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新入社員になぜ必要?人事担当者必見のビジネスマナー研修

公開日:2021.3.30

社会人にとってビジネスマナーは必要不可欠なものです。入社間もない新入社員であっても取引先や顧客との関係を築き、良好に保つために、早めにビジネスマナーを覚えなくてはなりません。それを教えることは会社としての義務ともいえます。そこで今回は、ビジネスマナー教育の目的、礼儀やマナーを身に付けさせるための際のポイントなどをご紹介します。

ビジネスマナー研修を行う目的

ビジネスマナー研修を実施する前には、教える人事担当者もその目的をしっかりと理解しておくことが重要です。一般的に4つの目的が考えられるでしょう。

ビジネスをスムーズに進めるため

ビジネスマナーは、取引先との信頼を築くために大切なもの。正しいビジネスマナーを身に付けることで相手に好印象を与え、人間関係もスムーズになるでしょう。もしミスが発生してしまっても、信頼関係があれば挽回の可能性が高まるはずです。

会社のイメージアップのため

たとえ新入社員であっても、対応する取引先や外部の人にとっては、その会社を代表する「顔」です。マナーがなっていなければ、会社自体のイメージを悪くしてしまう恐れがあります。逆に言うと、もし新入社員のマナーがよければイメージアップにつながるということです。新入社員含め、一人ひとりのマナーを向上させることは、会社全体にとっても大きなメリットだという意識を持って、人材育成に取り組んでみてはいかがでしょう。

取引先・顧客の満足度向上のため

マナーの基本にあるのは、相手に対する気遣いや思いやりなどの気持ち。それは形式的なルールだけをなぞればいいものではありません。自分中心ではなく、相手、つまり顧客の立場を考え、その状況に応じて「何が適切な行動か」「どうすれば円滑に進むか」を見極め、行動に移すことが必要になってきます。それができるようになれば、取引先や顧客も、その人個人に対してだけでなく会社全体に対しても、よい印象を抱くようになるでしょう。

企業理念や文化の浸透のため

たとえ入社前に会社の企業理念などを何度も学んでいたとしても、それらがしっかりと各個人に浸透するにはある程度の時間がかかるものです。だからこそビジネスマナー研修を実施し、一般マナーはもちろん会社の事業内容や社風に深く触れることが重要なのです。会社の企業理念をきちんと理解することは、社内の信頼関係や業務の進行、目標達成などを大きく左右します。

新入社員に教えるべきビジネスマナーの基本

新入社員へのビジネスマナー研修において、必ず教えたい基本項目は下記になります。

挨拶

基本中の基本である挨拶。明るい表情、自然な声で自発的に挨拶できるように教えるとよいでしょう。相手に好印象を与え、自分の存在をアピールするいいチャンスだということを理解させることも大事です。

身だしなみ

大切なことは、おしゃれであることではなく清潔感。業種などによってふさわしい装いは異なるので、自社や業界に合わせて指導するとよいでしょう。

時間厳守

出社時間はもちろん、会議や取引先との約束など、仕事をするうえで時間厳守・遅刻厳禁は当たり前ことです。さらに、スケジュールを自己管理できるような指導も必要になります。

言葉遣い

尊敬語・謙譲語の使い方を確認し、上司や取引先、顧客に対する正しい言葉使いを身につけさせましょう。会話だけでなく、メールの文面でもきちんとした敬語を使教えていきます。

電話応対

固定電話になじみのない世代が多くなってきました。そのため、新入社員が電話対応に拒否反応を示してしまうことも考えられます。基本マニュアルを用意し、ロールプレイングなどで電話対応の基本を身に付けさせましょう。

新入社員に教えるべきビジネスマナーのポイントとは?

新入社員へのビジネスマナー研修を実施する際、その方法、行動だけを学んでも、背景にある考え方、つまり「なぜそれが必要なのか」を理解していなければ、しっかり身に付きませんし、応用力も育まれないでしょう。習得をスムーズにするため、指導する際のポイントをご紹介します。

1.マナーの必要性・メリット・背景の理解を促す

なぜビジネスマナーが必要なのか、前述したような目的をしっかり伝えましょう。

2.実践を通じての体得

テキストや言葉のみで説明するのではなく、ロールプレイングなどで実践させることで、より早く、しっかりとビジネスマナーが身につくはずです。

3.サポートとフォローアップも大切

新入社員が間違っ応対や発言をしてしまっても、一方的に否定してはいけません。モチベーションが低下し、自信をなくしてしまう恐れもあります。サポートしているという意識を忘れずに、新入社員を尊重しながら取り組むようにしましょう。また、フォローアップとして最初の研修から3~6カ月後に再びマナーについて研修をするなど、確認するをかけることも有効です。

ビジネスマナー研修の際に人事担当が意識すべきこと

新入社員は例え研修であっても緊張や不安を持つものです。人事担当は、交流の場を設けたり、研修開始前にアイスブレイクを取り入れたりすることで、緊張感を和らげる工夫をしてみてもいいかもしれません。

羽ばたける社会人になるために

新入社員がビジネスマナーを身に付けられなければ、就職した会社はもちろん、今後転職しても通用しません。場合によっては必要なことも教えてもらえなくなってしまいます。将来しっかりとキャリアを積めるようになることが、会社にとっても本人にとっても望ましいことです。ビジネスマン人生のスタートである最初の会社でしっかりとビジネスマナーの重要性を理解させ、身に付けることで、会社も従業員も快適に仕事ができ、不本意な退職者が生まれない環境づくりができるはずです。

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この記事を書いた人

HR BLOG編集部

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