会社に就職をするとまず目を通すのが「就業規則」です。こちらは労働基準法などに基づいて定められた、労働者が守るべき規則で、従業員が10人以上の雇用者は必ず作成する規定になっています。会社で働く全員が知っておかなければならない情報であるといえるでしょう。
新たに就業規則を実際に会社で作成する場合、どのような規則を作ればよいのか、分からないことも出てくるはずです。この記事では就業規則の基本、そして作成のポイントから間違えやすい社内規則との違いについてもご紹介します。
目次
【就業規則】の意味をチェックしよう
改めてにはなりますが、就業規則とは一体どのような規則かを知っておくようにしましょう。
まず、就業規則とは字のとおり職場の規則のことです。これには大きく2つあり、働くにあたって必要になるマナーやルール（服務規律）、給与といった待遇についてのルール（労働条件）に分かれることを覚えておくようにしましょう。
また、就業規則はすべての使用者（雇用主）に作成が義務付けられているわけではなく、10人以上の従業員を抱えている会社が対象になります。それ以下の従業員数であれば必須ではありません。
しかし、就業規則がないと従業員は会社での働き方はもちろんのこと、待遇面についても何が正しいのかが分かりません。就業規則というのは何か起こったときに正解を示すものでもあるので、作成しておくほうが企業にとってはメリットになるでしょう。
もし10人以上の会社で就業規則を作っていなければどうなる？
就業規則の作成義務があるのにも関わらず怠ってしまった場合は、労働基準法違反となり、30万円以下の罰金が課されてしまう場合があります。また、就業規則は変更する度に変更届を提出する必要があり、提出しなかった場合も30万円以下の罰金が課されてしまう可能性があることを覚えておきましょう。
会社で就業規則を作成する意義は？
就業規則の作成は義務化されてはいますが、実際は「どうして必要なのか…」と感じている人もいるかもしれません。しかし、就業規則を作成することにはしっかりとした意義があるのです。
①社内秩序と、トラブルが起きた際に会社を守ることができる
就業規則というのは、会社にとって「公式で定めたルール」。規則を明示することで、社内の秩序を保ちやすくなります。また、もし何らかのトラブルが起きた際に就業規則があれば、それに則って素早く適切な対処が可能になります。
時には会社と従業員でトラブルが発生することもあるかもしれません。そんな時に就業規則が定まっていないと、解決が難しくなってしまいます。そういったトラブルの際に会社を守るためにも就業規則は必要になるのです。
②問題社員がいた場合の処分を適切に行うことができる
会社の経営や、管理職になりさまざまな人材と出会うと、なかには「会社の規則に合わない」と感じる従業員が出てくることもあるでしょう。規則違反の多い問題社員と出会ってしまう可能性も考えられます。
そうなると、なんらかの処分を考えなくてはならない場合も多いはず。しかし、就業規則を作成していない会社は懲戒処分が適切に行えない可能性があります。可視化されたルールがないと、どうして問題社員なのかを明確にできず、処分できない可能性があるのです。
③従業員に安心感を与えることができる
10人以上いる会社での就業規則の作成は義務化されていますが、それ以下の場合は特に義務化されていません。では、もし自分が働くとしたら、就業規則の「ある会社」「ない会社」どちらで働きたいと思うでしょうか？
「自由がいい」と就業規則をあまりよく思わない人もいるかもしれません。しかし、就業規則というのはあくまで「会社のルール」であり、自身の働き方が自由になるかどうかを決める規則ではないのです。そして理不尽な批判などを受けた際には自身を守るルールにもなり得ます。そう考えると、ルールが定まっていない会社で働くということは、不安ではないでしょうか？就業規則を作成するということは、従業員に安心感を与えることにもなるのです。
間違えやすい【就業規則】と【社内規定】の違い
就業規則と間違えやすいのが社内規定です。社内規定というのは、会社が経営を継続させることを目的としたルールで、会社の組織を大きくしていくために必要な企業理念や経営理念など、規定によって組織の文化を作るものです。
また、社内規定の種類は多く、基本経営や組織権限、人事労務、総務関連、業務管理といった、5種類ほどに分かれていると覚えておきましょう。
