従業員との定期的な面談は大切です。しかし、目的やコツを意識せずに実施しても効果は薄いでしょう。何のために行うのか、どういった内容なら効果的なのか、面談の目的やポイントをご紹介していきます。
個別に面談を行う本当の目的
なぜ面談を行うべきなのか、それは従業員個人だけでなく、所属する部署やチーム、さらには会社全体に大きなメリットを生み出すからです。
やる気を高めることができる
チーム内の各メンバーと話し合い、やる気を引き出すのは目的の一つです。個々のメンバーと直接話をすることで、それぞれのやる気をチェックできます。そして、やる気を失っているメンバーがいる場合はきちんと話をして、悩みや不安を解決していきます。そういう環境を整えれば、従業員はやる気を出して仕事に取り組むようになります。
人事評価の質を高めるため
人事評価は本人から話を聞いて得られた情報も活用しましょう。今季の目的や達成度合い、自己評価などを聞き出し、評価の際に参考にします。人事評価を公正にできるのです。
管理者と従業員に緊張感を与えるため
定期的に面談することで、従業員は適度な緊張感を保てるようになります。そしてもちろん、面談はリーダーにとっても緊張する瞬間。程よい緊張感の持続は、チームにとって有効です。
個人面談にもさまざまな種類がある
面談といってもその種類はさまざまで、効果も異なります。そのうちのいくつかをご紹介していきましょう。
フィードバック面談
課題を自覚させて改善を促す方法です。定期的にこれまでの反省を行い、どんな問題点や課題があるのかを明確にし、今後の目標を定めます。単に面談で話を聞くだけではなく、今後に活かされるのがメリット。評価の納得度を高め、業務へのやる気がアップします。
中間面談
年度の中間に行い、年間の目標を再確認して、現状把握を促していきます。さらに後半に突入するにあたって課題を明確にして、解決方法についても確認します。
目標の達成状況がわかることや、これまでの仕事を振り返り、今後の改善点を見いだすことで年間目標達成の可能性が高まることがメリットでしょう。会社の業績向上にも大きな効果を期待できます。
目標設定面談
部下の目標を定めるのが目標設定面談です。部下の立てた目標を上司が確認し、必要に応じて目標の修正をサポートします。効果的な目標を設定できれば、部下は業務において重視するべき点が明確になり、モチベーションが上がります。ただし、あくまでも設定は部下が主体的に行うようにし、一方的に上司が目標を設定するような状況は避けなければいけません。
自己評価申告面談
部下に自己評価を促す面談です。自ら行った評価が直接人事に伝わるため、評価への納得度が高まります。また、自分でそれまでの反省をし、意識改革を図るにも有効。部下は自分の仕事を客観的に振り返り、上司に対してプレゼンテーションすることになります。きちんとアピールできれば人事評価によい影響となるため、従業員はより自発的に行動するようになるでしょう。
1on1ミーティング
近年、注目されている面談方法として1on1ミーティングがあります。1on1ミーティングはヤフー株式会社など、大手企業やITベンチャーが導入し話題になりました。ヤフー株式会社では、メンバーそれぞれの才能や情熱を解き放つことを目標とし1on1ミーティングを取り入れ、ガイドラインを策定しました。上司にはコーチングとティーチング、フィードバックのスキルを求めるなど必要な研修を実施し、万全な体制で取り組み、成功したのです。
1on1ミーティングはリーダーとメンバーによる1対1の定期的な面談で、企業ごとに独自のルールや工夫を取り入れています。企業や従業員個人に多くのメリットをもたらす方法として注目され、検討・導入している企業が増えています
1on1ミーティングで重要なのは、部下に話させることです。リーダーが9割話すような状態では意味がないので、リーダーが1on1ミーティングの意味を正しく理解して実行することが大切です。
従業員への面談の流れ
ここから1on1ミーティングを行う際の基本的な流れを説明します。
最初にしっかりと事前準備を
面談をする際には事前の準備が欠かせません。しっかりと準備を進めておくことによって、質の高い面談を実現できます。質問内容や話の進め方などを準備します。もちろん、部下も準備が大切です。これまでの仕事について振り返り、自分の行ってきた業務について自己評価をしましょう。そして、自分の言葉で内容を簡潔にまとめて、面談で伝えられるよう練習もしておくとよいでしょう。
面談の場の設定
実際に面談をどこで行うのか、場所の設定はとても大切です。基本的には上司と部下が一対一になることができて、周りに話が漏れず、落ち着ける場所を用意しましょう。適した場所がオフィスにない場合は、どこか別にスペースを借りるという方法もあります。
場所がないからといって、カフェやレストランで行うのはあまりおすすめできません。騒がしくて落ち着いて面談できない可能性が高く、場合によっては社内の機密情報が漏れてしまう恐れがあります。レンタルオフィスを活用するなど、プライベートな空間を準備て従業員が集中し安心できる環境を整えましょう。
