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会議の時間は無駄になりやすい!平均的な時間と有益にする方法

会議は長時間行われなど、その内容や長さ無駄を感じる人はたくさんいるでしょう。そこで、会議の平均的な時間と、有益な会議にするための工夫についてご紹介します。

どうして会議が無駄だと思われてしまうのか

長い会議を無駄な時間だと考えている人はたくさんいます。そして時間以外にも課題とするべき部分があるようです。どうしてそのように思われているのか、理由を見ていきましょう。

大人数が集まるから

会議ではたくさんの人が一度に集まるケースがあります。これは特に無駄な会議と思われやすい状況です。会議の最初のほうで用事を済ませたのに最後まで付き合わなければいけない人がいたり、会議の終盤まで出番がまったくなかったりする人もいるでしょう。さらに、特に決定権がなく関わりの浅い人まで強制的に会議に参加させられるという状況は多いです。これでは会議に意味を見出すことができない人が増えるのも仕方のないことです。

会議に参加して初めて議題を知るケースがあるから

会議の中には参加して初めてそこで扱われる議題やテーマを知るというケースがあります。これでは事前に準備をすることができず、困惑した状態で議論が始まることになるでしょう。建設的な議論をすることもできず、最終的に何も意見がまとまらなければ、今までの時間はすべて無駄だったと感じる人が出てきます。また、会議が進んでも議題がよくわからないというケースもあります。会議を主催した人が目的意識をはっきり持っていない場合、議題の曖昧な会議が行われるケースがよくあるのです。このような会議も無駄と感じる人が多いでしょう。

メールで伝えれば十分な内容の会議が行われるから

報告や連絡をするためだけの会議ならメールで十分と感じる人は多いでしょう。会議に集まってもひたすら報告や連絡を聞くだけで、その後は特に議論をするわけでもないという会議があるのです。主催した側はメールでは味気ない、直接当人に伝えることに意味があると考えています。しかし、報告を受ける側にとっては、貴重な時間を割いて会議に参加したのに、メールで十分な情報しか得られません。残念ながら、時間を大きく無駄にしたと考えるでしょう。

終了時間の決まっていない会議が多いから

会議の中にはどのくらいの時間行われるのか事前に決まっていないケースがあります。このような会議はダラダラと続き、集中力が途切れてしまって、建設的な議論ができないことが多いです。会議そのものに嫌気が差してしまうということにもなりかねません。

会議を行うのなら知っておきたい【流れとベストな時間配分】

会議を行うときにはどのくらいの時間をかければいいのでしょうか。ベストな時間配分について紹介します。

会議の平均時間について

まず、一般的に会議はどのくらいの時間行われているのでしょうか。ある調査によれば、会議1回あたりの平均時間は60分程度とされています。これはあくまでも平均であり、実際には会議が2~3時間に及ぶこともあります。また、短い場合だと30分もかからずに終わるというケースもあるでしょう。それでも、日本の多くの会社では1回の会議に1時間以上も時間をかけている計算になります。

会議の流れを意識する

一般的な会議の流れとしては、まず最初にそれぞれの報告や連絡を行います。そうすることで参加したメンバーで情報を共有することができます。次に問題提起をしていきます。問題を発見して、それについてさまざまな意見やアイデアを出し合う段階です。あらゆる視点から自由に意見を出していくことが求められます。そして、最終段階として合意形成などの意思決定をします。これこそが会議の目的といえます。ただし、流れの把握だけでは2~3時間ほど議論をしても決まらないというケースもあります。

会議の適切な時間配分

基本的には最初の報告と最後の合意形成にはあまり時間をかけないほうがよいでしょう。意見を出し合う段階に多くの時間を割くとよいです。もし会議を40分に設定するのであれば、報告と合意形成に10分かけて、残りの20分でアイデアの出し合いをします。そうすれば、質の高い会議を実現することができます。重要な部分により多くの時間を使うようにすることが大切です。

時間の長さよりも実は大切!?会議を開くのにおすすめの時間帯

実は会議を開くときには時間帯を意識することが大切です。おすすめの時間帯について紹介しましょう。

情報の共有や物事の決定などの会議は朝がおすすめ

会議の中でも報告や連絡など、各種説明をする場合や物事の決定を行う会議については午前中に行うことをおすすめします。1日の中でも一番頭がクリアになる時間帯は朝とされています。午前中であれば、前頭前野がしっかりと働くことが期待できて、さまざまな情報を適切に理解して、問題点に対して適切な答えを出せるはずです。頭がよく回る時間帯のため、このときに重要な情報の共有や決定をするとよいでしょう。

