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サテライトオフィスの活用でテレワーク時代を生き抜く!

政府の要請が強まり、新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐために、テレワークは今後ますます普及していくと予想されます。そんななか注目されているのがサテライトオフィスです。その背景や、在宅勤務との違い、サテライトオフィスを活用するメリットを探っていきましょう。

サテライトオフィスの需要は確実に高まっている

本社から離れた場所、離れた地域に設置された小規模なオフィス、それがサテライトオフィスです。自宅で作業スペースを確保するのが難しい、自宅のWi-Fi環境が脆弱、オンライン会議が増え、会社支給のポケットWi-Fiがすぐに通信制限に達してしまう、といった問題を解消できるため、テレワークが推奨されるなかで確実にニーズが高まっています。

社員にとっては、本社よりも近い場所にサテライトオフィスがあれば通勤が楽になり、ラッシュも回避できるため、ウイルスに感染するリスクも軽減されます。営業担当者の活動拠点とすることで、交通費や移動時間を押さえられるといったメリットも、サテライトオフィスならではでしょう。

本社とサテライトオフィスに従業員を分散させられれば、双方でソーシャルディスタンスを保って仕事をするのも可能です。時差出勤やフレックスタイム制度も活用すれば、社内での感染リスクをよりいっそう下げられます。

総務省が2017年に行ったリサーチによると、三大都市に所在する企業の7.8%がその時点でサテライトオフィスを導入していました。また、27.5%の企業がサテライトオフィスの導入を前向きに検討していると回答していました。新型コロナウイルスの流行により、こうした数値がますます高くなっていくのは想像に難くありません。

従業員の健康を守り、通勤ストレスの軽減や、交通費や移動時間の削減にもつながることから、サテライトオフィスの導入は有効性の高い施策だと言えるでしょう。

設置エリアによって異なる3つのタイプ

サテライトオフィスは、次のような3タイプに大別されます。

都市型

本社とは別に、都市部に設置されているのが都市型サテライトオフィスです。地方に本社を持つ企業が大都市圏に設置し、営業拠点として活用するケースが分かりやすいでしょう。本社に準じた機能を持つ都市型サテライトオフィスも多く、都市部での業務が中心の社員が、本社に出向くための移動コストを抑えられます。

その一方で、ショールーム機能をはじめ、あえて本社とは異なる役割を拡充させて、ビジネスチャンスにつなげている企業も少なくありません。

郊外型

郊外から都市部に通っている従業員向けに、通勤時間短縮を狙って設置されているのが郊外型サテライトオフィスです。プライベートな時間が増えるため、育児や介護を理由に離職を検討していた従業員をつなぎとめる効果も期待できます。

事業所が多い企業では、出張先でも普段と同じような環境で働けるように、各地に郊外型サテライトオフィスを設けているケースもあります。同時に、本社内にサテライトオフィスを設けておけば、地方からの出張者向けの仕事環境を確保することも可能です。

地方型

都市部に本社を構える企業が、遠隔地に設置するのが地方型サテライトオフィスです。賃料が安価ゆえにオフィス固定費を抑えられ、ゆったりとした環境で働けるため従業員のストレス軽減も見込めます。

加えて地方在住を理由に、採用をあきらめていた優秀な人材を採用できるのも利点です。昨今は、首都圏一極型ビジネスからの脱却にも注目が集まっているため、地方を活性化させ、都市部からの人の流れを生むためにも、有効な拠点となることが考えられます。

このように3つのタイプを比較しながら、サテライトオフィスの存在意義が見えてくると「支店や支社とはどう違うの?」という疑問が浮上してくるかもしれません。基本的には、必要最低限の設備であるというのがサテライトオフィスの特色です。本社に準じた機能を持つサテライトオフィスでも、設備はシンプルな構成であるのが一般的です。

メリットとデメリットを把握して有効活用を!

サテライトオフィスを導入し、有効活用していくためには、そのメリットとデメリットをきっちりと把握しておく必要があるでしょう。

先述した通りメリットとしては、通勤ストレスの軽減、交通費の削減、プライベート時間の確保、育児・介護を理由とする離職の防止、事業拠点としての活用、地方活性化、遠方在住の人材採用などがあげられます。オフィス内の“密”を抑制できるという効果もありました。

さらに、災害やトラブルが原因で本社機能がダウンしてしまった場合には、サテライトオフィスを代替施設として活用できるため、BCP(事業継続計画)対策の一環としても活用可能です。例えば本社オフィスがウイルスのクラスターとなった場合、しばらくは建物に入れなくなってしまいますが、サテライトオフィスがあれば業務を完全にストップさせずに済みます。

さまざまなメリットがある一方で、社内コミュニケーションが停滞する不安や、情報セキュリティに関するリスクがある点がデメリットとなります。社内コミュニケーションの問題は、サテライトオフィス利用時に限らず、テレワークには必ずついて回る懸案事項です。オンライン会議やチャットツールを活用すると同時に、上長から部下に積極的なコミュニケーションを取って、企業と社員の関係性が薄れないように気を付けていきます。

情報セキュリティについては、Wi-Fiへの不正アクセスによるリスクがある他に、他の企業との共用施設をサテライトオフィスとするケースにおいて、情報の盗み見や、端末の盗難などのリスクも存在します。サテライトオフィスでは社内の機密情報は扱わない、ネットワークセキュリティーに関する教育を徹底するといった対策を講じておく必要があるでしょう。

サテライトオフィス向けには、日貸し、週貸し、月貸しなど、さまざまなプランの物件があります。特定のプロジェクトのために、スポット的にサテライトオフィスを開設するケースも考えられるでしょう。また、長期運用する前に短期間の「お試しサテライトオフィス」を設置して、有効性を探るのも一手です。

人材確保はこの先年々難しくなっていきます。社員の健康を守ると同時に、企業にとってもメリットが多いサテライトオフィスを活用することで、新しい働き方を求められるWithコロナ、Afterコロナの時代を生き残れる企業を目指していきましょう。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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