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社内コミュニケーションの必要性と活性化の施策とは

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社内コミュニケーションは企業に勤めるうえで、必要となるスキルです。そのため、活性化の施策を行っている企業は少なくありません。しかし、明確な目標や計画を立てずに、施策を実施しても十分な効果は得られません。

また、コミュニケーション能力が高い人がいる一方、苦手な人もいます。そうした違いを理解して配慮しつつ、社内コミュニケーションの活性化につながる施策を実施する必要があります。今回解説する内容を参考にし、社内全体のコミュニケーションを促進しましょう。

目次

社内コミュニケーションとは

社内コミュニケーションは、社内で行われている会話・情報交換・情報共有のことです。活性化することで、企業にさまざまな利益をもたらします。社内コミュニケーションについて詳しくみていきましょう。

社内コミュニケーションが必要とされる背景

必要とされる背景として働き方の多様化があります。働き方改革で、従業員の生産性の向上や職場環境の改善が優先されています。そのため、新たな働き方として、リモートワークやフレックスタイム制を導入する企業が増えているのが現状です。

こうした働き方の多様化に伴い、企業のオフィスなど従業員が同じ空間で顔を合わせて仕事を行う機会は減少しています。また、企業では非正規雇用の採用も進んでいるため、一つの企業の中でさまざまな立場の人が働いている状態です。

それに加えて、働き方の変化に伴って、従業員の意識も変化しています。日本では、これまで学校を卒業して企業に就職し、定年まで勤めることが一般的でした。

しかし、現在では転職は珍しいことではありません。従業員はよりよい環境で働きたいという理由で転職を行っています。そのため、企業は離職を防止するために、社内コミュニケーションの活性化に取り組んでいます。

社内コミュニケーションの重要性

社内コミュニケーションが十分に行われていない場合、各自の方針で仕事を進めてしまいがちでしょう。すると、チーム内で方針や業務のやり方のずれが生じたり、仕事に必要な情報共有が行われなかったりします。コミュニケーションが十分に行われている状態であれば、お互いの情報を把握しながらチーム全体で円滑に仕事を進めることが可能です。

社内コミュニケーションで必要な能力

社内コミュニケーションに必要な能力は主に以下の3つです。どのような理由で必要とされているのでしょう。

・相手の話を聴く
ビジネスにおいては、社内であっても相手との信頼関係を築くことが重要です。信頼関係を築くためには、相手の価値観などを理解する必要があります。相手の話をしっかりと聴き、信頼関係を構築しましょう。

・相手に伝える
聞く力が重要であるように、伝える力もコミュニケーション能力として重要です。自分の意見や感じたことを正確に伝えられない場合、期待した効果が得られません。また、部下に誤解を与える結果になることもあります。

たとえば、部下への指導を行う際に、正しく伝えられなければ、誤った形で理解されます。その結果、業務を誤った方法で進めてしまうなど、トラブルが起きる原因となるでしょう。

・質問力
どのような立場であっても、分からないことや疑問点などは出てくるものです。そうした疑問点などを解消するためには、質問力が重要。質問を適切に行うことができれば、疑問の解消につながるだけでなく、リスク回避が可能です。

しかし、質問力が足りなければ疑問の解消につながらず、内容を誤って理解してしまうでしょう。誤った形で質問した内容を理解すると思わぬトラブルが発生します。そのため、ビジネスにおいては質問力が必要とされています。

社内コミュニケーションが苦手な人の特徴

社内コミュニケーションに苦手意識を持っている人には、共通した特徴があります。コミュニケーションを苦手とする人には、どのような特徴があるのでしょう。

・顔色を気にしすぎる
社内コミュニケーションが苦手な人は、相手の顔色を伺いすぎる傾向があります。相手の顔色を伺うことは決して悪いことではありませんが、そればかりを気にしすぎると、自分の意見を積極的に発言できないため、円滑なコミュニケーションが取れません。

・自分が話すだけで相手の話を聞かない
コミュニケーションを行うためには、相手との相互理解が必要です。そのため、片方が一方的に話しているだけでは、成り立ちません。

社内においても同様で、自分のことだけを一方的に話す人は、社内において「話しにくい」「話のキャッチボールができない」という印象を与えてしまいます。そのため、周りから距離を取られ、コミュニケーションが取りづらい環境となるでしょう。

