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仕事におけるコミュニケーションの課題を解決する方法

公開日:2021.1.22

仕事においてコミュニケーションは欠かすことのできない要素です。しかし、従業員同士や上層部と現場間の交流について問題を抱えている会社はたくさんあります。そこで今回は、仕事におけるコミュニケーションの解決策をご紹介しましょう。

仕事にコミュニケーションが重要な理由

まず最初に交流することの重要性について詳しくご説明します。

風通しがよくなる

もし、従業員同士の交流の機会が増えれば、自然と社内の風通しはよくなります。お互いに伝えたいことを言い合えるようになり、考えが共有されるようになるからです。すると部下の意見や考えがきちんと上司に届くようになります。誰もが意見を言いやすい雰囲気になるのです。

モチベーションが上がる

頻繁に交流するようになれば、仲間意識も芽生えるようになります。一体感が生まれ、仕事に対するモチベーションも上げられるでしょう。職場で孤独や孤立を感じることがなくなり、みんなで協調して仕事に取り組もうという気持ちが湧いてきます。

新しいアイデアや発明が生まれる

部署内や部署間での交流が盛んになると、さまざまな意見が交わされるようになります。違った視点からの意見も聞けるようになり、そこから新しいアイデアや発明が生まれる可能性があるのです。

ストレスが軽減する

人は誰かと交流することでストレスを軽減できます。職場での会話が盛んになれば、いつでも話し相手を見つけることができて、会話の量が増えるため自然とストレスが軽減されていくでしょう。精神的に安定した状態で働けるようになるはずです。

仕事のコミュニケーションが上手くいかない理由

次に、どうして職場における交流に問題が生じるのか理由についてお伝えします。

お互いのことをよく知らない

他者との交流は、相手への理解から促されるもの。とはいっても、同じフロアにいるメンバーについて実はよく知らないということはよくあります。自分から積極的に同僚とコミュニケーションを取ろうとする人ばかりではないからです。職場にいる人の名前や顔ぐらいしか知らずにいる状況は珍しくありません。

トップの考えが現場に浸透していない

トップが社内交流の活性化を望んでも、それが現場にきちんと浸透させるのは難しいものです。先輩や後輩、同僚の間で会話することの重要性を従業員に意識させなければ、いつまで経っても課題は解決しません。特に最近は他人との交流を鬱陶しく感じる若者が多く、対策を取らなければ社内交流は増えないと考えたほうがよいでしょうす。

コミュニケーションを阻害する物理的な原因がある

オフィスの構造的な問題によって会話が阻害されるケースがあります。たとえば、それぞれのデスクが独立していて、周囲との気軽な会話が邪魔される環境。これでは活発な交流は望めません。オフィスに休憩室や喫煙室のようなみんなで集まれる場所がないことも会話が減る要因となります。落ち着いて会話できる個室や空間は会社に必要不可欠です。

ツールを上手く活用できていない

社内の交流を促進させる対策としてツールを利用するのもよくあるケースです。しかし、せっかくツールを導入してもあまり効果がなかったという事例も。これはツールを導入しただけで満足してしまい、きちんと活用させるための工夫をしなかったからです。

ツールを導入するのであれば、その意義をきちんと浸透させて、使い方を理解させます。ツールは実際に活用されなければ意味がないのです。

テレワークの急激な増加とその弊害

近年、多様な働き方が認められ、テレワークをする人が増えています。さらに、新型コロナウイルスの感染拡大により導入社数は増え、一般化し始めました。オフィスに出勤する人と自宅で仕事する人に分かれると、交流が減ってしまうのは当然のこと。顔を合わせる機会が減れば、交流も減るのです。
確かにテレワークには多くの利点があります。しかし、問題点もあることを認識せずに導入し失敗するケースは少なくないのです。テレワークの導入時には、同時に問題点を解決する対策も検討しておきましょう。

仕事のコミュニケーションの問題の課題について

コミュニケーション不足に対応するには、さまざまな課題を解決する必要があります。では、どういった課題がを考えられるでしょう。

縦のコミュニケーションが不足している

縦の交流の欠如が生じていませんか?上司と部下、あるいは上層部と現場の間における交流が足りない、減っているという状況です。縦のラインでのやり取りが不足すると、部下や現場にいる人達の悩みや不満、希望などが上に届かなくなります。そうすると部下や現場の士気も下がってしまうでしょう。モチベーションが低下し、離職率が高まる原因にもなります。とはいえ、部下から積極的に話しかけるのは難しいもの。そのため、縦の交流不足を解消するには、上の立場の人間の意識改革が必要です。

横のコミュニケーションが不足している

同僚間での交流が不足しているケース。これは業務の生産性に直接関わります。会話が不足すると協力して仕事するのにも支障が出てしまうでしょう。情報が共有されずトラブルが発生するリスクもあるのです。さまざまな問題が起きるため、横のラインの交流を活発にすることはとても大切です。

