弥さんにお話を伺いたいと思います。高見さんは海外でのHRイベントに数多く参加されていますので、そうした最新情報も交えてテレワークとエンゲージメントについて、お話が伺えると思います。

では、高見さん、よろしくお願いいたします。

『テレワークとエンゲージメントの関係性』

高見:
皆さんこんにちは。アックスコンサルティングの高見です。私はHRコンサルタントとして活動していて、日々、企業の人事担当者から人事の悩みを伺っています。その悩みの中でも特に多いのが、『テレワークにおけるエンゲージメントの低下』です。コミュニケーション不足によるエンゲージメントの低下には早急な対応が必要だと感じています。

実際に、弊社で5月に開催し、100名近い方にご参加いただいたウェビナーの講演内で『テレワークによって生じたデメリットはなんですか?』というアンケートを取ったところ『生産性が下がった』『評価が難しい』など4つの選択肢がある中で最も多い42%の方が『コミュニケーション不足によりマイナスの影響が出た』という回答を選択しました。

今までは同じ空間にいて、ちょっとした声かけで済んでいたものがテレワークでは直接様子を伺うことができなくなり、コミュニケーションの量・速度・頻度の3つが落ちてしまいます。テレワークでは、普段以上のコミュニケーション量を心がけることをおすすめします。
ただし、従業員同士のコミュニケーションを増やすために、単純にチャットツールを導入するなどという施策を打つことは注意が必要です。

確かに同じチームや同僚内での従業員同士のコミュニケーション量は増えるかもしれませんが、それだけではエンゲージメントの向上には直結しません。『上司や部下』『チームや部門が同じ同僚』『別部署との連携』『会社と従業員』などコミュニケーション不足が危惧される関係性は数多くあるためです。

例えば、総務や人事からの通達やお知らせです。これが現場の従業員にしっかりと伝わっておらず、従業員側からも総務・人事側からも不満が出ているというケースは実は非常に多いパターンです。実際に私もこの1ヵ月で10件以上の同僚の相談を受けました。

特に、社内ポータルサイトや社内掲示板で通達をしている企業では、社内からしかアクセスができず、テレワークでは使えないというケースもあるようで、環境整備の面からも苦労されている企業も増えています。

また、社内ポータルサイトや社内掲示板の最も大きなデメリットとして、誰が読んだのか分からないという、致命的な欠陥があります。今の社内ポータルサイトの先進的主流は、1対1のコミュニケーションに変わっていきます。「適切なタイミングで適切なコミュニケーションが取れること」「定期的に従業員のエンゲージメント状態が把握できること」そして、「人事やマネージャーがそれをリアルタイムで把握できること」の3つが重要になってきます。

そのために必要になるのが、テレワークでも円滑なコミュニケーションが出来る環境整備と従業員のエンゲージメントアップ、モチベーションアップにつながる仕組み作りです。

弊社では、「MotifyHR」というシステムを提供しており、これらの課題解決をサポートしております。人事やマネージャーは従業員や部下のフォローアップが重要な仕事になってきますが、MotifyHRではこれらのサポートを可能にしております。

テレワークが普及することによって、特にフォローが必要な従業員が実は2パターンいます。

1つが新入社員。そして、もう1つが成果が出にくい従業員です。新入社員、特に2020年卒の新卒社員に関してはコロナウイルスの影響により、入社後の研修やフォローが一切できなかったという企業も多いのではないでしょうか。実際に弊社も同様で、15人の新卒社員は入社してすぐに自宅待機になってしまいました。

しかし、人材開発チームを中心にMotifyHRを使ってフォローをしました。その具体的なフォローの内容について、人材開発チームのリーダーの村山みきさんの話をお聞きください。

『MotifyHRを活用した新入社員フォロー』

村山:
皆さんこんにちは。人材開発チームの村山みきです。私たちの部署の最近の主な仕事は、新しい社員のサポートとしてのオンボーディング、今在籍している社員のエンゲージメントを高める活用、エンゲージメントサーベイとその後のフィードバック、社内コミュニケーションづくりの社内イベント。この3つを主に行っています。

特に今回はリモートワークが始まったことにより、新卒社員とのコミュニケーションをとることを、主な業務として行って参りました。MotifyHRを使ってやったことは3つあります。

1つめは体調をチェックする。弊社では、毎日MotifyHRの体調管理のチェックをしてもらっています。今はコロナの影響もあり、毎朝体温を記載して、体調に対する一言を書いてもらいます。『36.2℃です。元気です!』や『36.5℃です。在宅で腰が痛いです…涙』などさまざまなコメントを書いてもらい、それに対してアクションを起こしてあげます。そこでコミュニケーションを増やすことで、『物理的に距離が離れていても、気にかけてもらえる』という気持ちを新卒社員に感じてもらうようにしました。
2つめはチームトーク(チャット)で、いつでも連絡を取れるような環境にするということです。研修や課題をやっているなかでさまざまな疑問が生まれます。出社をしていれば、近くの先輩に聞くこともできますし、先輩も様子を見ていつでも声をかけることができます。

今回は在宅で研修、課題を行っているのでリアルタイムな質問が難しい状況ですが、常にチャットを開いて、すぐにレスポンスができる環境を整えました。そこで文章だけだと判断した場合はすぐにオンライン会議システムを使って顔を見てコミュニケーションを取っていくということを行っていました。

