働き方改革が叫ばれ、近頃は時短勤務などの柔軟な働き方が当たり前とされるようになってきました。しかし、そんな企業の取り組みを妨げる障害の一つに「無駄な会議」の存在があります。無駄な会議はなぜ開かれるのか？ どうすればなくせるのか？ その実情を探ってみましょう。
集まることが目的の会議は撤廃せずに中身を見直す
現代においては「就業時間内に仕事を終わらせる」のが理想の働き方です。時間の無駄遣いを助長する業務は、企業単位、部署単位で仕事を見直すことで、最小限にしていくべきだといえるでしょう。
なくすべき業務の筆頭として考えられるのが「無駄な会議」です。本当に必要な会議もあるので、短絡的に「会議時間を短くしろ、会議の回数を減らせ」とは言えませんが、必要か不必要かを見極めることは、仕事のメリハリづけや、就業時間の短縮に大きく影響を及ぼします。
どんな会議が無駄なのか。まずあげられるのは、集まることが目的になっている会議です。話し合うべき議題がないにも関わらず、定期的に開催されるミーティングなどは、形骸化している懸念があります。
ただしこうした会議が、コミュニケーションのきっかけづくりや、顔を合わせたついでに確認したかったことを尋ねる「ついで聞き」の場となっている可能性もあります。廃止するべきかどうかは、社員同士のコミュニケーションへの影響を考慮して、慎重に判断しなければなりません。
存続させる場合は、開催頻度や時間制限を見直し、ダラダラした進行をやめることで時短化していきます。また、オンラインのチャットツールを導入し、日頃の気軽なコミュニケーションを促すことで、会議室での「ついで聞き」を減らしていけるでしょう。
出席者を適正化すれば会議時間は劇的に変わる
続いて見直すべき会議は「やけに人数が多い会議」です。
一度に大量の議題について話し合おうとすると、会議室にはあちこちのセクションから人が集結します。その結果、序盤だけで用事が済む社員が終盤まで付き合わされる、終盤にしか関わりのない人が序盤から出席せざるを得ない、といった状況が生まれるのです。
「トップやリーダーの都合で、会議を開けるのは今日しかない」「広い会議室を押さえたので少人数で使うのはもったいない」といった発想で、大人数を会議室に集めることが、時短や会社の生産性にどんな影響を及ぼすのか、改めて考えてみる必要があるでしょう。
会議には、必要な社員だけが出席すれば十分です。業務を細分化し、裁量のあるスタッフをはっきりさせておけば、会議に誰を呼べばいいかはおのずと明確になるでしょう。オンラインで事前の打ち合わせを行い、資料の配布、読み込みなどを済ませておけば、大幅な時短になります。
決定権を持つ人が参加しない会議も大きな無駄につながりやすいといえます。スタッフだけで時間をかけて熟慮し、意見をひとつにまとめたものの、会議終了後に決定権をもつ人物に結論をひっくり返されてしまっては元も子もありません。
決定権を持つ人物が立ち会えない会議では、事前の相談や、途中経過の報告を丁寧に行って、ときには助言を仰ぎながら、結果が覆されずに済むようなやり方を心がけます。
無駄な会議を減らす仕事術をリーダークラスに徹底することは会社側のタスクです。またオンボーディング中の新人に伝えていくことで、社内の意識を変えていくこともできるでしょう。
何が必要で、何が無駄なのかを見極めながら、適切な方法で開催するのが、正しい会議のあり方です。開催目的を明確にし、適切な出席者で、決定権を持つ人物の管理下で行えば、会議が無駄になることはないでしょう。
時短への取り組みで、社員の意識が変われば会議も変わる
シンプルに、時短への取り組みを強化することで、社員が率先して会議の充実化を図っていくケースもあるでしょう。会議時間の短縮や無駄な会議の廃止に成功した会社では、終礼の実施、退社時間を毎朝申告するといった施策で社員の時間への意識が変わり、その他の業務にも好影響が出たそうです。
各自が抱えているタスクを付箋で張り出してチーム内で共有し、お互いの負荷を把握し合うなかで、会議のタイミングや長さをメンバー同士でコントロールしている企業もあります。
「残業代目当て」でダラダラと働く社員が生まれないような、給与体系の再考も重要です。
会議が長引いたことを理由に残業する社員が増えれば人件費がかさみますし、ダラダラしていた方が得をする体制が常態化した会社は、テキパキ働く大事な社員から見限られ、離職による人材損失を被ってしまいます。
会議時間を削れない会社は、現場での実務をアウトソーシング化するのもひとつの手段となります。仕事が煩雑化している会社は、新人の定着を主目的とするオンボーディングを強化するなかで業務内容の分析や、プロセスマッピングを行いましょう。そこに関わった社員が成長して社内に好影響を与えられるようになれば、無駄な会議は減り、残業も縮小していきます。
ただただ「無駄な会議を減らせ」という号令を出すだけでは、会社側の取り組みとしては不十分です。業務の見直しやさまざまな施策によってコントロールを試みてください。
