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内定辞退を防ぎ、内定承諾を得るためのクロージング面談の秘訣

選考が中盤に差し掛かると出てくる悩みの一つが「ぜひ入社して欲しいけど、どうしたら来てくれるのだろう?」という悩みです。
本来は、求職者を口説かず、求職者自らが進んで入社意思を固めてくれる採用がベストではあるのですが “どうしても採りたい人”は、“他の会社も採りたい人”であることが多いでしょう。
本記事では、内定者に確実に入社してもらうためのクロージング面談について解説します。

採用活動におけるクロージング面談とは

新卒採用、中途採用ともに、会社が内定を出した後に行われる面談を「クロージング面談」と呼びます。クロージング面談では、採用時の面接とは大きく異なり、求職者の本音を引き出すことが大切です。求職者は、面接の場では内定が欲しいあまり、本音とは異なる話をしている可能性があります。内定を提示したあと、確実に入社意思の決定に進んでもらうために会社が行う手法がクロージングです。

新卒採用でのクロージング面談を成功させる3つのポイント

新卒採用でのクロージング面談を成功させる3つのポイント

応募者の志向や求めていることを把握し、クロージング面談のタイミングや回数、アプローチの仕方など、戦略的に計画を立て事前準備をすることが重要になってきます。
今回はその3つのポイントをご説明します。

1.クロージング面談の適切なタイミング

新卒採用におけるクロージング面談は、学生が「この会社に入社を決めよう」と意思決定するフェーズに行います。個人でばらつきはあるものの、学生全体で考えた場合、就職活動の後ろ倒しも含め、2月〜4月くらいにタイミングがやってきます。新卒採用のスケジュールは年々変化していますが、基本的には卒業を控えたこの時期に、必ずクロージング面談を行うようにしましょう。

2. クロージング面談を成功させるための適度な接触回数

心理学の用語に「単純接触効果」というものがあります。人間は何度も同じものを見たり、聞いたりすると、それに対して次第に良い感情を抱くといいます。しかし、闇雲に接触回数を増やせば良いわけではありません。また、接触回数の少ない段階での急なクロージング面談は相手に疑念を抱かせてしまいます。クロージング面談までの順序と回数を適切に確保することが重要です。

3.相手の志向や求めていることを理解する

相手がどういう志向や欲求を持っていて、どういった判断軸で会社を選ぶのか、また何を最重要視して入社意思の決定をするのかを知っておく必要があります。例えば面接時、会話の中で出てきた何気ない言葉を書き留めておくことも大切です。より深く分析するためには、必ず適性検査を行い、結果を人事部で共有しましょう。相手の志向や求めていることが理解できれば、次のクロージング面談に役立てる事ができます。

中途採用ならではのクロージング面談のコツ

中途採用ではどの会社でも「即戦力のある人」が求められていますが、「即戦力のある人」は当然、優秀な経験や技術などを持っているため、複数の会社から内定を得ることができるのです。その結果「即戦力のある人」は内定を得た複数の会社を比較して、その中から最も条件が良く、自分の気に入った1社を選び、それ以外の会社は「内定辞退」を行います。実は、中途採用市場において、中途採用者へのクロージング面談を十分にできている会社は多くないようです。

1.新卒と中途の違いを理解する

中途採用の場合、当然ながら応募者は“一度仕事を辞めている”、もしくは“辞めようとしている” 人です。中途採用のクロージング面談がうまくいくかどうかの最大のポイントは、応募者の“仕事を辞めた本当の理由”を聞き出せているかどうかに関わっています。

2.仕事を辞めた理由を解決できるかがカギ

結局のところ、応募者は所属していた会社に何かしらの不満などの離職理由を持っており、それを解決したいがために、転職活動をしています。多くの転職者は「上司や部下との人間関係」と「労働時間や給料などの条件面」の2つを離職理由としていますが、闇雲に決めつけずに実際の応募者に離職理由をしっかりヒアリングすることが必要です。ヒアリングの後、それらを解決していく道筋や根拠を持って話すことで、応募者は安心して入社を決意することができます。

3.他社との違いをアピールする

応募者は常に「所属していた会社」と「他で内定をもらっている会社」、そして「あなたの会社」を比較しています。だからこそ、「その他の会社と同じ」では全く意味がありません。また、即戦力になる優秀な人材は奪い合いとなっていることをしっかりと意識をしたうえで、クロージング面談に望みましょう。最近では、面談時の面接官や職場の雰囲気で入社を決意する人も非常に多くなっていますので、魅力ある“雰囲気づくり”も大切です。

クロージング面談でありがちなミスは“自社都合の話ばかり”をすること

「自社のPRポイントを話したい」、「熱意をもって話をすれば求職者は興味を持ってもらえるはずだ」と「会社側が話したいことのみを話してしまう」面談を行っていませんか?
この考えは危険です。例えば誰しも1度は買い物に出かけて、お店のスタッフさんから「この商品はこんなに便利なんですよ」「こんなに良い性能がついていて、他社と比べてこんなにコストが抑えられますよ」と一方的にアピールをされたことがあると思います。しかし、欲しい物と全然違う商品を一生懸命アピールされてもその商品に魅力は感じませんよね?
それは、「一方的に話したいことを話されていて、自分が欲しい情報とは違うから」です。「就職活動」において応募者は会社選びの「軸」が決まっているため、会社側が話をしたいことを一方的に話すのではなく、「求職者の転職活動の軸に沿った、自社のPRポイントをまとめる」ことが大事でしょう。

最後の一押しが重要なカギを握る

最後の一押しが重要なカギを握る

求職者の転職活動の軸は主に4つに分類されます。

  1. 理念・ビジョン
  2. 事業内容・職務内容
  3. 社風・人(社員)
  4. 福利厚生・待遇

上記のどの軸かによって、どんな話をするのか、誰が担当するのか、という部分を事前に決めている組織は採用力が高いといえるでしょう。その中で最も重要なことは、相手の心を決める最後の一押しがあるかどうかです。
相手にいかに会社や仕事の魅力を感じさせられるか、最後に心に響くような言葉の引き出しを多く用意しているかどうかが重要です。また、このような準備がクロージング面談の成功の確率を高める秘訣ではないでしょうか。

まとめ

新卒採用・中途採用ともに、内定を提示したあとには必ずクロージング面談を行いましょう。形式的にクロージング面談を実施するのではなく、適切なタイミングと接触回数を考えて意識的に行う必要があります。相手の志向や会社選びの軸を見抜き、求職者の入社意欲をうまく引き出してください。

この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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