従業員の話を中心にしつつ、上司も説明
面談では、自分がこれまでしてきた仕事について、良かった点や悪かった点などを部下自らわかりやすく話す必要があります。そのうえで、上司は部下に対して指摘するべき点やこれまでの仕事についての評価などをわかりやすく説明します。お互いがわかりやすい話をすることを心がけましょう。
互いに課題の設定をし、確認すること
面談では今後解決すべき課題を見つけます。その後、課題を意識して働くことを促します。上司が一方的に決めるのではなく、部下とよく話し合うことが大切です。
面談の内容をまとめる
面談後には、内容をまとめます。これは上司と部下がそれぞれ行うべきことで、上司が評価シートや報告書を提出して人事評価の材料とします。部下は面談の内容をまとめて、これまでの反省点とこれからの課題を明確にしていきます。今後、会社で自分の評価を高めるために何を意識するべきなのかを考えてみる機会にもなります。
面談を行う前に、人事部で面談シートのようなものを作成しておくとスムーズです。シートには、質問する項目や評価欄などを設けておき、後で面談の結果を集計し分析するのに役立つ内容にしておきましょう。人事評価にもかかわるため、社内できちんと検討し面談シートをブラッシュアップしておきます。
個別にフォローする
面談を行って発覚した課題や問題点については、随時フォローが大切です。精神的な悩みを抱えるメンバーへのサポートで休職や離職するメンバーを減らす、スキル不足のメンバーに努力を促す、アドバイスする、などのフォローが大事です。
従業員への面談のポイント
これから従業員に対して面談をする際のポイントについてまとめました。
感情的にならない
面談は常に冷静に行うべきものです。問題のある行動をした部下や課題を達成できなかった部下に対してリーダーが感情的になり怒ってしまうと、かえって逆効果になってしまい、部下が萎縮してしまう可能性もあります。パワハラと受け取られてしまいかねません。面談ではできるだけ感情的にならず、冷静に落ち着いた会話を心がけるとよいでしょう。
部下の気持ちをしっかりとつかむ
面談はフォローが大切。もし意気消沈している従業員がいたら、勇気づける言葉をかけましょう。面談は従業員の心のケアをしてやる気を高めてあげる場所でもあるのです。従業員満足度を高めて離職率を減らすにも有効でしょう。
強要して無理に説得するのではなく、きちんと理解してもらう
面談の際には問題のある従業員に対して指示やアドバイスをします。そのとき上司は、言葉遣いや態度、表情などに気をつけなくてはなりません。部下が納得していないまま強要してしまうと、部下のやる気を削ぐ結果となってしまい逆効果です。あくまでも本人に自分の問題点や課題について理解させて、自発的に自分の問題の解決に取り組めるように仕向けることが大切です。
普段から盛んに交流しておく
普段、リーダーとメンバーの交流が薄い場合は、面談も失敗しやすいようです。お互いが緊張し、本心を打ち明けることができず、重要な情報のやり取りや相互理解が進みません。そのため、社内の交流を深める施策を実施するなど、普段からリーダーとメンバーの上下の交流を活発にしておくよいです。
特に新型コロナウイルスによってテレワークが増えた今、、直接顔を合わす機会が減り交流も少なくなっています。社内イベントを開催し、積極的に交流を促してみましょう。たとえば株式会社オリエンタルランドでは、年に1度カヌー大会を実施しています。在籍するスタッフが参加し、上下の隔てなくチームで参加、カヌーのタイムを競います。そのイベントには2,000人を超える従業員・スタッフが集まるという大イベントです。このカヌー大会によってスタッフの絆は一層深まったそうです。
テレワークや距離的な問題で実際に集まるのが難しい場合、オンラインで実施する方法もあります。株式会社シティコミュニケーションズでは、オンラインじゃんけんトーナメントを行い話題になりました。同社の全社員312名がオンライン上で参加し、従業員が互いに交流できるよう促したのです。
こうした例を参考に、面談の前に自然な対話ができる関係性を熟成させておけるよう検討・実施するることが大切です。
信頼関係を意識する
面談は信頼関係を高めるよい機会です。上司は、面談という場で自分が常に部下を気にかけていることが伝わるようにしましょう。これまでの仕事を正しく評価して、きちんと褒めるべき点は褒めるのです。今後の仕事についてのアドバイスや叱咤激励の言葉も必要に応じてかけるとよいでしょう。そうすれば上司と部下の信頼関係を深められます。
まとめ
上司と部下、それぞれにとって面談は重要なことです。事前にしっかりと準備をして真剣に取り組みましょう。この記事の内容を参考にして目的やポイントを押さえ、より実りのある面談を実現させてください。
