【特別企画】『HR BLOG』はMotifyHRを使いこなせているのか？（中編）

この企画はHRBLOGとMotifyHRを提供するアックスコンサルティングがMotifyHRをちゃんと使いこなせているかを暴く、特別企画です。

Presented by HR BLOG ３代目編集長 しょうへい

MotifyHRの導入波乱がいっぱい?!

しょうへい

これまでのインタビューで社内に浸透しているのは分かったけど、社内に導入するのはうまく進められたのか、問題はなかったのかとか気になってくるよね。

※前編はこちら

なみかた

そうですね、社内のコミュニケーション方法を大きく変えるってなると、いろいろ調整しなきゃいけないことがありますよね。
それでは次は総務部門にインタビューに行きましょうか？

しょうへい

そうしましょう！

私たちは人材開発部門のむらやまさんに、導入当時の話を聞くことにしました。

MotifyHRの導入で生まれた新しいコミュニケーションのかたち

なみかた

むらやまさん、インタビューへのご協力ありがとうございます！

むらやま

よろしくお願いします！
何でも聞いてくださいね

なみかた

ありがとうございます！
早速ですが、MotifyHR導入前はどんな課題がありましたか？

研修動画で内定者をオンボーディング！配信の手間も３分の１へ削減

むらやま

そうですね。まずは内定者向けの話からしますね。
もともと月に1回集まってもらって研修をしていました。でも、内定から入社までって結構長くて。1年くらいあるので、月1回研修しても気持ちが薄れてくる可能性があるんですよ。

なみかた

確かにそうかもしれませんね…

むらやま

だからその補填のために、新卒内定者向けに作成した動画をメールで配信していたのですが、これが結構たいへんだったんです。
そこでまず、この配信をMotifyHRの「コース機能」で行うようにしました。

しょうへい

なるほど。でも、MotifyHRでもメールでも結局、配信設定して配信することには変わらないし、メールにも配信予約機能があるから同じことができる。配信の手間ってメールでやってもMotifyHR使っても同じなんじゃないですか？

なみかた

なんか意地悪な質問ですね。

むらやま

確かに、配信設定をするという意味では同じように聞こえるかもしれないけど、操作性が全然違うから、実質3割くらいの時間で済んだ気がしますよ。

しょうへい

そんなにですか？でも、何が違うんですか？

むらやま

まず、メールだと、毎回の配信設定時に配信先の設定をしなくてはいけないですよね。
コース機能なら内定者研修用のコース、つまりコースの枠組みみたいなものですね。その枠組みを作って、後は、そこに研修内容を追加していくだけでいいんです。宛先の設定などがとっても楽なのと、すべての配信内容を一元管理できるので確認も簡単なんです！

※MotifyHRのコース設定画面

しょうへい

確かにそれなら、設定しやすいのかも。

むらやま

一元管理できるっていうのがいいんですよ。ちょっと恥ずかしい話ですが、導入前は動画の配信忘れをしたこともあったのですが…。MotifyHR導入後はそういうことはなくなったので、一つ前までの代の内定者と比べて不安軽減にもなっていると思います。
それに、配信した研修コンテンツがちゃんと閲覧されたかもチェックできるのでとても便利です！

なみかた

それはいいですね！メールだと開封されたかわからないですもんね。
ちなみに、内定者にはどのような内容の動画を送っているのですか？

むらやま

内定者には、ウェルカム動画と研修動画を送ってます。
ウェルカムは、部署や一緒に働く社員、特に年の近い先輩などの紹介動画で、研修動画は社会人としてアックスの社員としての考え方についての内容になってます。

しょうへい

どちらも重要そうですね！どのような効果がを狙っているんですか？

むらやま

入社前から一緒に働く仲間を知ってもらうことで、入社して働く自分をイメージしやすくなるんですよね。考え方は学生から社会人になったときのギャップをなくすためです。会社を好きになってもらって、仕事で成果を出して仲間にも認められる。そのためにとっても大切なことだと思ってます。

新入社員のオンボーディングはどのように実施？

なみかた

すごくいいと思います！
内定者が4月を迎え、新入社員になったときには、何か特別なことを行っていますか？

むらやま

新卒向けには「オンボーディングコース」をカスタマイズしての配信をしていますね。

なみかた

カスタマイズですか？

むらやま

もちろん、オンボーディングコースの初期設定内容でも十分いいものだとは思うんですけど….。いざ設定してみたら、アックスの分化に沿った内容のコンテンツを追加したくなってしまって。気が付いたら結構追加しちゃってました。