特に会議で何かを決定する場合にはミスが許されないものです。冷静に考えて落ち着いた判断をすることが求められます。これはとても頭を使うことであり、1日の中でも一番よく頭の回る朝が最適です。

クリエイティブな会議は午後がおすすめ

会議の中にはクリエイティブな発想が求められるものがあります。アイデアを出し合ったり、課題を発見したりする目的の会議です。こういった会議については午後に行うことをおすすめします。確かに午前中よりも午後のほうが脳のパフォーマンスが低下するとされていますが、午後は脳が効率化を図り、情報の取捨選択を自動的に行うとされているのです。それはクリエイティブな発想をするには好都合といえます。必要な情報だけが頭に入り込むようになり、無駄なものは無視できるのです。そのため、発想することに頭を集中させることができます。そうすれば、自然と素晴らしい発想やアイデアが生まれるようになるでしょう。

これまでの常識を覆すような発想が求められる会議は、午後に行うことが最適です。他の何にも邪魔をされずに頭をフル回転できるのが、午後の時間帯なのです。

おすすめできない時間帯もチェック

1日の中でも会議をするのに最も適さない時間帯は食後です。ランチ後の時間帯は血糖値が上がり、眠気を引き起こす最悪なタイミングといえるでしょう。中学生や高校生のときに給食を食べたあとの午後の授業がとても眠かったという経験のある人はたくさんいるはず。これは大人になっても同じことであり、昼食後にすぐ会議をするのは、頭が上手く回らなくなり、議題に集中することができず効率がとても落ちてしまいます。そのため、昼食を取ってから最低でも2時間程度は時間をあけてから会議をすることをおすすめします。

質のよい会議を行いたいのなら!実施すべきポイント3選

会議をもっと有意義なものにするために実施するべきポイントを3つ紹介します。

参加する人を絞る

必要のない人まで参加させてしまうと、会議に意義を感じない人が増えてしまい無駄となります。本当にその会議に参加するべき役割のある人のみを厳選しましょう。念のため参加してもらいたいという程度の人については、会議が終わったあとに議事録をチェックしてもらうといった対処ができます。このような対処を考慮に入れることで会議に参加させる人数を大幅に減らすことができるでしょう。

基本的に会議の参加人数は多くても5,6人程度がよいと考えてください。これよりも人数が増えてしまうと役割のない人が増えてしまい、発言の機会も与えられずに無駄な時間を過ごすことになりがちです。

事前に議題や資料などを渡しておく

会議は事前準備をすることによって有意義な時間にできます。会議に参加した段階で初めて資料を渡されてテーマを知らされるというやり方は、時間の無駄です。それでは会議が長引いてしまうことになるでしょう。そこで、事前に会議の参加者には資料を渡しておいて、会議ではどのようなテーマで議論をするべきなのか伝えておきます。その会議を行う目的についても納得させておきましょう。それぞれが事前に資料を確認しておき、意見やアイデアを持った状態で会議に参加してもらうのです。そうすれば、すぐに本題に入ることができるため、無駄な時間を短縮できます。会議の中でテーマを確認したり意見を考えたりするといった時間をつくらないことが大切です。

司会進行を重視する

会議を効率良く進めるためには司会進行が欠かせません。あらかじめ司会進行を務めるものを決めておきましょう。会議の最初に司会進行から会議の目的とゴールについて宣言してもらいます。そして、あらかじめ考えておいた時間配分にしたがって司会が中心となって会議を進めていきます。もし話が脱線したり、盛り上がりすぎたりしたときには、司会がその話題を断ち切って次の話題に進めるといった配慮をすることが大切です。会議の最後には司会のほうで結論をまとめましょう。司会進行が会議の進め方をコントロールすることによって、無駄な時間が長くなることも防げます。

まとめ

会議は会社において重要なものですが、どうしても無駄な時間もできやすいものです。この記事でご紹介した方法を参考に、会議を有意義な時間にしてください。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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