オンボーディング Onboarding 「新卒社員」や「中途社員」が辞めない仕組みづくり
『オンボーディング』とは、新入社員をスムーズに社内に溶け込ませ、パフォーマンスを上げさせるための一連の仕組みづくりを言います。この冊子ではHR先進国であるアメリカ企業の事例も踏まえ、人材育成のための最新のメソッドを解説。
オンボーディングの具体的な取り組み方をご紹介しています。
HRの基本
職務記述書のサンプル・テンプレートを公開！作り方から使い方まで詳しくご紹介！
公開日：2021.8.2
- オススメ
職務記述書とは、ジョブ型雇用制度の求職時や人事評価の際に使用されるもので、日本でも多くの企業で活用され始めています。職務記述書（ジョブディスクリプション）を作る際はメリット・デメリットを把握して正しく活用しなければなりません。今回は、厚生労働省の職業能力評価基準の構成も踏まえた職務記述書のクラウド管理サービス「JDベース」でも使用している、テンプレートを元に具体的な作り方を解説していきます。
目次
職務記述書（Job Description：＝ジョブディスクリプション）とは？
職務記述書とはジョブ型雇用の際に活用される従業員のポジションや職務内容、必要資格やスキルなどが記載されたものです。職務記述書によって職務内容が明確化されることによって様々なメリットがあります。特に求人時や人事評価の時に効力を発揮するため、昨今の日本では多くの企業が導入を進めています。
Job Description(ジョブディスクリプション)とも呼ばれ、IT人材雇用などの場面において海外で活用されてきました。業務の曖昧さを回避し、業務上の無駄や非効率的な部分を排除できます。専門スキルを持った人材採用においては重要な雇用管理文書です。
職務記述書の活用目的は【明確化】
職務記述書の目的は大きく分けて3つあります。職務に関連する項目を明確化することで、従業員や人事が業務内容、目標、評価などを把握しやすくなります。
求人時は職務適正の明確化。
職務経歴書に記載された内容を見ることで、職務適正を判断可能です。
人事評価時は評価項目の明確化。
職務経歴書に記載されている内容を全うできたかどうかで判断できます。職務記述書はあらかじめ公開し、お互いに理解している内容であるため、職務に求める結果について、より公平な評価を行うことが可能です。
社員教育時に成長目標の明確化。
社員の成長目標が明確化されることで社員教育プログラムの要となります。必要スキルや職務責任などの人材育成に欠かせない技術的項目から、企業理念・社風の浸透のような文化的項目でも職務記述書が活躍します。
日本で最近注目され始めた理由
時短勤務などの働き方の多様化やテレワークの浸透など、ジョブ型雇用が浸透しやすい世情に変化したことが、職務記述書が最近日本で注目され始めた理由です。
かつての日本では、ジョブ型雇用・能力主義は浸透しませんでした。しかし、現在では業務形態の変化に応じた職務記述書の運用が一般化されつつあります。
・終身雇用では企業にインセンティブがあまりない
終身雇用は職務遂行能力に関わらず定年まで給与の支払いが発生します。中途採用やスポット求人、フリーランスなどの選択肢が増加してきている理由の一つに、ジョブ型雇用のメリットが挙げられます。事前に職務記述書を提示することで必要な職務遂行能力を提示できるため、メンバーシップ型と比較すると企業が雇用のメリットを効率的に取得できます。
・テレワークが広まった後の人事評価の方法
新しい働き方の1つであるテレワークであれば、基本的に会社に出社しません。従そのため、業員の評価は能力や成果の判断で行う仕組みを作る必要があります。そのため、職務記述書をもとにした採用が大切な要素だといえるでしょう。
・必要な人材を採用しやすくなる
職務記述書を作成することで、職務や職位、スキルに合った雇用が実現しやすくなります。日本全体の問題として少子高齢化が進み、人材不足が加速していることもジョブ型雇用とジョブディスクリプションが浸透した理由の1つです。
このような背景からも、現代の日本社会では急速に「職務記述書」が浸透していると判断できます。次項からのメリット・デメリットを理解した上で自社にあった項目を策定し、職務記述書を作成していきましょう。
メリット
・生産性の向上
職務内容や職務範囲が職務記述書に明記されたことにより、自身の求められている職務内容が分かるようになります。従業員は職務内容の範囲で業務を行うことになるため、効率的に企業に貢献可能です。
・人事評価の公平化
職務目的や職務責任が職務記述書に明記された内容は人事評価に直結します。従業員の行動や成果が企業の期待に応えられているかどうかという点が客観的に分かるようになります。評価基準の曖昧さを回避することで、より公平に人事評価が行うことが可能です。
・雇用時の人材マッチ度の向上
必要スキルや資格、職務経験などを詳細に明記する事で、雇用時に希望人材との乖離を最小限に抑えることができます。雇用後にスキル不足や経験不足で想像以上に教育費用が高くなってしまうパターンや業務の質や生産性が低下する事を回避することにもつながります。
・人材育成に活かせる