社内コミュニケーションが苦手だと仕事に不利になる原因

企業で働くうえで、社内コミュニケーションは必須です。そのため、コミュニケーションが苦手だと仕事に不利になるリスクもあります。ここでは、社内コミュニケーションが取れない場合に、仕事で不利になる原因に触れていきましょう。

・部下に信頼されない
部下にとって頼れる上司とは、コミュニケーション能力が高く、思いやりのある上司です。部下からみると上の立場である上司が高圧的な態度で接すれば、部下はコミュニケーションを取りたくないと思ってしまうでしょう。

仕事において上司と部下の情報共有が滞った場合、作業効率が落ちるなど職場に悪影響を及ぼします。そのため、話しかけやすい雰囲気作りや部下の意見を聞く姿勢を意識しましょう。

・顧客との信頼関係を構築しづらい
コミュニケーション能力が必要とされる職業では、能力の低さは仕事に悪影響しか与えません。例えば、顧客の要望を的確に汲み取ることが求められる営業職の場合、コミュニケーション能力が低いと意見の食い違いが生じてしまうことがあります。そのため、顧客との信頼関係を構築しづらく、成果物を提出した場合に相手から駄目だしを受けるケースもあるでしょう。

・業務の効率が落ちる
ビジネスにおいて、複数人のチームで業務を行うことは珍しくはありません。チーム作業では、誰かに仕事を依頼し、自分が誰かに仕事を依頼されることになります。しかし、コミュニケーション能力が低い場合、こうしたやり取りがうまくいきません。

また、チームで仕事を行っていない場合、コミュニケーション能力が低いと職場で孤立しがちです。職場で働くには他者との情報共有、業務の分担など協力して仕事をすることになります。そのため、コミュニケーション能力が低ければ、職場の人たちと協力関係を築くことができず、業務効率が落ちる原因にもなるでしょう。

コミュニケーションが苦手な人が意識しておきたいポイント

他の人とのコミュニケーションは社内では必須であるため、苦手だからといって避けることはできません。苦手だと感じている場合は、ここで解説するようなポイントを意識しましょう。

・目を見て話し、表情に気をつける
コミュニケーションを行ううえでは、相手の目を見て会話することが重要です。相手の目を見て会話すると相手に「話をしっかり聞いている」という印象を与えることが可能です。また、コミュニケーションにおいては、表情も大切です。不満そうな顔や無表情で話すと相手から好感を得ることができません。そのため、相手との会話では、不機嫌な顔をせず、笑顔や自然な表情でいることを意識しましょう。

・相手の話をしっかりと聞く
会話はキャッチボールと言われるように、相手が答えやすい言葉を投げかけることが重要です。そのため、「はい」か「いいえ」など一言だけで返事が出来る問いかけを行った場合、会話が続きません。

そのため、相手の言葉を引き出せるような言葉を投げかけましょう。また、相手の話に関心を持つことが大切です。相手の話に関心を示すことで、共通の話題がなくても会話を継続できるでしょう。

コミュニケーションが苦手な人が意識したい話し方のコツ

コミュニケーションの得意、不得意に限らず、社内ではコミュニケーションが必要です。苦手な場合には、ここで解説するようなコツを把握したうえで、コミュニケーションを取りましょう。

・結論から相手に伝える
説明がうまい人は、相手にわかりやすく伝えるために最初に結論を伝えています。話す順番としては結論を話した後、理由と詳細を話すようにしましょう。この順番を意識することで、相手も自分の説明を聞きやすくなります。

・話を簡潔に述べる
自分の説明が相手に伝わらない場合、聞かれていない情報や自分の意見などを含んでいないか見直してみましょう。相手にとって必要のない情報が多いと、説明のポイントがずれてしまいます。そのため、相手がどのような返事や回答を求めているかを把握し、聞かれたことに簡潔に答えることが重要です。

