従業員との面談の重要性を認識している会社は多いでしょう。しかし、面談のやり方や進め方を決めるのは難しいものす。そこで、面談で聞くべき内容や質問する際の注意点についてまとめました。
面談の時には質問内容が重要なカギに
面談で質問が重要な理由について説明します。
質問の内容によって返答は変わる
質問の中身しだいで、相手の返答が変わってしまうことがあります。適切な問いかけができないと欲しい情報を得ることができなくなり面談の意味がなくなってしまうため、質問の設定には注意しましょう。
本当に聞きたいことを引き出せる質問をするべき
本当に聞きたいことを引き出せる質問内容を設定したら、それ以外の余計な質問はあまりしないようにしましょう。限られた時間で面談をしなくてはならないため、不要な質問をしてしまうと重要な質問に時間をかけられないだけでなく、部下が不満に思ってしまう可能性もあります。そうすると面談に非協力的になってしまうこともあるため注意しましょう。
優れた問いが面談の質を決める
面談の質は質問によって決まると考えましょう。そのため、低レベルな問いかけは面談全体を質の低いものにしてしまいます。そのため、事前にしっかりと面談の内容を検討するのが大事。十分に検討された質問であれば、きっと必要な回答を得ることができます。
面談での質問を考えるうえでの基本
従業員に対する面談の質問を考える際の基本的な点について説明しましょう。
一回の質問で一つの事柄のみを尋ねる
質問では、一回につき必ず一つの事柄のみを尋ねるようにしましょう。一度に多くの答えを求めると人によっては負担に感じてしまいます。従業員は自分が何を答えればよいのかわからなくなり、混乱してしまう場合も。これでは本当に聞きたい回答を引き出すことはできません。そのため、質問はできるだけシンプルでわかりやすいものにし、一つの事柄にのみ集中しましょう。
その質問でどんな答えを得たいのか、事前に考えておく
質問をする目的が曖昧な状態で面談をやっても意味がありません。どのような回答が欲しいのか具体的に考えておきましょう。
それぞれの従業員ごとに適切な質問をする
質問は画一的なものではなくて、それぞれに合わせたものにすることが大切です。その従業員に適切な質問をすることで、本心や悩み・希望を聞き出すことができます。相手の性格や価値観などを加味して、どのような質問をすると部下から本当の答えが得られるのかを考えましょう。
相手の考え方を聞くことが質問の目的
面談の大きな目的の一つは、従業員の考え方や価値観を知ることです。従業員がどのような考え方や意見を持っているのか知ることで、これからの会社の環境や方針を考えていく際にとても役立ちます。
面談の質問例
面談ではどういった質問が行われるのか、具体的な例について紹介しましょう。
現状の課題は何か？
面談では、その従業員の現在の課題を尋ねます。その理由は、従業員が何を重視して仕事をしているのか知るためです。仕事をする際に何らかの課題を設定して進めることはとても大切。課題や目標がはっきりしているならば、それを達成することを意識して仕事を進めることになり、従業員の成長に大きく寄与します。適切な課題を設定しているのか把握するためにも課題の質問は重要です。
どうしてその目標を設定したのか？
従業員の設定している課題や目標を知ったら、どうしてそのような目標を設定したのかを尋ねます。課題や目標はただ闇雲に設定しただけでは意味がなく、必ず意味や根拠があるものでなければいけないのです。どのような考え方や問題意識から目標を設定したのか、論理的に説明させましょう。
現在担当している仕事についてどう思っているのか？
今の仕事についてどのような気持ちを抱いているのかを知っておきましょう。もし、現在の仕事について不満を抱いていることがわかったならば、担当する仕事を別のものに変えたりするなど早急にフォローする必要があります。不満を抱いたまま仕事を進めていても効率が悪くなります。
目標に対してどんな成果を上げられたのか？
設定した目標についてどのような成果を上げることができたのかを尋ねます。自分で過去を振り返って、自己評価をし、成果について客観的に説明してもらいます。この工程で自分のこれまでの仕事を反省することになり、成長のためのよい機会となります。成果について自分で説明させることで、その内容を人事評価に反映することができ、本人が納得できる人事評価ができるのもメリットです。
所属する部署においてどのような貢献をしたのか？
今いる部署において、その従業員がどんな貢献をしたのか自分で説明させることは大切です。その部署やチームにおける自身の役割や貢献などを自己評価させます。もし、評価が低いようであれば、上司が適切にフォローする必要があるでしょう。