しょうへい

どんな内容を追加したんですか？

むらやま

社内で以前行った研修の内容だったり、お客様向けのセミナーだったり、課題図書だったりとかですね。

なみかた

他に新卒向けにやっていることはありますか？

むらやま

新卒限定ってわけじゃないんですが、定期的にサーベイを行って、その結果や人材開発部との1on1の内容を上司やブラシス（※）にも共有してフォローしてもらってもらったり、
サーベイレポートから見える全体的な傾向などを幹部と共有したり、各部門の部門長と教育の方向性を話し合ったり、どのようにフォローしたらいいかなどの意見交換をしています。
あとは、その内容をもとにした本人へのフィードバックなどです。

※アックス独自の新卒オンボーディングのための制度。新卒一人ずつになんでも気があるに相談できる先輩として入社2～4年目の先輩たちをブラザー、シスターとして任命します。その制度をブラザーシスター制度（通称、ブラシス）と呼んでいます。

しょうへい

かなりしっかりとサポートされてますね。MotifyHRを導入してからサポート体制が強化されたということですか？

むらやま

MotifyHRを入れたからというだけではなくて、もともと何年もかけてオンボーディングの仕方を考えては修正してを繰り返してきて、今の形があります。ただ、MotifyHRを使うことで、設定の時間の軽減や見える化が進んだので、内容をよくしたり、フィードバックに使える時間が増えたのと、もともと入っていたオンボーディングコースと併用して使うことで、研修内容の偏りもなくなったと感じています

Point
アックスでは、新卒オンボーディングのために、チームトーク機能をシーン毎に分けて活用をしている。
・新卒全体トークルーム：新卒全員でのディスカッション用
・課題別トークルーム：それぞれの研修課題ごとの質疑応答
・1on1トークルーム：1対1のやり取りになるので一人ひとりと設定
・お知らせトークルーム：人事、総務から配信する一方向のお知らせ用
※使い分けることで、オンラインでも上質なコミュニケーションがとれ、課題もスムーズに進行できた。

MotifyHR導入期は苦労と工夫でいっぱい!?

なみかた

MotifyHRの導入時に苦労したことや工夫したことなどはありました？

むらやま

導入後の定着はいろいろと苦労しましたね。
導入してすぐは、Slackとかチャットワーク、メールでいいんじゃない？という声もありました。導入直後は、ログインしてくれる人も半分以下で、どうしたらみんなが楽しくログインできるようになるのだろうと創意工夫の連続でした。そのなかで生まれたのが、その日の誕生日の人をピックアップしてみんなに伝える「お誕生日おめでとう！配信」です！

なみかた

あれいいですよね！
本当にたくさんハートが付きますよね！

むらやま

そうなんです！
あとは、社員一人ひとりに交代でやってもらっている「good&new」ですね。始める前は、嫌がる人もいるんじゃないかという意見もあったのですが、みんなけっこう楽しく参加してくれています。

なみかた

これもコメントやハートがたくさん付きますよね！

むらやま

自分のことを、他の社員に知ってもらういい機会だし、みんなのことも知れて、そこからコミュニケーションも生まれるので、始めて良かったと思ってます

しょうへい

私も毎回楽しみにしてますよ

むらやま

見てて楽しいコンテンツを入れるから、みんなが見てくれるようになるんだと思うんです。インスタやフェイスブックのように、なんとなく見た人の目に留まる、楽しいコンテンツがあることがポイントだと思っています！

なみかた

委員会や部活からの投稿もあるから、毎日いろんな投稿がされてて、バラエティーに飛んでいて飽きないですよね

むらやま

そうなんです！そういった状況をつくるために、社員の巻き込みが大切だと思ってます。

しょうへい

会社全体を巻き込んでいくうえで大変だったこととか苦労したこととかありましたか？

むらやま

特に入社したばかりの人だと、全社員が見ることができるニュースフィードへの投稿は、どうしても抵抗があるという人もいるんですよね。
だから気軽にできるコンテンツで、全員参加できるようにすることが大切だと思います。
ある程度ルール化して体験してもらうことで、コミュニケーションを取ることのハードルを下げることができたと思います。

むらやま

それと「good&new」の投稿で、今まで一度も投稿したことない人には説明が必要だったので、できるだけ分かりやすく伝えるように心掛けていました。

なみかた

重要ですよね！

むらやま

それと、以前メールで行っていた「売上報告」もMotifyHRのフィードに変えました。これは、全社向けにメールで売上を報告するルールになっていて、その売上をあげた部門の先輩や、サポートした部門の先輩方がねぎらいの返信をすることが多かったのですが、MotifyHRのフィードに変えたことで、誰でも気軽に返信や「ハート」を送れる雰囲気づくりができて、メールの時よりも「おめでとう！」のコメントの数が増えたんです！
他の部門の人でも気兼ねなくコメントできるから、売上をあげた人もたくさんの人からコメントをもらえてうれしいと思うんです