・5W1Hを意識する
すべての説明に必要ではないものの、説明を行う場合に意識したいのが5W1Hです。5W1Hは以下のとおりとなります。

  • What(何が)
  • When(いつ)
  • Who(誰が)
  • Where(どこで)
  • Why(なぜ)
  • How(どのように)

相手に説明をする場合には、どの項目に当てはまるのか整理してから話すようにしましょう。

社内コミュニケーション不足が企業にもたらす影響

社内コミュニケーション不足は、下記のような問題を企業に与えることになります。

問題 社内コミュニケーション不足の問題と悪影響
連携不足 必要な情報が行き届かなくなるため、非効率な組織運営しか行えない。
従業員が萎縮してしまう 自分の意見を発言しにくい環境では、どんなによい案を思いついたとしても上司などに萎縮してしまう。そのため、従業員ひとり一人がポテンシャルを十分に発揮できない。
不正が発生しやすくなる 従業員同士が無関心である場合、お互いに関心を抱かなくなるため、不正が発生しやすくなる。社内コミュニケーション不足は企業のコンプライアンスにも悪影響を与える。

上記のような問題が発生した場合、企業の業績悪化などにつながることに加えて、大きなトラブルに発展するリスクもあります。そのため、どのような企業にとっても、社内コミュニケーション不足は大きな課題です。

社内コミュニケーションにおける課題

社内コミュニケーションの重要性を企業は認識しているものの、実際に施策を実施しても効果が出ないケースも少なくありません。ここでは、社内コミュニケーションの課題についてみていきます。

従業員が参加するモチベーションが低い

企業が社内イベントやサンクスカードなどを実施します。企業としては、ある程度の効果を期待して施策を実施するものの、従業員のモチベーションが低い場合、十分に効果を発揮できません。そのため、施策に取り組んだとしても長続きせず途中で終わってしまう可能性が高いです。

施策の成果を把握できない

コミュニケーションが不足している企業が最も問題視していることは、従業員間で情報共有が十分にされないため、業務の生産性や効率性が落ちることです。たとえば、複数の部署が関連するような協働プロジェクトで進捗管理が十分に出来ない場合、トラブルが発生した際に、迅速な対応を取ることができません。

コミュニケーション不足を解消するための施策は、全社的に取り組むものであるため、個人や部署ごとにどのような効果があったのか正確に把握できません。

コミュニケーションのタイミングを把握できない

オフィス勤務であれば、休憩時間や相手の空いている時間を見計らってコミュニケーションを取ることが可能です。しかし、リモートワークなどの場合、どのタイミングで話かければよいのか分からないというケースが多く、どの企業でも問題視されています。

部門間や事業所での連携が取れていない

同じ会社に勤務していても、部署間や事業者間は社内コミュニケーションが上手く取れません。部署間の交流が希薄で、最低限の業務連絡しか行っていない場合もあるでしょう。そのようなケースでは、同じチームのメンバーであっても情報共有が上手くできないという問題が生じます。

社内コミュニケーションが上手く取れなくなった結果、情報共有が進まず、顧客対応やプロジェクトの進行など、業務に支障がでてしまうのです。

経営層と従業員との関係性

経営層と従業員には上下関係があるため、経営層を前にすると従業員は恐縮してしまうことがあり、コミュニケーションは取りにくいものです。小規模な企業であれば取りやすいものの、大企業ではまともに取れないことも珍しくはありません。経営者がコミュニケーションを避けている状態である場合、経営理念や経営方針などが理解されにくくなるでしょう。

コミュニケーションにおける価値観の相違

考え方が異なる人が集まる企業では、人それぞれコミュニケーションに対する価値観が異なります。コミュニケーションを取ることに積極的な人もいれば、苦手と考える人もいるため、情報や考え方に相違が生まれてしまいがちです。

だからこそ、価値観の違う人たちと業務を行っていくには、どのようにコミュニケーションをとるかが課題となります。

社内コミュニケーションツールが使いこなせない

社内コミュニケーションを活性化させ、情報共有をスムーズに行うためにツールを導入するのは有効な手段です。しかし、グループウェアやチャットツールを導入したとしても、使いにくい、使いこなせないという従業員が出てきます。そういったケースが多い場合、社内全体の課題解決にはつながりません。

