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テレワーク

Web会議システムなどテレワークに必要なツールとは?

公開日:2020.11.30

新型コロナウイルスの感染拡大により、首都圏を中心に多くの企業がテレワークを導入しています。そしてこの流れは今後も継続され、このまま定着していくと予想されています。コロナ禍以前からテレワークを導入していれば、ある程度テレワークに対する環境が整っているはずですが、コロナの影響で急遽取り入れたという企業も多く、体制の整備やシステムの準備に手間取っているケースも多いのではないでしょうか?Web会議ツールやシステムなど、テレワーク導入時に必要となる機器や環境についてまとめました。

テレワークで必須となるツールとは?

一般的なテレワークは各自自宅での作業が基本となります。そのため、互いに連絡を取り合ったり情報を共有できたりする仕組みが必須。Webカメラ付きのパソコンやスマートフォン、タブレットなどが必要です。

また、ストレスのないインターネット環境も整備しておかなくてはなりません。加えて、複数人で打ち合わせできるWeb会議システムや、会話するようにスムーズにやり取りができ、ファイルの添付なども可能なチャットツールがあれば、より円滑に業務を遂行できるでしょう。ここからは、必須となるツールを主に3つ分けて、一つひとつご説明します。

デバイスやインターネット環境

まず必要となるのが、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、ネットにつなげるためのデバイス関係。パソコンなら画面が大きく、相手の表情や資料が見やすいといったメリットが考えられます。一方、スマートフォンやタブレットを利用するメリットは、持ち運びが便利であり、場所を問わずに業務ができることです。またいずれもWebカメラやヘッドセットなどがあれば、さらにスムーズに、実際に対峙して話す環境さながらに、テレワークを続けることができるでしょう。

もう一つ、テレワークの質を大きく左右するものとして忘れてはならないのが、インターネット環境の整備です。テレワークでは、映像や音声などさまざまなデータを送受信する必要があるため、通信量が多くなります。ネットに接続する場合はWi-Fiを利用する機会が増えていると思いますが、もちろん今のWi-Fiの通信速度は十分なものが多いため、Wi-Fiでテレワークをすることは可能ではあります。

しかしWi-Fiの利用中に通信速度が不安定になり、映像が途切れたり、音声が遅れて届いたりすることも。通信状況を安定させたいなら、有線LANケーブルを利用がおすすめです。通信状況が不安定になりにくく、映像や音声も安定するため、ストレス少なくテレワークができるはずです。

Web会議システム

メールなど文字だけのコミュニケーションだと細かいニュアンスまで伝わりづらく、業務が滞ってしまう可能性も考えられます。テレワークでも対面と同じようなコミュニケーションをはかるには、Web会議システムが重宝します。会議の案内や招集機能、会議で使う資料の共有機能がついているシステムなどもあり、さらなる業務の効率化が期待できるでしょう。

チャットツール

社内での連絡はメールが中心という企業では、ちょっとした質問や連絡事項もメールで行うため、その処理に大幅に時間を割いてしまうという現象がよく見られます。メールは電話と違って、複数の人と同時にコミュニケーションできるというメリットはあるものの、従業員がそれぞれで管理しなければなりません。チャットツールを使えば、メールのメリットであるコミュニケーションの方法はそのままに、メールの整理、処理といった無駄な時間を削減することが可能になります。またメールよりも気軽に連絡が取れるため、チーム間でのコミュニケーションの活性化も期待できるでしょう。

テレワーク時の生産性をより高めるには?

前述したような必須のツールに加え、テレワークでの業務をさらに快適にし、生産性を高めるために取り入れたいのがHRシステム。オンボーディングやエンゲージメントサーベイ、希薄になりがちなコミュニケーション向上のためにも、複数の機能を持つシステムはテレワーク時の強力な助っ人になるでしょう。さらに必要に応じてバーチャルオフィスやオンラインストレージなどを用意すれば、さらに業務は捗るはずです。ここでは、主に3つのツールについて、詳しくご紹介します。

HRシステム

HRシステムとは、従業員の募集や新規採用、育成、勤怠管理、給与計算、人材評価などの人事に関する多岐に渡る業務を効率化し、生産性をあげるためのITツールです。HRシステムを使うことで、人事の目が届きづらい従業員同士のコミュニケーションや上司・部下、両方へのフィードバックが可能になり、テレワークにおいても従業員のエンゲージメントと生産性の向上が期待できます。

バーチャルオフィス

Web会議システムとチャットツールを掛け合わせたようなツールが、バーチャルオフィスです。参加しているメンバー全員と継続的に、映像と音声によるコミュニケーションやチャットが可能なため、それぞれ別の場所にいても、まるで同じ職場にいるようにパソコンの画面上で作業ができます。

オンラインストレージ

社内のデータ保存やファイルの共有を自社のサーバーで行う場合、社外からのアクセスには特別な仕組みが必要なため、情報の共有とアクセスに対する利便性が低くなってしまいます。オンラインストレージであれば、いつでもどこからでもアクセスできるので、さまざまな場所で行われるテレワークでは非常に便利です。テレワークの推進につながるうえ、サーバーの維持や初期コストの削減も期待できます。

テレワークには機器や環境の整備が重要

今後、働き方のスタンダートともなり得るテレワーク。その成功には機器や環境の整備が重要になります。基本的なツールに加え、自社に必要なシステムなどを導入することで、テレワークにおける環境をよりよくでき、オフィスでの業務以上の生産性UPも見込めるはずです。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

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