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1on1ミーティングを行うのなら!知っておきたい進め方や効果を得る方法

会社でこれから1on1ミーティングを実施しようと考えているなら、事前に理解し、しっかりと準備をしなければいけません。そこで、必ず知っておきたい1on1ミーティングの目的や進め方、効果を得る方法について解説いたします。

そもそも1on1ミーティングとは?どんな目的で行われるのか

1on1ミーティングとは上司と部下が1対1で定期的に面談を行うことで、さまざまな目的から実施されます。

まず、1on1ミーティングは部下の行動や学習を促すことを一つの目的としています。上司が部下に対してさまざまな質問をすることで、部下は自分の行動を見直したり、学習したりすることができます。これまでの仕事の進捗をまとめて、改善点や反省点について考え、これからするべきことや課題を明確にします。上司はそのためのサポートを行うのです。

さらに1on1ミーティングは、部下のモチベーションを高めることも目的としていす。人はさまざまな影響によってモチベーションが低下してしまうものです。その状態を放置してしまうと仕事の生産性が落ちてしまい、プロジェクトの進行に影響が出てしまうでしょう。そこで、1on1ミーティングのときに部下を励ましたり鼓舞したりするのです。時には部下を注意したり、勇気づけたりするのも大切。このようにして部下のやる気を引き出すのも1on1ミーティングの重要な役割です。

1on1ミーティングを導入する会社が増えている理由とは

今、ビジネス環境が急速に変化する時代を迎えています。そのため、スピード感のある対応が求められていて、状況の変化に応じて臨機応変に対応しなければいけません。そのためには上司が部下をしっかりとコントロールする必要があり、そのために1on1ミーティングが注目されているのです。

また、働き方の価値観の変化から、多様な働き方が認められるような時代になり、会社を簡単に辞めてしまう人が増えています。離職率が高くなっている企業が増えていて、それに対応するために1on1ミーティングが注目されています。面談をすることで部下の不満や悩みを引き出し、サポートすることで離職率を高めようとする企業が増えているのです。

ミーティングだから簡単にできる?意外と難しい1on1ミーティングの活用方法

1on1ミーティングはただの面談のように思われがちですが、導入に苦労している企業も少なくありません。そこで、1on1ミーティングの効果的な活用方法を紹介しましょう。

人材育成に活用する

人材育成のために1on1ミーティングを活用するケースは多いです。従来は新人を育てるためにOJTをじっくりとやるケースがよくありました。それを1on1ミーティングに置き換えるのです。週1回や月1回と定期的に1on1ミーティングを実施して、PDCAを回します。そうすれば、部下の育成に大きな効果を期待できるでしょう。毎回の1on1ミーティングで目標や成果、反省点などを確認してフィードバックしていきます。これを繰り返していくことによって、部下は自然と成長するでしょう。新入社員を短期間で戦力になる人材へ成長させることも期待できます。

メンタルケアの場として活用する

1on1ミーティングはカウンセリングの場として活用することができます。部下に普段言えないことを話してもらうのです。会社で働いていればさまざまな悩みや不安が生じるものです。それを一人で溜め込んだままにしておくと、徐々に心身に大きなストレスを抱えることになり、やがては体を壊してしまったり退職してしまったりするケースがあります。それを未然に防ぐために、上司が部下のメンタルケアをするための場として1on1ミーティングを活用するのです。部下のことを承認しながら上手く悩みを引き出していくことが大切です。

人事評価に活用する

1on1ミーティングは人事評価に役立てることができます。定期的に仕事の進捗を確認することによって、その社員の細かな仕事の状況を把握することができ、設定した目標を達成できたかどうか確認することもできます。さらに自分のした仕事についての意見や考えを部下自身から聞き出すことが可能であり、これらを人事評価に反映させることで部下は評価に納得しやすくなります。

1on1ミーティングを導入するなら!導入の流れをチェック

これから1on1ミーティングを導入する際の流れについて重要なポイントを紹介します。

1on1ミーティングを導入する目的を考える

どうして1on1ミーティングを導入するのか、その目的をはっきりさせておくことが大切です。あらかじめ目的と実現したいことを決めておくと、制度設計をスムーズに進めることができます。他の面談と区別をつけるためにも目的を決めておくことは大事なことです。