社内コミュニケーションの活性化方法

社内コミュニケーションを活性化させる施策にはさまざまな手段があります。どのような施策が自社に適しているか、内容を十分に理解してから始めることが重要です。

社内報

社内報は、社内の出来事や連絡事項などを従業員向けに広報する媒体です。社内報は冊子や新聞などのように配る方法、社員食堂や休憩室などに貼る方法があります。

近年では、社内SNSなどで公開されるなどメルマガなどの電子媒体も多用されています。社内報で従業員のプロフィールやプロジェクト内容を共有することで、自社の情報を全体で共有し、帰属意識を高めることが可能です。

遠隔システム

遠隔システムとしては、Web会議やテレビ会議システムなどがあります。遠隔システムを活用することで、リモートワークで業務を行っていても、顔を合わせて会議を進められます。社内にコミュニケーションスペースなどを設置できない企業などでも、低予算で活性化を促せます。

グループウェア

グループウェアは組織内の情報共有、コミュニケーションの促進を図ることで、業務の効率化を目指すために用いるツールです。グループウェアを活用することで、一緒に働く仲間の情報や仕事の状況を一つに統合管理できます。

主な機能として以下のようなものがあります。

  • ToDo管理
  • スケジュール共有
  • ファイル共有
  • 稟議システム
  • 掲示板
  • メッセージ

グループウェアを活用すれば、遠隔地の拠点とも情報共有をスムーズにしながら業務を行えます。そのため、社内コミュニケーションの促進手段として多くの企業で利用されています。

社内SNS

社内SNSは、従業員だけで運用されるWeb上のメディアです。従業員のみがアクセス権限を持っています。運用方法は企業ごとに異なるものの、社内SNSは誰でも情報の発信が可能です。仕事関係の情報はもちろん、場合によっては業務外の情報などもアップできるため、社内報よりも活発な利用が期待できます。

社内イベント

社内イベントとしては、社員旅行のような規模の大きいものから、有志が集まって短期間で開催されるイベントがあります。社内イベントを実施することで、タテやヨコ、そして普段では関わりのない部署など、他の従業員とのコミュニケーションを持つ機会を得ることが可能です。また、イベントを動画で撮影して配信を行うことで、イベント内容を記録するだけでなく、欠席者への共有としても活用できます。

シャッフルランチ

シャッフルランチは、部署や階級に関係なくさまざまな従業員がグループで一緒にランチを取ることです。ランチで会話を重ねることで、業務中でもコミュニケーションを取りやすくなるでしょう。

1on1ミーティング

1on1ミーティングは、上司と部下の間で定期的に行う面談です。ミーティングループなどで対面で行う場合もあれば、Web会議システムを活用して遠隔地にいる人と行うこともあります。

部下が仕事を通して、内省した悩みや今後の計画などについて話すことを目的としています。必然的にコミュニケーションを取ることが可能です。部下の状況把握・モチベーションアップなどの効果を期待できます。

レクリエーション

レクリエーションとしては、スポーツ大会や部署をまたいでの趣味でつながるイベントなどがあります。レクリエーションのポイントは、「実際に対面しつつ、同じ思いを共有すること」です。思いを共有することで、組織の一体感の醸成につながります。

そのため、同じ人ばかりだけでなく、できるだけ幅広い人が参加できるようにイベント内容を工夫しましょう。また、レクリエーションは企業側が主催するよりも、従業員が主体となって企画・運営することを通して、コミュニケーションが活性化する点も把握しておきましょう。

社内研修

社員研修を行うことで、従業員一人ひとりがスキルアップし、これまでは出なかった話題や生産の向上につながるアイディアが出る場合があります。それと同時に、グループワークやワークショップなどを実施すれば、従業員同士の仲を深めることも可能です。

社内通貨

社内通貨は、社内限定で使用できる企業独自のポイントシステムです。

  • 商品やサービスと交換できる
  • 社内経費として使用できる
  • 賞与の査定対象となる
  • 現金に交換できる

上記のようにさまざまな形で従業員に還元できます。社内通貨を活用することで社内コミュニケーションの活性化、長時間労働の削減などの効果が期待できます。

在宅勤務で社内コミュニケーションを活性化させるポイント

新型コロナウイルスの影響で在宅勤務を導入した企業は多くあります。しかし、在宅勤務はコミュニケーションが取りにくいため、継続しない企業も少なくはありません。在宅勤務を実施した場合でも、以下の方法で社内コミュニケーションを活性化させましょう。