仕事について改善するべきポイントは？
改善点を聞くことは、これからの仕事における課題を見いだすために重要です。本人が自分の仕事における問題点について認識しているかを確認し、改善するべきポイントがはっきりしているならば、これからの仕事における目標を適切に設定できるでしょう。もし改善点が曖昧であれば、上司が一緒に問題点や課題を見つけ出すための協力をするようにしましょう。
どのようなキャリア形成を考えているのか？
今後のキャリア形成についてどのように考えているのかも聞いておくべき事柄です。それに対する答えによって、その従業員が向上心を持って仕事をしているか、今後も会社に在籍する意思があるかどうかがわかります。キャリア形成への希望が特に見られない場合は、退職を検討している可能性もあるため注意しましょう。
仕事に刺激を感じているのか？
現在の仕事に対して刺激を感じているかどうか尋ねます。今の仕事に刺激を感じていないならば、不満を抱いている可能性があります。物足りなさを感じて、別の新しい仕事にチャレンジしたいと考えているかもしれません。このような従業員には、できるだけ希望どおりの新しい仕事を与えることが大切です。状況を正確に把握して臨機応変な対応を素早く取ると、従業員からの信頼も得られます。
従業員との面談での質問の注意点
面談における質問を考える際、その注意点についても知っておくと、より質の高い面談が行えます。例としていくつかご紹介しましょう。
「はい」「いいえ」で答えられるような質問をしない
面談の質問では、従業員に自分の口から自分の考えを話してもらうことが大切です。そのため単純に「はい」「いいえ」で答えられるような問いにしてはいけません。これではわざわざ面談で行う必要がなくアンケート調査をすれば十分だからです。面談をするのは本人に自分で考えた言葉で語らせて、そこから本人の気持ちを読み取ることが目的です。できるだけ多くの言葉を引き出せる質問を工夫しましょう。
ただし、答えに窮する難しい質問をするのもNGです。本心を探るために、どうしても複雑な質問をしがちなのですが、あまりにも難しい質問は、面談の間にその場で即興で答えるのは困難になります。簡単すぎず難しすぎない絶妙な質問を用意しましょう。時間をかけて準備します。
質問への回答についてしっかりと分析する
面談を終えたならば、質問に対する回答についてそれぞれしっかりと分析をしましょう。どうしてそのような回答をしたのか、その理由や背景などを考えるのです。そうすれば解決するべき問題や課題が見えてくるため、具体的な対策や方針も自ずとわかります。
分析の際には心理学的な手法や知見を用いて、隠された本心を探ることが大切です。自社に分析のためのノウハウがない場合は、外注する方法もあります。従業員への面談についてコンサルティングしてくれるサービスがあり、質問の回答の分析まで任せることもできます。あるいは、分析の方法や手法について学ぶ研修を担当者に受けさせることも有効です。
従業員の出しているサインを見逃さないようにする
面談の際に従業員がサインを出してくることがあります。それは無意識に出しているケースもあり、些細なものである可能性が高いです。自分の抱えている苦しみや不満に対する小さなアピールを見逃さないようにすれば、相手の悩みにすぐに気がつくことができて早めに対応できるのです。
コロナによって従業員との面談をオンライン上で行うケースも多くなっています。この場合は、対面での面談よりもさらに従業員からのサインを認識するのが困難。従業員の表情や仕草など、少しの変化や違和感も見逃さないようにしましょう。
できるだけシンプルな質問をする
面談の質問では、従業員が何を答えるべきなのか悩まず済むように、簡単でシンプルな内容の質問を考えましょう。面談で回答するのに余計な負担をかけてはいけません。何も悩まずにスムーズに答えられるような質問が理想的です。
質問項目については、複数人でチェックする体制を整えましょう。少しでも違和感のあるものについては作り直しましょう。
事前に面談シートを作成しておく
効果的な面談を行うための手法として、よく用いられるのが面談シートです。質問項目や回答、評価結果、目標などを含めておきます。各従業員ごとにシートを作成しておくと、後で分析するときに役立ちます。会社ごとに工夫してシートを準備してみましょう。
まとめ
従業員との面談を成功させるためには、質問内容にもこだわることが大切です。何を知りたいのか明確にして、それを知るために有効な質問を考えましょう。十分に考えた質問をすることで、集めたい情報を引き出すことができ、面談が意義のあるものになります。
