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Web会議を利用した新たな働き方!ツール導入のメリットとデメリット

公開日:2020.12.2

「After/Withコロナ」「ニューノーマル」など、新型コロナウイルスの感染拡大以降、私たちの日常生活は大きく変化しました。そして、その変化は通常となり、元に戻る可能性は少ないとも言われています。もちろん働き方も大きく変わりました。毎日の通勤に代わり自宅でのテレワークが推進され、できるだけ人と接触しない打ち合わせ、密にならない会議などが必須となりました。そこで今回は、新しい働き方の必須項目、「Web会議」のメリットとデメリット、Web会議ツールを選ぶ時のポイントなどをご紹介します。

オンライン会議のメリット

従来の会議には多くの無駄がありました。一般的に大きく分けて3つの「無駄」があると言われています。

  • 時間・・・会議の場所への移動時間。会議室を確保する時間。会議中の意思決定までの時間
  • 労力・・・会議室を確保する労力。会議資料のプリントなどの労力
  • コスト・・・移動にかかる交通費、宿泊費。資料の印刷費。会議での飲料代など

オンライン会議なら、これらの無駄を大きく減らせることができます。特にコストについては、今まで遠方の出席者と会議を行う場合に必要だった「テレビ会議」のコストも大幅に減らせます。Web会議システムであれば、テレビ会議のようにモニターや専用回線などを必要としないため、導入時の初期費用が少なく済むことが多いからです。

またオンライン会議により、働き方の幅が広がることもメリットとして考えられます。これまでは、会議に出席するためだけに在宅勤務者でも出社しなければなりませんでした。しかしオンライン会議ならどこからでも参加が可能なので、テレワーカーの負担を軽減できるでしょう。

オンライン会議のデメリット

オンライン会議にはメリットが多いとはいえ、もちろんデメリットもあります。ここでは3つのデメリットをご紹介します。

個人の通信環境に左右される

Web会議の通信状況はインターネット回線に左右されます。接続状況が悪いと会議がとぎれとぎれになったり、中断してしまtたりすることも。従来の全員が同じ部屋に集まって行う会議であれば、そのようなことはおきません。また、回線状況によって音質や画質が落ちる可能性があります。重要な情報を聞き取れなかったり、伝わらなかったりといったトラブルにつながることも懸念されます。本当に重要な会議を行う前には事前の回線チェックは必須といえるでしょう。

真意がわかりづらい

オフラインで行われる会議では、参加者の表情や態度から雰囲気を読み取ることで、相手の真意をくみ取れることがあります。しかしオンラインの会議では、実際に顔を合わせれば分かる雰囲気やふとした表情などが読み取りにくく、相手が言いたいこと、言わんとしていることが分かりにくいという難点があげられます。

大人数への対応が難しい

Web会議システムの多くは、少人数向けのものが基本です。そのため、参加する人数が多いと誰が発言したかわからなかったり、映像が小さくなることで画質が下がったりといった問題が生じることもがあります。最近では大人数向けのシステムも出てきているので、しっかりと吟味して自社に合ったものを選択することで、ある程度このデメリットを解消できるでしょう。

ツールによる違い

オンライン会議のためのツールは数多くありますが、実際にどれを使えばいいか迷いますよね。それぞれ機能には多少の差があるものの、音声やビデオ通信、テキストチャット、PCの画面共有、ファイルの送受信などの機能がベースとなっているものが多いようです。それを踏まえたうえでどれがいいか迷ったときのために、チェックすべき点をいくつかご紹介します。

音声と映像の質

音声や映像が途切れると、スムーズにWeb会議を進めることは難しいもの。実際にテストしてみて、品質をチェックすることをおすすめします。

使いやすさ

さまざまな人が参加するWeb会議では、ITリテラシーにかかわらず、誰にでも使えるツールの方がいいでしょう。操作が直感的に行えたり、公式サイトで使い方を説明していたりするものがおすすめです。

欲しい機能があるか

多くのツールは、Web会議をスムーズに進行できるだけのシステムはしっかり備わっていますが、さらに便利な機能が備わっているものもあります。用途に応じて選択しましょう。

セキュリティに対する考慮

個人情報、会社の機密情報などの漏洩を防ぐために、データ暗号化やアクセス制限などのセキュリティ対策が行われているシステムが望ましいでしょう。

自社に合ったWeb会議システムで快適に業務を

これからの時代、会議はもちろん、業務全般をオンラインでやり取りを行える環境が不可欠となっていくでしょう。自社に合ったシステムやツールはきっとあるはず。ぜひ、新たな働き方を進めるうえで適切なWeb会議の方法を見つけてください。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

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