・コミュニケーションのルール設定
在宅勤務では、リアルタイムでチームメンバーが何をしているのか把握できません。また、コミュニケーションを取ろうとした時に相手が業務に集中しているということも考えられます。チャットツールでのやり取りが相手にとってストレスとなる場合もあるのです。そのため、「返信をすぐに返せない場合は返さなくてもよい」、「業務連絡などは、業務時間内に行う」など、残業にならない範囲に留めるといったルールを設定しましょう。

・文面上のやり取りだけでは不十分
メールなど文面上のやり取りだけでは、伝えられる情報が限られます。また、上司は、実際に部下の表情や仕草をみつつ、状況を判断したい場合もあるでしょう。ここで大切なことは、Web会議ツールなどでミーティングを行うなどのコミュニケーションを定期的に取り入れることです。顔のみえるコミュニケーションを行うことで、上司や部下は安心感を得られるでしょう。

・業務の見える化
在宅勤務でコミュニケーション不足になる原因は、「相手の状況が分からない」ことにあります。なぜかと言えば、相手の状況が確認できない場合、気を遣ってしまい連絡を控えてしまうこともあります。

重要なことは、それぞれの従業員の作業内容や進捗度合いを見える化することです。チームメンバーのタスクやスケジュールを把握できれば、上司が声をかけやすく、同僚もサポートできます。見える化を行う場合は、必要な機能が網羅されている専用のツールを導入しましょう。

社内コミュニケーションの活性化で得られる効果

社内コミュニケーションの活性化でさまざまな効果を得ることが可能です。ここでは、企業がどのような効果を得られるか詳しくみていきましょう。

従業員の定着率の向上

どの企業においても人手不足が重要な課題であるため、従業員の定着率向上に取り組んでいます。社内コミュニケーションが活発化すれば、同僚や上司に相談しやすい環境が形成されるため、離職も少なくなるでしょう。社内コミュニケーションの活性化で社員のエンゲージメントレベルをあげることは、定着率を維持するために重要です。

密接な連携による生産性の向上

従業員同士がコミュニケーションを活発に行うことを通して、職場内での業務分担が円滑に進むため、一人ひとりの進捗度合いを把握しやすくなります。また、部署をまたいだ情報共有が円滑に行われるため、生産性の向上などに結び付けることが可能です。

それだけでなく、会話や従業員間での情報共有が活発に行われることを通して、ひとり一人のコミュニケーション能力向上にもつながるため、顧客満足度の向上にも効果的でしょう。

企業ブランドの価値向上

社内コミュニケーションに対しての取り組みが活発なことは、企業ブランドの価値向上に役立ちます。働きやすい企業として話題になったり、メディアに取り上げられたりすれば、企業にとって有益なPR活動となります。また、勤めている従業員が満足していれば、リファラル採用などで優秀な人材を集めやすいなど、メリットも多くなります。

社内コミュニケーションの施策の実施前に目標設定が必要

社内コミュニケーションの活性化を成功させるには、施策の実施前に目標を設定し、行動することが重要です。目標が曖昧な状態では、十分な効果が期待できません。そのため、施策の効果を高めるためにも、目標設定は必ず行いましょう。

課題と目的の明確化

社内コミュニケーションの課題や目的を明確にせずに施策を行っても、効果は出ません。そのため、施策の実施前に、自社が抱える課題を洗い出したうえで、目的の明確化が必要です。
企業が抱える主な課題は以下の通りです。

  • チーム内で情報共有がなされていない
  • 従業員のモチベーションが低いため、生産性が向上しない
  • 報連相が適切に行われず、顧客満足度が向上しない
  • 従業員が定着しない

