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テレワーク

人事部門もテレワークに移行するために。どんな準備が必要?

公開日:2021.5.6

社内のテレワーク化を進める中で、人事部門の扱いに苦慮している企業は多いのではないでしょうか。では、人員配置、採用活動、人材教育など、従業員と直接やりとりすることが多い人事部門は、どのようにテレワーク化していけばよいのでしょうか。

今回は、人事部門のテレワーク化について詳しくみていきましょう。

なぜ人事部のテレワーク化は難しいのか、原因を知ろう

新型コロナウイルスが流行し、緊急事態宣言が発令されたのを機に、多くの企業がテレワークを取り入れました。時間と場所の制約から解放され、柔軟な働き方を実現できるため、コロナウィルスが収束した場合でもテレワークを継続する企業が多いことが見込まれています。

テレワークへの移行が難しいと考えられている人事部門は対面での業務がメインと考えられてました。しかし、実際はオンライン採用をサポートするサービスもあることから企業の体制次第でテレワークは可能だといえます。

人事部門は、採用や評価など直に人と会う機会が多いセクションです。実際、採用面接や新人教育など「会った方が早い場面」が多いといえるでしょう。勤怠管理なども人事や総務担当社が行うのであれば、顔を合わせた方が迅速な修正がしやすいと想定されます。

また、他の部署と比べて「成果」を定量的に測りにくいため、テレワークが導入されると「部下をどうやって評価すればいいのか」「上司から何を評価されるのか」と、上司も部下も不安を覚えることになる可能性があります。しかし、企業としてルールを整えれば、テレワークでも人事部門の評価を行うことは難しくありません。

人事で抱えている仕事を洗い出し、テレワークで対応できるか判断する

労務管理や人事評価などは、社員の勤怠状況や業績を運用されているルールと照らし合わせ、テレワークでも問題なく実施できます。しかし、採用や教育は、相手と直接会えない状況では、これまでと同じようにはいきません。

また、人事と総務がひとつの部署にまとめられている企業では、書類の作成や発送・受け取りの業務、押印が必要な業務、オフィスにかかってくる電話の応対など出社しなければならない業務も想定されます。

そのため、自社の人事部門、人事総務部門が、どんな業務を扱っているのか洗い出し、テレワークで「対応できるもの」「対応できないもの」に分類していきます。対応できないものは「出社して対応する」と割り切ってしまうことで、テレワーク化を進めやすくなるでしょう。また、コストとして問題がない場合は、部分的に他社サービスを利用する方法もあります。

人事部門に限った話ではありませんが、「直接話せば済むのにメールを書かなければならない」「オンライン会議につなぐのが手間」といった点から、「テレワークになって仕事量が増えた」「ストレスになる」と感じる人も少なくありません。また、自宅でテレワークを行うケースでは「同じ空間に家族がいると仕事のスイッチが入らない」といった悩みを抱える場合もあります。この場合は、企業が集中できる環境を従業員に提供することで解決可能です。

そのため、「自社がテレワークに取り組んでいる理由」を周知し、柔軟な働き方を実現させることが企業と従業員双方のメリットにつながることを広め、不平や不満が出ないような状況を作ることが大切です。

人事部門のテレワーク化、その実践方法とは?

人事部門のテレワークを行うにあたって、採用には、普段のオンライン会議システムを面接に活用することが想定されます。画面越しのやり取りだけで不十分な部分は、潜在意識やポテンシャルをリサーチするための適性検査などを実施し、相手の資質を探るといった独自の施策も必要です。判断材料を補完していく方法が考えられます。

人材教育は、社内の業務を細かく分類し、仕事の進め方をテンプレート化していくことが大切です。「順調に進んだら次の工程へ」「トラブルが起きたから原因を探る工程へ」などと、テンプレートに従って仕事を進められるようにしておけば、入社間もない社員でも早い段階で戦力として計算できます。また、動画を活用するのも有効です。一度準備してしまえば大きな変更がない限り億年以降も使い回しが可能であるため、仕事内容の見える化にも役立つでしょう。

テンプレートや動画の整理は、既存社員の仕事への認識も変えられます。無駄な業務の洗い出しにもつながるため、業務効率アップも見込めるでしょう。さらに、先輩社員がチャットツールやオンライン会議システムを使って新人をフォローするルールを作っておけば、新人は気軽に質問ができ、先輩も新人をフォローしやすくなるため、コミュニケーションの活性化にもつながります。

テンプレートや動画、オンライン会議システムの活用ルール整備によって、OJTに代わる人材教育を実現させる意識が大切です。場合によっては、他の企業の研修を活用し、自社の研修の代替にするという方法もあるでしょう。

人事担当者の評価は以下の3つの方法が考えられます。

  1. テレワークの主体となる「業績評価」
  2. 何かを実行した回数を評価する「行動プロセス評価」
  3. 企業理念に基づいた行動ができているかを評価する「経営理念評価」

人事部門であれば、業績評価は0%とし、行動プロセス評価と経営理念評価の合計が100%となるような割合設定で評価を行います。その場合テレワーク中の評価に対する不安は解消されていくでしょう。3つの軸をどんな割合で振り分けるかは会社次第だといえます。

まとめ

緊急事態宣言によって、あわててテレワークを始めようとした結果、導入につまずいてしまった企業は、いまいちど取り組んでみる価値はあるでしょう。丁寧に準備を進めれば、人事部門もテレワーク化することができます。採用活動も人材教育も工夫次第です。

「できそうもないからやめておこう」ではなく、「どうすればできるか」に目を向けてみるのが、テレワークを推進するうえで大切なポイントです。

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この記事を書いた人

HR BLOG編集部

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