業務内容や立場が違う部門同士のすれ違いに、頭を悩ませている会社も多いのではないでしょうか。仕事をスムーズに進めるためには、社内でのコミュニケーションが不可欠です。部門間のすれ違いをなくすためには、どんな対策が有効なのか探っていきましょう。
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コミュニケーション不足が原因で発生する損失を「コミュニケーションロス」と呼びます。経営幹部は、コミュニケーションロスを生じさせないように対策を練らなければなりません。
HR総研が発表した2017年の調査によると、「社内コミュニケーションに課題がある」と回答した企業は全体の約8割に及びました。また、日本法規情報が行った調査では、約6割の従業員が「職場での人間関係にストレスを感じている」と答えており、コミュニケーションの改善は多くの企業にとっての課題だと言えます。
同じ部署で、日頃から顔を合わせている同僚同士、上司と部下といった間柄であれば、仕事を進めるなかで会話し、交流を図る機会も少なくありません。しかし、異なるセクションに所属する者同士となると、「会話のきっかけがない」「誰に何を頼んでいいのかわからない」という事態に陥りがちです。
コミュニケーション不足により他部署の状況や事情がわからず、トラブルに発展してしまうケースも考えられます。営業部門が「この量ならこの納期で大丈夫だろう」と取ってきた仕事が、生産部門にとっては業務過多で、納期に間に合わず顧客の信頼を失うといった事態は避けなければなりません。
納期を守るべく残業を強いられた生産部門の従業員から不満が出る、過労によるミスで生産性が低下するといった事態も好ましくありません。
なぜ上手くいかないのか、代表的な原因を知る
積極的に社内でコミュニケーションを取るようにしている会社でも、コミュニケーションロスが生じるケースは少なくありません。リーダーの指示が曖昧、指示が二転三転する、指示を受けた側のリアクションが鈍い、わからない部分があるのに仕事を進めてしまう、といった状況ではミスが起こりやすく、損失も重なっていきます。
コミュニケーションロスが多い会社は一体感が足りず、従業員間で信頼関係を築くのが困難です。一方、コミュニケーションロスが少ない会社は、従業員同士が信頼しあい、連携して仕事を進めています。従業員は経営陣が掲げるビジョンやミッションを通じて同じ方向を向き、成果を最大化するためにコミュニケーションを活用しているのです。
そう考えると、経営陣のビジョンが従業員に浸透していない状況が、コミュニケーション不足の原因になっていると言えるでしょう。ビジョンを意識できず、同じ方向を向けていないため、従業員は自分の目の前の仕事しか見えなくなってしまうのです。
また「誰がどんな仕事を担っているのか」「どんな性格の持ち主で、何を得意としているのか」など、従業員がお互いのことを知らないために、気軽な交流ができないのもコミュニケーション不足の要因でしょう。
自分の部門を中心に考えるあまり業務全体が見えない、他の部署も同じ考えに違いないと思い込んでいる、対抗意識のある部門へのアンチ意識なども、コミュニケーションの障害となります。
部門間のコミュニケーション不足がもたらすデメリットとしては、生産性の停滞や悪化の他に、イノベーションが起こりにくくなることも知られています。異なる価値観を持つ従業員同士の交流によって、今まで思いつかなかった企画が生まれるといった化学反応が期待できず、会社は発展の機会を失っていくのです。
コミュニケーション改善に特効薬はあるか？
社内のコミュニケーションを活性化させるためには、問題が発生している箇所を明らかにする必要があります。シンプルですがアンケートを実施して従業員の声を聞くのが得策です。
社内コミュニケーションは、大きく「タテのコミュニケーション（上司と部下）」「ヨコのコミュニケーション（部門内の同僚同士）」「ナナメのコミュニケーション（タテ・ヨコ以外の箇所）」に分類できます。部門間のコミュニケーションは、ナナメのコミュニケーションに入ります。
タテのコミュニケーションを改善するにはメンター制度や1on1ミーティングが、ヨコのコミュニケーションにはサンクスメッセージやウェルカムランチなどが有効策として知られています。
ナナメのコミュニケーションを活性化する対策として、近年注目を集めているのはフリーアドレス制です。社内の座席を固定せず「どこに座ってもいい」とすることで、他部門の従業員との自然な交流が促されます。出社時にランダムで座席が指定される「オフィスダーツ制」で話題になった会社もあります。
社内イベントの実施も、ナナメのコミュニケーションを活性化するために有効です。全社的なセレモニー、スポーツイベント、無人島でのサバイバルや野外活動といった非日常体験ができる研修、社員旅行やBBQなどは、部門の垣根を超えて従業員が交流できる好機となります。こうしたイベントを単なる息抜きのレクリエーションで終わらせないためには、ナナメのコミュニケーションを活性化させる目的があると参加者が理解しているのが理想です。
他部門と協働するときは、早い段階でキックオフミーティングを開催し、プロジェクトチームの顔合わせを済ませておくと、部門間のコミュニケーションも円滑になります。ゴールを明確にし、進捗状況を確かめ合いながら仕事を進めていくことも忘れないようにしましょう。日頃の業務において、チャットツールをはじめとするITツールを活用し、誰とでもコミュニケーションしやすい空気をつくっておくのも有効です。
まとめ
コミュニケーションが正常化すると、従業員の心に安心感が生まれ、エンゲージメントが高まります。業績にも好影響が出るでしょう。さらに、部署間のつながりが緊密になれば、社内の一体感が格段に向上するだけでなく、イノベーションも起こりやすくなります。継続的に、自社に合った改善策を模索していきましょう。