社内規定は日々の業務を行う際の明確な判断基準となります。例えば書類を作成した時に、「決裁権限は誰にあるのか」と悩んだ場合、社内規定を確認すればすぐに答えが見つかるでしょう。
違いとは
種類を見ていただくと分かるように、総務関連から組織権限といったさまざまな種類のルールを決められるのが社内規定です。そして、会社側と労働者の間に合意は必要ありません。
就業規則というのは、就業に関するルールのみに限られており、会社側と労働者の契約にもなるため、合意が必要になります。就業規則は従業員が10名以上になった時点で義務化され、周知も必要になるものなので、社内規定とは違うことがわかるのではないでしょうか？
会社で就業規則を作成するポイント
就業規則を作成をすることは義務化されるほど重要です。ここからは、そんな就業規則を作成する際のポイントをご紹介します。
正社員・契約社員・パート社員などの労働条件が異なる場合は、それぞれの就業規則を作成すること
会社で正社員以外の従業員を雇っているのであれば、労働条件の違いなどを反映した就業規則の作成が求められます。したがって、種別ごとの就業規則の作成が必要になるのです。
就業規則だから正社員だけでよいのでは？と作成を怠ってしまうと、違反になってしまうので気を付けるようにしてください。就業規則の違反は30万円以下の罰金を課される可能性があります。
法律に違反をした就業規則にならないこと
労働基準法に違反をした就業規則は、その部分が無効となります。いくら会社で決めるルールといっても、すべてが認められるわけではありません。
過去、育児休暇を取得した従業員について翌年度の昇給をさせないといった内容の就業規則を作成した医療法人は、育児介護休業第十条に違反をする就業規則として無効となったのです。また、医療法人は該当する従業員に対しての賠償も命ぜられているため、会社にとっては気を付けなければならない点といえるでしょう。
会社で就業規則を設けないことにはデメリットがある
就業規則の作成は従業員の人数によって義務化されていますが、10人以下の企業であれば作成しないという選択もできます。しかし、会社で就業規則を設けないことにはデメリットがたくさんあるのです。
①退職等の対応が難しくなる
さまざまな従業員が働いていると「今月で辞めたい」などと突然伝えられることもあるかもしれません。その際に社内が人手不足であったり、その退職希望者が会社にとって重要な業務を行っている従業員であれば、すぐに辞めさせると厳しい状況になります。しかし、就業規則を定めておらず退職に関する記載が無ければ、退職日の14日前までに伝えれば退職は可能。会社は受け入れざるを終えない結果になるのです。
②懲戒処分の対応ができなくなる
問題のある行動が目立つ従業員がいた場合、懲戒処分等の対応を検討することが普通でしょう。しかし、就業規則を定めていないと懲戒処分をしたとしても、相手に訴えられてしまい、最悪の場合逆に多額の賠償金を請求されてしまう…などというケースもあるのが現実です。
当然のことですが、異動などの処分や懲戒処分は、経営者だからといって自由に決定できるものではなく、就業規則がないと訴えられてしまう可能性もあります。そう考えると、就業規則というのは会社を守るためにあると考えることもできるでしょう。
③助成金の利用ができない
会社として就業規則を作成すべき最大の理由ともいえますが、もし就業規則の作成を怠っていると、助成金の利用ができないということを覚えておくようにしましょう。実は、助成金を申請できる事業の要件として就業規則を作成し、提出していることが求められています。
就業規則の作成ができていないと、大切な時に助成金の申請すらできないという状態に陥ってしまうことも。だからこそ、早めに就業規則を作成することがおすすめです。もちろん、使用者が一人で勝手に行うのではなく、従業員の同意も必要になります。
まとめ
この記事では会社で就業規則を作成する意義やメリット、またデメリットについても詳しく解説をしました。まず就業規則は「常時10人以上従業員がいる会社は届け出ることが義務であること」を覚えておくようにしましょう。
そして、就業規則を作成するということは「自社を守る」ことに直結します。何かトラブル起きたときの判断基準になるので、「10人以下の会社だからいらない」と安易に考えず、作成することがおすすめです。
