運用ルールを作成しましょう

 

全体のルールを決めましょう

使用目的は明確に

MotifyHRの使用を開始する前に、その目的を全社員と共有し、なにを達成したいのかを明確にしましょう。1度だけの説明で終わらせるのではなく、機会があるごとに説明し、より深く理解してもらうことが大切です。

 

ニュースフィードやチームトークへの投稿時間・送信時間

MotifyHRアプリでは通知があります。ニュースフィードやチームトーク投稿の時間や曜日など決めておきましょう。（コースの配信は8時に設定されています。）

 

既存のツールとの住み分け

これまでに使用していたツールはどうするのか、どのような内容をどこに記録するのか、わかりやすいルールを決めましょう。

業務上の頻繁な連絡とレクリエーションのためのコミュニケーションは、分けるのか、同じツールに統一するのか、最初に決めておきましょう。

 

投稿内容のルール

ニュースフィードには前向きな投稿やお知らせを、問い合わせや質問はQ&Aに、というように具体的な投稿内容のルールを決めましょう。

社内メールのような固い挨拶は必要かなど、具体的なことまで例を示した方が悩まずに投稿できます。

大切な投稿は、見逃しなどないようルールやリマインド方法を工夫しましょう。

 

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メニューごとのルールを決めましょう

ユーザー情報　（操作方法はこちら）

プロフィールに、どのような内容をどのくらい入力するのか決めましょう。

顔写真は顔がはっきりとわかる笑顔の写真を選びましょう／社員証に使用している写真を使いましょう、など明確なルールを先に示した方が登録しやすく、全体的な統一感がでます。

 

ニュースフィード投稿　（操作方法はこちら）

どのような投稿を、誰が投稿するのが決めましょう。新入社員の紹介や各種表彰、誕生のお祝い、推薦図書などがお勧めです。 楽しい投稿のつもりでも、非公式の親睦会のおもしろ写真（酔った姿等）などは賛否が分かれるので、あらかじめ決めておいた方が良いでしょう。

 

体調管理　（操作方法はこちら）

どのような理由で体調管理をするのか目的を明確にしましょう。チェックイン／チェックアウトの時間、5段階の定義、コメントの入力内容、フォローする人とフォロー方法を決めましょう。

 

チームトーク　（操作方法はこちら）

誰がチームトークを作成することができるのか、公開／非公開のルール、送信内容、送信ルール、参加ルールなどを決めましょう。送信されたメッセージに対する返信の目安も決めておくと悩むことがありません。

はじめはいくつかチームトークを作成し、各チームのリーダーを決めると良いでしょう。

 

カンパニーボード　（操作方法はこちら）

どのような内容をどのボードに書くのか明確にしましょう。また、投稿の担当者を決めましょう。これまで社内ポータルサイトなどを利用していた場合は、住み分けや移行期間を決めて情報の発信場所を明確にしましょう。

 

エンゲージメント（パルスサーベイ回答）　（操作方法はこちら）

事前に、何のためにパルスサーベイを実施するのかを従業員にしっかり伝えましょう。満足度を測りたいのか、細かい意見を吸いあげたいのか、社内環境を改善したいのか、目的によって従業員の回答が違ってきます。また、その回答に対して、どのようなフィードバックをするつもりなのかも先に伝えると安心して回答してもらえます。

 

コース（オンボーディング／カスタム）　（操作方法はこちら）

コースの実施時間や優先順位を決めましょう。業務が忙しくなると、配信コースは後回しになりがちです。毎日の実施時間を決めておくと良いでしょう。 オンボーディングコース（従業員とマネージャー）では、誰が誰のフォローをするのか、どのタイミングでどのようにするのかなど、決めておくと良いでしょう。

 

OKR　（操作方法はこちら）

会社としてOKRの定義、設定方法を明確にしましょう。OKRの運用方法を決定し、OKRと人事評価との関係を明確にするとOKRの定義や設定がスムーズになります。

 

1on1　（操作方法はこちら）

1on1ミーティングの実施ルールと、ログの入力内容を明確にしましょう。 ログの入力期限、マネージャー側のログの公開／非公開のルールもあると安心です。

 

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推奨する活用方法を明確にしましょう

推奨する使用方法

ルールを決めると同時に、推奨する活用方法も明確に示しましょう。

どのような運用をすれば、目的が達成できるのかを定期的に伝えましょう。

運用責任者が、まず自ら率先して、理想的な運用を行うことも大切です。