どのように社内に浸透させるのか計画する

1on1ミーティングをいきなり全社で実施すると、失敗するリスクがあります。そこでまずは試験的に実施してみるという企業が多いようです。たとえば、社長と役員で実際に1on1ミーティングをやってみて、その効果を実感してから社内で展開するなどです。そうすれば、トップの人間が事前に1on1ミーティングの意義や内容、問題点などをきちんと認識できるようになります。もちろん、会社によってはいきなり全社で始めてもよいでしょう。それぞれの会社に合った展開の方法を考えることが大切です。

管理職への教育を実施する

実際に1on1ミーティングを展開する前に、管理職に対する教育をしておく必要があります。1on1ミーティングをきちんと行うためには上司のスキルが必須。適切な対話スキルなどを有していないと、せっかくの1on1ミーティングがムダな時間になってしまいます。そこで、事前に研修の場を設けておくとよいでしょう。1on1ミーティングの目的や意義を理解してもらい、実践的なスキルを身につけてもらってから部下と1on1ミーティングを行えるようにしましょう。

実際に制度を運用する

実際に1on1ミーティングをスタートさせたとしても、問題が起きることがあります。そこで、定期的に1on1ミーティングの状況を把握して、問題点や課題をあぶり出して、改善していくことをおすすめします。そうすれば、より意味のある1on1ミーティングができるようになります。

ミーティング時間はどのぐらい行うべき?

一般的には30分から60分程度の時間をかけて行われますが、会社によって微妙に差があります。時間が長い場合も短い場合も、どちらにも一長一短があるため、一概にどちらがよいのか決めることは難しいでしょう。

時間を長くする場合には、しっかりとテーマを決めておいて、ムダなおしゃべりばかりしないことが大切です。そうしないと、雑談だけで時間を消費してしまう可能性があります。1on1ミーティングの時間も仕事のうちであり、あまり長いと業務に影響が出てしまうこともあるため注意しましょう。

あまりに短すぎるのもデメリットがあります。時間が短いと部下が本当に伝えたいことを言えない場合があり、自分の抱えている悩みや不安などを吐露せずに終わってしまう可能性が高くなるのです。部下に本音で話をしてもらうためには、ある程度の時間をかけることが大切です。

効果的な1on1ミーティングを行うためにすべきこと

これから1on1ミーティングを効果的に行うためにすべきことを紹介します。

記録を残しておく

1on1ミーティングは、ただ漠然と実行しているだけではあまり効果が出ません。毎回の面談についてきちんと記録を残しておき、前回の面談と今回の面談内容の比較をしたり、過去を振り返ったりすることをおすすめします。あまり詳細な記録を残しておくのは大変なため、簡単な内容でもよいでしょう。

最初は軽い雑談をする

1on1ミーティングのスタートはいきなり本題に入るのではなく、アイスブレイクから始めるとよいでしょう。アイスブレイクとは緊張した雰囲気を和ませるために雑談などをすることです。特に部下は上司に対して緊張しやすい傾向にあるため、リラックスさせるためにアイスブレイクは重要。仕事とは関係のない話題を取り上げて、お互いに気分を落ち着けてから本題に入るようにしましょう。その方が1on1ミーティングの効果が高くなります。

オープンクエスチョンを意識する

1on1ミーティングでは上司から部下に対して質問をする機会が多いです。そのときには、オープンクエスチョンを意識することで期待どおりの回答を得ることができます。オープンクエスチョンとは、「はい」「いいえ」で答えられない自由な回答を促すための質問のことで、自分で考えないと答えられないので、これを心がけることで意味のある質疑応答ができます。

外に声が漏れない個室を用意する

1on1ミーティングを行う場所は外部に声が漏れない個室で行うことをおすすめします。そのほうが込み入った話をしやすいからです。また、空間を区切ることによって心理的に安心できるようになり、普段はなかなか発信しない本音を話してくれる可能性が高まります。社内にそのような個室がない場合には、社外で1on1ミーティングを行うという方法も。その場合は、周りに話している内容を聞かれないような場所を用意しましょう。

部下にテーマを決めさせる

1on1ミーティングで話をするテーマについては、部下に決めさせるとよいでしょう。部下はテーマを決める過程でいろいろなことを学び気づくことができます。それが部下の成長につながるのです。

まとめ

1on1ミーティングについてまとめました。多くの企業がこのメリットを理解して、実際に導入を進めているところです。これから1on1ミーティングを取り入れる予定がある場合は、しっかりと事前準備を進めましょう。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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