目標設定の前に自社の課題を洗い出すことで、目標となる社内コミュニケーションがみえてきます。

目標設定

社内コミュニケーションの活性化について目標設定を行う場合、課題に応じて目標を明確に定めることで、確認や改善が行いやすくなります。また、コミュニケーションの改善に関して、目標期限を設定することで、従業員の気持ちを高めるられるでしょう。

具体的な目標を設定するための方法としては、社内報や社内SNSが有効です。これらを活用することで、認識のずれを防ぎつつ、問題点を引き出せます。集めた情報をもとにして、適切な目標設定を行いましょう。

手段の選択と評価方法の設定

コミュニケーションの目標を定めた後は、自社の目的達成の手段を定めることが必要です。

具体的には、以下のように手段を選択していきます。

課題 従業員同士の情報共有が満足に行われず、業務を効率的に行えない→生産性が低い、情報共有が円滑に行われていない。
目標 生産性の向上、情報共有の活発化。
手段 グループウェアや社内SNSを活用し、社内情報が共有される仕組みを作りながら、オンライン・オフライン問わずコミュニケーションを取れる態勢を整える。
評価 社内でアンケート調査を行い、導入前後での変化を調査する。

上記のケースでは、社内コミュニケーションの施策としてグループウェアや社内SNSなどを活用しつつ、社内情報を円滑に共有できる仕組みを作ります。

それに合わせて、社内コミュニケーションの施策として、社内イベントや社内報、遠隔システムなどを実施。施策を実施してから一定期間経過後に「職場環境の改善に関するアンケート調査」を行い、評価や改善を繰り返しましょう。

社内コミュニケーション施策を実施している企業の成功事例

業務の効率化などを目的とし、さまざまな施策を実施している企業の中から、3社をピックアップしつつ、それぞれの施策内容やその効果をみていきましょう。

株式会社エル・ティー・エス

コンサルティングサービスなどを提供している株式会社エル・ティー・エスでは、7割以上の従業員が在宅勤務を行っています。オフラインの勉強会を行うことができないため、その対策としてオンライン勉強会を実施しました。勉強会を開催をするうえで、以下のようなルールを設けて運用を継続しています。

  • 隔週で曜日の固定
  • 勉強会の終了後は質問や交流の機会を設ける
  • 開始と終了の時間を固定
  • 勉強会の内容を定める

このような勉強会を開催することを通して、従業員同士の交流が進み、イベントを積極的に行うようになりました。

カルビー株式会社

カルビーは社内コミュニケーションを活性化させるために、フリーアドレス制度を導入しています。従業員は出社時に、ダーツシステムにアクセスします。そこで、3種類ある席のタイプから一つを選択するとダーツシステムが自動的に席を決定するのが特徴です。席の区分としては、以下のものがあります。

  • ソロ席:一人で集中して仕事が行える
  • 集中席:他との接触を一切立って仕事が行える
  • コミュニケーション席:4人掛けの席でコミュニケーションを取れる

その日に実施する仕事内容に合わせつつ、上記の3種類から席のタイプを選ぶことが可能です。役員もフリーアドレスであるため、場合によっては、役員と一緒の席で仕事を行う機会があります。フリースタイルの導入で、従業員同士のコミュニケーションを取ることが可能です。

株式会社コンビーズ

2週間に1回、無作為に4~5名の従業員を選んで行われる「井戸端会議」は、1時間の間でその時のテーマに沿った自由な発言の機会が与えられます。井戸端会議の内容はレコーダーに録音され、文字に起こした議事録はすべての従業員に配られるのが特徴です。自分の意見を全従業員に発信できることから、積極的な議論が繰り広げられようになり、社内コミュニケーションの活性化に寄与しています。

社内コミュニケーションの重要性を認識して活性化させよう

社内コミュニケーションの活性化は、企業にとって重要です。しかし、コミュニケーションの活性化を行うといっても、施策を実施するうえでの課題があります。また、自社にとって適した施策を実施しなければ、効果は期待できません。

そのため、自社の課題を洗い出したうえで、適した施策を実施しましょう。適切な施策を実施すれば、企業にとってよい影響を与えるため、社内コミュニケーションの重要性を意識しつつ、活性化に取り組みましょう。

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この記事を書いた人

HR BLOG編集部

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