部署や拠点を越えたコミュニケーションが不足している

異なる現場にいる従業員間で交流するのはなかなか難しいもの。しかしその状態で、部署をまたいだプロジェクトに取り組むようなことになると、上手く協力体制を構築することはできません。普段からやり取りをしていないと、一緒にチームを組んでも問題が生じやすいのです。

また、異なる部署や拠点との交流が少ないと、独創的なアイデアや発想が生まれにくくなるという弊害もあります。同じ現場にいる人とだけ付き合っていると考え方が狭くなりがちなのです。時には、違う部署や拠点にいる人とやり取りをして、異なる考えや発想を吸収する必要があります。

コミュニケーション問題を解決する気がない

問題を解決しようと思っても、そもそも会話を面倒に感じていたり、企業の抱える問題を軽く考えていたりと、当事者である従業員にやる気がないケースがあります。そこで、現在の会社が抱える問題点をきちんと認識させて、積極的に当事者意識を芽生えさせましょう。

仕事におけるコミュニケーションへの対策

実際に企業で実践できる有効な対策について紹介します。

ツールを積極的に活用する

社内コミュニケーションを促進するためのツールはたくさん出ています。たとえば、チャット機能のあるツール。文字でやり取りするだけではなくビデオ通話や音声通話などの機能もあり、社内・外を問わず幅広い人とスムーズにやり取りできます。掲示板機能による情報共有や雑談を楽しめるようなツールもあります。

ツールを導入する場合には、その意義をきちんと周知させて、研修や指導によってツールの使い方を習熟させることが重要。もちろん、それぞれの会社の環境に合わせて適切なツールを選択することも大事です。

たとえば多いのは、社内SNSを導入する会社。多くの業界で活用されていて、実績豊富なツールがあります。導入に際していろいろなサポートを受けられるため、ノウハウがなくても安心です。あるいは、自社の課題解決を目的としたツールを自作する企業もあります。

ITツールを活用せず原始的な方法に頼る会社もあります。従業員同士で手紙のやり取りをさせる例などもあるのです。他者が試していない方法が自社に適していることもあり、必ずしも施策を真似る必要はありません。肝心なことは、自社の課題を正確認に認識し、必要なツールを取り入れることです。

機会を設ける

社内イベントを開催すると、異なる部署や拠点の人たちが集まり自然に交流が生まれます。会社によってイベントの内容はさまざまですが、その会社独自のイベントを行って成功しているケースもあるのです。

一般的には、新年会や忘年会、社員旅行、運動会、クリスマスパーティーなど。できるだけ大勢の参加者が集まり、みんなで一つのことに取り組めるような内容にするとよいです。

なかには独自の取り組みに成功している企業もあります。株式会社アカツキでは役員ランチ制度を実施しています。従業員が役員を指名してランチする制度で、社内の風通しをよくする効果を期待できます。実際に同社では効果があり、従業員からも好評のようです。

テレワークが増加し、新型コロナウイルスの感染リスクもあるため、イベントについて考えにくい担当者も多いようです。その場合は、オンライン上での試みを企画するという方法も。オンライン上でゲームを開催し、多くの従業員に参加してもらうと効果的でしょう。今後はオンラインが主流になる可能性もあります。

管理職への研修を行う

社内のコミュニケーションの問題を解決するためには、上の立場の人間の教育を進めるところから始めるべきです。そのためには管理職に対して研修を実施してみましょう。研修では部下との適切な会話の進め方や話しかけ方、職場のコミュニケーションを促進させるためのコツなど幅広い知識とスキルを学ぶことができ、実践的な方法を身につけることができます。

多くの場合、管理職と部下との間にはジェネレーションギャップがあるもの。年齢が10~20以上も違うと育ってきた環境や時代も異なりますます。その結果、価値観や考え方、常識、マナーなどに大きな差があるのです。このギャップを埋めていくためには、管理職のスキルが重要です。そのための実践的なスキルを学べる研修を企画しましょう。

コミュニケーションを促す制度を整える

メンター制度を導入するなど、制度を整えることでコミュニケーションを促すことが可能です。先輩社員がメンターとして新入社員をサポートします。先輩を通じて社内のさまざまな人たちとの交流を図ることができるため有用な制度です。

メンター制度では他部署の先輩社員がメンターを担当するケースが多く、自然と他部署間との交流が生まれるのもメリット。メンターを通じて、普段は出会うことのない従業員と話す機会が生まれます。そこから、新しいアイデアや発想が生じることもあるのです。

まとめ

仕事におけるコミュニケーションの問題や対策について解説しました。上司と部下、部署間で交流が生まれると、モチベーションが上がる、ストレスが軽減するなどメリットも多くなります。この記事をきっかけに、社内コミュニケーションの活発化を図ってみてはいかがでしょう。

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この記事を書いた人

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