職務記述書に柔軟性、行動力、協調性といった資質に関する記述や会社側が求める人物像を明記することで、社風や企業文化の醸成につなげていくことも可能です。社員にとっては「会社から何を求めているかを知れるツール」となるため、「いかに成長していくべきか」を考える道標となります。また、ときには上司やリーダーと対話する際の材料としても活用できるでしょう。
・スペシャリストの育成に向いている
職務記述書を導入した場合、細かいスペシャリストを育成しやすい状況が生まれます。メンバーシップ型雇用とは異なり基本的に人事異動がなく、ひとつの部署で担当業務に打ち込む仕事スタイルとなるためです。
デメリット
・業務範囲の拡大が難しい
職務記述書に明記されている業務範囲で完結するため、記載されていない項目については対応が難しくなることが想定されます。職務記述書の範囲外であっても会社としては従業員に柔軟に対応してほしいものの、ここで業務範囲を曖昧に拡大すると生産性の低下や雇用条件との乖離が発生します。最悪の場合、離職されてしまう可能性もあるため注意が必要です。
・ジョブローテーションができない
別の部署への理解や交流の機会が少ない点はデメリットの1つです。部署間の連携を円滑に進めるためにはコミュニケーションや別の部署の職務内容を把握する必要がありますが、職務記述書に明記された範囲外の業務は強要できません。そのためジョブローテーションができず、社員間の交流や他部署への理解が損なわれる可能性も否定できません。
・業務の属人化
同じ社員が同じ業務を長期間に渡り担当する事になるため、別の社員が穴埋めやフォローする事が難しくなります。属人化された業務は、担当者の病欠時などに誰もカバーできずに業務が停滞してしまう可能性もあるため、会社としてもフォロー体制を築く必要があります。
職務記述書の導入によって享受できるメリットは数多くあります。その一方で、全ての企業や働き方にメリットがあるわけではありません。
ゼネラリスト（広範囲にさまざまな知識、技術、スキルを有している人）を育てたい企業や異動や転勤が不可欠な企業など、一部の企業では、デメリットが上回る場合もあります。自社のスタイルに合うかどうかを確かめてから導入にふみきりましょう。
場合によっては、ジョブ型とメンバーシップ型の2つの働き方制度を把握したうえで自社にあうものを策定する必要があります。
職務記述書に必要な項目は？職業別のサンプル・テンプレートと作り方
職務記述書に必要な項目の具体例を示したうえで、それぞれの内容に合わせた作り方を解説していきます。実際に現場の声を反映したものでなければ、職務記述書を用意しても全く意味がないパターンもあるため、作成の際には注意が必要です。
職務記述書に必要な項
・ポジション
具体例：営業部本部長
管理職や職位などを明確に記載することで、企業での立ち位置を伝えます。部下の存在や他部署との関係性などを伝える事で、より正確に雇用時の職務をイメージしてもらうことが可能です。
他の企業の同職種・同ポジションと共通の表現を用いて、汎用性の高いポジション名を明記しましょう。
・職務目的
具体例：商品の利便性と価値を伝え、意匠性も含めた付加価値のある提案を行っていただきます。自社製品の比較優良項目と将来性を加味した上でお客様の利益にどのように貢献する事ができるか、などお客様の企業を理解した上での提案も必要です。商品を理解していただくための営業活動が最優先です。
上記のように業務の目的を明確化し、企業が求める本来の目的から逸れないように伝えます。業務の過程に問題はなくとも、結果的に企業が求めるものにつながらなかったという事態を回避できます。
例えば、営業活動が目的なのか、その先にある成約が目的なのか、更に先にあるリピート成約が目的なのかは明確に伝えましょう。職務内容だけでは目的が曖昧な場合もあるため、企業側がどこを目的としているのかを明確に伝える事は非常に大切です。
・職務責任
具体例：営業職務活動において、職務内容のスムーズな遂行。部下の監修・育成及びフォローアップ。製造部含む他部署との連携。
職務責任とは、職務を遂行するにあたって負うべき義務の範囲のことです。企業が従業員に求める職務上の義務を示すだけでなく、全うすべき項目となります。
営業職において、営業活動は職務責任にあたります。例えば、訪問営業を行う従業員において、事前調査や資料準備を行わない従業員は、職務責任を全うしていないと判断できるでしょう。トラブル回避のためにも、雇用前に職務責任を明確化しておくことが大切です。
・職務内容・範囲
具体例：商品理解、企業調査、営業活動（メール・電話・WEB・訪問）、プレゼンの資料作成・見積書の作成、発注手配、アフターフォロー。その他営業活動に必要と判断される項目。
部下との面談。その他営業職務に必要と思われる業務。
雇用後の就業が想像し易く、興味関心を惹く可能性の高い内容です。企業に雇用されてどんな仕事を行うのか、どこまでの範囲で行うのかを明確化します。職務内容から自身のスキルや経験が適正か判断できます。
また、部下の教育や他部署のフォロー、外部企業との連携など、どこまでの範囲が業務として割り振られるのかも記載しておくことも大切です。
・スキル・技能・資格・経験年数
具体例：普通自動車免許、officeソフトによる資料作成