3つめは新入社員との個別面談をオンラインで行ってその議事録を配属予定部門の上司に共有するということを行っていました。個別面談はかなり頻繁に行っていました。入社間もない1週目、2週目はほぼ毎日、その後は1週間に2回程度面談を行っていました。面談内容は多岐に渡ります。研修の受け方、おすすめ図書、1日の過ごし方や、休日何をやっているか、などです。

一人ひとり面談内容が違うため、全て箇条書きにして1on1のページにログを残すことで配属予定部門の上司に共有していました。そうすることで、いろいろな角度からのフォローが可能になりました。

主にこの3つの機能を使って、新卒フォローを行っていました。これ以前はメッセンジャー・ライン・メールなどでコミュニケーションを行っていましたが、それでは単なる会話だけになってしまい会社の未来の目標を共有できないということがありました。

MotifyHRには、会社からのお知らせ、研修サポートあるいは、全社員の個人情報も入っているのでみんなとのコミュニケーションの向上にとても便利な機能が備わっています。MotifyHRの一番の特徴は、『エンゲージメントサーベイ』、『オンボーディングサーベイ』などによって社員のエンゲージメント状況を可視化し、退職予備軍や上司、部下とのコミュニケーションの状況を把握する機能です。

最後に日本では、私のようなセクションの仕事『人材開発』はほとんどないのですが、同じ立場の皆さんがこの動画を見ていただき、今後皆さんとコンタクトをとれる日がきたら嬉しいです。ありがとうございました。

『MotifyHRの機能について』

高見:
今の話にもあったように、新入社員には会社に馴染んでもらうためのフォロー、成果を出してもらうためのフォロー、会社を理解してもらうためのフォローなどが必要になってきます。そして、2パターン目の成果が出にくい従業員に関しては上司の細かく丁寧なフォローが必要になってきます。

上司は当然、部下の成果を発揮させることが仕事になってくるので部下の目標管理、タスク管理、行動管理、フィードバックなどを毎日でも行っていく必要があります。MotifyHRでは、オンボーディング、エンゲージメント、あるいは実施した1on1のログや目標管理をすることが可能です。今回はスタンダードプランで使える5つの機能をご紹介します。

まず1つ目が、ニュースフィード。これは会社の方針や各自の活動を共有し、企業文化の醸成や組織の活性化が可能になります。日々のタスクや会社からの通達、研修内容、従業員同士の投稿などがSNSのように流れてきて、『いいね』や『コメント』を残すことで双方のコミュニケーションが可能です。テレワークで離れていてもコミュニケーションを取ることが可能になります。

2つ目は体調管理。これは、『今、仕事をしています』と上司やメンバーに伝え、合わせて今日の体調も報告することができ、タッチベースでのコミュニケーションが可能になる機能です。部下や同僚のコンディションをリアルタイムで把握できるので、その場でのフォローが可能です。体調管理のコメントも残せるので、最近では、新型コロナウイルスの影響もあり、毎朝体温を記載するようにして、在宅でも従業員の体調を管理している会社も増えています。

3つ目はカンパニーボード。これは人事や総務からのお知らせを更新することで全社員に一括で共有ができ、また一方通行のコミュニケーションではなく、双方のコミュニケーションが取れるようになります。メールやチャットなどで通知すると、日々の業務連絡などに紛れたり流れていってしまいますが、カンパニーボードを使えばそこに保存されます。MotifyHRのカンパニーボードを使うことによって、社内掲示板や社内ポータルサイトなどは基本的には不要になります。クラウドのシステムなので、もちろん自宅など社外からのログインが可能です。

4つ目がチームトーク。これは、部活動や委員会活動など業務に捉われないコミュニケーションを気軽にとれるトーク機能です。日々の業務連絡などだけではなく、部活動や委員会などカルチャー面でのコミュニケーションに使っている会社が多いです。

そして、最後の5つ目が従業員管理。これは組織全体や各従業員のモチベーション、体調、チェックインを一括で管理できる機能です。各自の従業員ページから、その従業員のプロフィールやエンゲージメントスコア、目標管理などもチェックすることが可能です。
タグ付けやスキルなども設定できるので、同じ趣味を持った従業員を探したり、スキルで従業員を検索することも可能です。

スタンダードプランの他にも、目標管理ができるなど4つのプランを用意しています。数あるシステムの中で、これだけ機能が揃っていて総合的に使えるのは日本でMotifyHRだけです。これからの働き方でより重要性が増してくる『人材開発プラットフォームMotifyHR』ぜひ一度ご相談ください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回重要なことが2つわかりました。

1つはテレワークにおいては、今まで以上にコミュニケーションの量・頻度・速度を意識すること。特に新入社員や成果の出にくい従業員には、より丁寧なフォローが必要になります。

もう1つはITツールを活用することによってテレワークでも従業員の状況をリアルタイムで把握できる環境を整えること。

これら2つを取り組むことによって、テレワークでも従業員のエンゲージメントを高め、離職の防止やパフォーマンスの向上に繋がっていくといえます。働き方の転換期である今、どう対応していくかが、それぞれの企業に求められています。

本日はテレワークとエンゲージメントについてお送りしました。それでは。

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