しょうへい

すごくいいですよね！

むらやま

あとは、写真の設定やプロフィールの入力のお願いを、毎月行っていました。
内定者には研修中に時間をつくって書いてもらったので問題なかったのですが、既存の社員は、各部門の部門長に協力してもらったりと、全員が入力終わるまで少し時間が掛かりましたね…。特に写真なんかは、設定する写真が自分のPCやスマホにないという人もいて、そういう場合は自撮りしてでも必ず写真を設定してもらいました。写真は必ず自分の写真を入れないといけないルールにしたんです。

なみかた

結構強引な印象を受けますね…。どうしてですか？

むらやま

アックスではもともと全社員が全社員の名前と顔を覚えられるようにするための工夫をずーっとしていて、昔は紙に印刷したものを配ったりしていたんです。
理由は単純で、みんなのことを覚えてもらって、お互いに名前を呼んでコミュニケーションをとってもらいたいからです。
だからみんな名前で呼び合うし、新しく入った社員も名前で呼ばれた方がうれしいはずなんです！

しょうへい

もし名前と顔が一致しなくても、MotifyHRに入力してあれば、印刷された紙を持ち歩く必要もないですもんね。

むらやま

だからと言って覚えなくていいわけではないですよ。笑

しょうへい

そうですよね…。

なみかた

つまり、MotifyHRを導入したことで全社的にコミュニケーションに変化があったということですよね？

むらやま

そうです！MotifyHRの導入で全社的なコミュニケーションが今まで以上に活発になりました^^

なみかた

他にも変化や変えたことなどがありますか？

MotifyHRの導入でサーベイ（社内アンケート）の回答率にも変化が!?

むらやま

アックスでは、Motify導入前から敵的に全社員向けのサーベイ（社内アンケート）を実施していましたが。MotifyHRに変えたことで、回答率が上がってきたんです。

なみかた

アンケートの回収率がよくなったのって理由はあるんですか？

むらやま

おそらくですが、以前は、自分の成績や自分の周りの人にしか興味がない、全社的なことや、他の部門の人に対してあまり興味がない人が多かったんだと思います。でも、MotifyHRを必ずチェックする習慣づくり、そして面白いコンテンツを配信し続けること。この2つを根気よく続けた結果だと思っています。

なみかた

面白いコンテンツはわかるのですが、必ずチェックする習慣はどうやって実現させたのですか？

むらやま

人事、総務からの重要な全社案内をすべてMotifyHR上で行うように変更しました。
最初は結構大変だったのですが、会社のコミュニケーションを活性化させるために必要なことだとわかっていたので。

なみかた

なるほど！結果として社内のコミュニケーション活性化にもつながっていますからね^^

しょうへい

サーベイの内容に対する反応などはどうですか？今まで答えてくれていなかった人たちが答えてくれるようになったり、MotifyHRで行うようになったことでの変化などはありましたか?

むらやま

これは、MotifyHRに変える前からそうなのですが、意見やアイデアを部門長に言えなかった人たちが、サーベイで回答してくれることがあります。別に部門長の皆さんが意見を言いづらい環境をつくっているというわけではなく、気を使ったりとか、対面で意見するのが苦手な人もいるじゃないですか。
そういう意見をもらったときは、部門長に面談時の議題にあげてもらえるように連絡したりなどのサポートを行っています。
中には辛辣な意見もありますが、必ず全員に返信するようにしています。必要に応じて1on1を実施して詳しくヒアリングしたりもしています。

しょうへい

誰かに相談出来たり聞いてもらえるだけでも楽になったり、解決策が見えたりしますよね。

むらやま

自分の意見を言える人と言えない人がいるので、言えない人の受け皿になっていると思います。サーベイを取り始める前は、直接言葉にして伝える以外の意見を言う場がありませんでした。そういった意味でもサーベイによって、より風通しの良い会社にできたと思っています。

しょうへい

受け皿になってくれる人がいることってとても安心感を与えてくれますよね！
最後の質問ですが、サーベイで集めた意見はどうしているんですか？

むらやま

本当にたくさんのアイデアをもらっているので、すべてを総務部門だけで受けようとすると時間がかかってしまうんですよね。なので、内容によって各委員会お願いして実現に向けて動いてもらったりしてます。みんなを巻き込んでの委員会活動があるからこそ、サーベイがうまくいっていると思います

今ってテレワークで出勤している人も少ないですよね。それにテレワークしてると、みんなとのつながりを感じづらいという人もいると思います。
MotifyHRがみんなのコミュニケーションの場となればうれしいです。

なみかた

そのとおりですね！

むらやま

私は人材開発部門なので、導入時の話であれば総務部門にも聞いてみるといいと思いますよ。

確かに！むらやまさんありがとうございました！

なみかた

しょうへい

むらやま

ありがとうございまーす！

中編まとめ