職務内容を遂行するためのスキルや業務委遂行のための資格開示は必須です。スキルが無い・職務内容を遂行できない場合には明確な記述が必要です。また、職務内容のスムーズな遂行に、部下の教育業務が含まれる場合、必要とされる経験年数を明確に記載する事が望ましいといえるでしょう。
【職業別】職務記述書のサンプル・テンプレートをダウンロード
サンプルには、職業別にサンプルテキストが入っていますので、見本としてお使いください。
サンプル(PDF)を見ながら、テンプレート(xlsx)に記入していくと使いやすいです。
職務記述書の作り方
職務記述書を作成する時の３ステップ
・企業の人事方針を確認
対象となる職務記述書の項目：ポジション、階級、職務目的
企業の人事方針に沿って求める人材の特性などを決定していきます。積極的に改革をもたらす人物なのか、保守的で無難に予測できる結果を選択する人物なのかなど、スキルや技術、経験よりも大きな枠で適正となるような人材を明確にしましょう。
・職務マネージャーの確認
対象となる職務記述書の項目：職務責任、職務内容、職務範囲、スキル、技能、資格、経験
職務を遂行するうえで、必要とされるスキルや経験に詳しい人物に確認しましょう。企業の求める目的に対して、必要な業務遂行能力を明確にしなければなりません。
実際の業務を行っている従業員からヒアリングして、現場の意見を取り入れる事も重要です。一見すると他の部署からは重要とされていない部分でも、現場では非常に重要な項目が数多く存在している項目を把握しておきましょう。
・職務記述書の内容を決定
上記2件を確認後、職務記述書の内容を決定しましょう。内容を整理し、本文は分かりやすく簡潔に表記し、誤字脱字・誤った受け取り方をされないかなどを確認します。
難しく読みづらい表記は避け、汎用性の高い文言を使用して理解しやすい職務記述書を意識して作成することが大切です。
職務記述書の使い方・活用方法
職務記述書は大きく分けて3つの使い方があります。採用時、人事評価時、社員教育時です。用途が異なりますが、どちらも使用する職務記述書は同様です。
採用時での使い方
採用時には、職務内容や必要とされる資格などを事前に媒体で公開します。基本的にはWEB上の求人媒体にて公開し、書類選考の時点ではお互いに求めるものを理解している状態です。
職務記述書を公開しておくことで、求める人物像をより明確に伝えられます。募集の時点で企業が意図する人材が伝わっていれば、マッチしない人材からの応募を最小限に抑えられます。
人事評価での使い方
人事評価時には、職務記述書の内容に対して忠実に成果を上げられているかで判断します。日本では様々な観点で評価基準が設けられているものの、ジョブ型雇用の浸透している海外では職務内容が評価基準となっている企業が多いです。
職務内容と職務範囲が確定されていることから、ジョブ型雇用の方がメンバーシップ雇用型よりも職務評価が公平に行えます。
社員教育での使い方
社員教育時は、職務記述書の内容が企業文化や社風を醸成することが目的です。企業側が求める人物像を明記する事で、社員にとっては「会社から何を求めているかを知れるツール」となります。「いかに成長していくべきか」を考える道標となるだけでなく、ときには上司やリーダーと対話する際の材料としても活用可能です。
職務記述書に関するFAQ
- 【職務記述書（ジョブディスクリプション）とは？】
- Job Description：ジョブディスクリプションとも呼ばれ、ポジション・職務内容・必要資格・スキルなどが記載されたものです。
職務内容が明確化されることによって様々なメリットがあります。 - 【作成した事がないのですが、書き方や具体例はありますか？】
- こちらでサンプルとテンプレートがダウンロードできます。書き方や注意点なども詳しく解説していますので、是非ご利用ください。
- 【職務記述書は誰が作成するものですか？】
- 一般的には人事の方が作成します。人事の方が上層部や現場の従業員にヒアリングして作成していきます。企業の人事方針に則って、職務マネージャーなどの現場の意見を取り入れて必要とされるスキルや経験、求める人物像を記載しましょう。詳しくはこちら。
- 【最近日本で注目されるようになった理由は？】
- テレワークなどの導入によって会社に出社しない従業員が増えました。職務遂行能力や成果で人事評価を行う必要があるだけでなく、職務記述書のような明確化された雇用管理文書の利便性が増したため、注目されています。
- 【ジョブ型雇用とは？】
- 職務内容を明確化し、労働時間や年功序列ではなく成果で評価する雇用制度のことです。
職務記述書には複数の項目があり、従業員に求めるものが記載されています。そのため、お互いに何を求めているのかが明確になっているため、雇用後の応募の段階で、適正な職務範囲が把握可能です。 - 【作成するメリット】
- 生産性の向上、人事評価の公平化、雇用時の人材マッチ度の向上、などが挙げられます。
- 【使用するデメリット】
- 業務範囲の拡大が難しい、ジョブローテーションができない、業務の属人化、などが挙げられます。
この記事を書いた人
この記事もオススメ！
この冊子ではHR先進国であるアメリカ企業の事例も踏まえ、人材育成のための最新のメソッドを解説。
オンボーディングの具体的な取り組み方をご紹介しています。
