従業員の情報管理のあるべき姿！人事情報を共有する際の注意点

従業員の情報管理は会社の根幹ともなるとても大切な項目です。人事情報は全従業員の個人情報であり、会社は機密情報として厳しく管理する義務があります。皆様の会社では従業員の情報管理はどのように行っていますか？
やり方を間違えると情報漏えい事故につながる恐れがあります。
本記事では、どのような情報をどうやって管理していくのか、どうやったら社内での情報管理がスムーズにいくのか、ポイントをお伝えしていきます。

会社で管理すべき情報の項目

従業員情報を管理する方法としては、紙書類、表計算ソフト、データベース、専用ソフトなどがあります。会社で管理すべき「従業員に関する情報」として必要な項目は、下記の通りです。

これらは単純に管理するのではなく、「いつ変わったのか」「いつから変更になるのか？」という各情報の更新日や適用日もあわせて管理します。
また、従業員の給与・賞与を算出するため、あるいは健康チェックの意味でも従業員の勤怠管理を把握することも大切です。会社が正確な勤怠管理を行う事で、過労や心身の不調を事前に防ぎ、効率的・健康的に仕事ができる環境をつくる、といったことのためにも従業員情報の管理は必須となります。

従業員から提供される情報は個人情報である

人事情報は全て従業員の個人情報であり、会社経営においては、トップシークレットといえます。これらが漏洩すると訴訟リスクにもなりかねませんので、取扱いには十分注意が必要です。個人情報データをPC画面で開いたままにしたり、メールでの誤送信やデスクに個人情報の書かれた書類を置きっぱなしにするなどの行ためはコンプライアンス上あってはいけないことです。そうした事態を未然に防ぐためにも、従業員の情報は病院のカルテや結婚式場のお客様情報と同じく、必ず保護されるべき情報であり、コンプライアンス面でも信頼される人事情報管理が必要です。

世界の基準や日本の制度が日々変化していくなかで、雇用形態の多様化により、働き方も多種多様になっています。マイナンバー制度や外国人の登用など、制度が複雑化していけば従業員管理も煩雑になりがちですが、フォーマットやシステムなどを導入し、変化する制度に適切に対応していくことが大切です。

人事情報管理の必ずおさえるべき項目

ここまでで紹介した管理すべき情報のなかで、一番大切なのは人事情報ということがおわかりいただけたと思います。人事や労務全般に関わる情報は、従業員の結婚による姓、住所の変更、出産による家族手当の支給など、社会保険手続きの際などに必要となるため、常に整備しておく必要があります。
会社の制度、福利厚生により多少の違いはありますが、一般的に必要とされている各種届出には、下記のようなものがあります。

・住所変更届…引越し、交通費支給の際に必要、地図や通勤経路も添えておくとよい
・氏名変更届…結婚などで姓名が変わった時に必要
・出生届…出産祝い、扶養手続きなどで必要
・慶弔届…忌引き、お見舞金などで必要

また、必要書類をすみやかに提出してもらうには、その規定やマニュアルをいつでも見られるようなわかりやすいところへ格納しておくとよいでしょう。情報管理するポイントとしては、フォーマットは1枚でまとめ、必要情報を凝縮することです。人事情報を取り扱うにあたり、人事情報管理規定を制定しておくと、従業員へ信頼や安心感を与えることができます。人事情報管理規定には、下記の項目を記載するとよいでしょう。

＜定めるべき人事情報管理規定＞
管理の方法
管理責任者及び部署
管理上の注意事項
収集の方法
収集しない情報
利用の原則
情報の開示と訂正
閲覧できる役職者の範囲
禁止事項
社外への伝達

基本情報と合わせて、その人のパーソナリティに関わる情報は、範囲を決めて全員が把握できるようにすることで、従業員同士の交流を円滑にすることにも役立てることができるでしょう。

従業員の情報管理はどこから線引きすべきか？

会社で情報の管理や共有を行う際、見られる情報の権限管理も非常に重要になります。ITツールで情報管理する会社が増えるなか、「このアカウントでは誰まで閲覧権限を付与するのか」を決めることはとても重要になります。アカウントごと、階層ごとの閲覧権限をしっかり定める必要があるでしょう。
また、紙面で管理する場合は、机の上に出しっぱなしにすることを避け、期日がきたら廃棄するように徹底する、鍵付きBOXに保管するなどの厳重な管理が必要になります。
情報の「どこまで」を「誰」に共有すべきなのかは、下記を参考に線引きするようにしましょう。

・住所、電話番号、健康診断結果、家族構成…個人的な情報のため同僚には開示不可
・評価、給与…同僚に開示不可、その人の評価を決める上司のみ開示、他部署には開示不可
・趣味、仕事での得意分野など…仕事を円滑に進める意味で必要な場合は、同僚・後輩・上司に開示可

まとめ

従業員の基本情報を会社で管理することは、社会保険の手続きなどで必須となるため、人事情報管理規定を用いながら厳重に管理しましょう。これら基本情報とあわせて、従業員のパーソナリティに関わるプライベート情報も取得する場合は、必ず情報の閲覧権限をどこで線引きすべきか協議したうえで、個人情報を取り扱う必要があります。きちんと範囲を決めて情報共有することで、従業員同士のコミュニケーションが円滑になる利点も大いにあるでしょう。