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残業を減らすにはタスク管理が鍵!正確な作業時間を見積もるための3つのコツ

残業をしてしまうのは、作業時間を短く考えすぎてしまっていたり、効率を考えずに作業してしまっていたりすることが一因だと考えられています。残業を減らす方法として、まずは作業時間の短縮にとりかかかってみてはいかがでしょうか。タスク管理の方法を見直し・作業にかかる所要時間を正確に見積もることで、無理のないスケジュールを立てられるようになるでしょう。

時間通りに仕事が終わる、タスク管理のポイント

スケジュールを組んでいたのに、いざ仕事にとりかかると思ったより時間がかかり、結局残業してしまい周囲に迷惑をかけてしまった経験のある方は多いでしょう。ここではスケジュール通りに仕事を進められるタスク管理のポイントを3つご紹介します。

ポイント1:タスクを細分化して洗い出す

計画を立てる時、タスクを大ざっぱに考えるのではなく、細分化して考えましょう。タスクの内容を曖昧にしか把握できていなければ、スケジュールも大雑把になってしまいます。
たとえば、「プレゼンの資料を作成する」というタスクの場合、

  • 企画の内容を考える
  • 参考になる事例を調査する
  • 資料の構成を練る
  • パワーポイントで実際の資料を作成する
  • 必要な資料を人数分印刷する

というプロセスがあります。このようにタスクを細分化することで、各プロセスにかかる時間を予測しやすくなり、タスク全体にかかる時間も見通しやすくなります。

ポイント2:少し長めに所要時間を見積もる

タスクのプロセスを明確にしたら、各プロセスにかかる所要時間を見積もります。慣れないうちは、所要時間を「予想し得る最長時間」に設定するようにしましょう。
長めに所要時間を見積もると、予想より時間がかかっても修正がしやすくなります。所要時間を見誤った場合は、その都度原因を分析することで、見積もり所要時間の精度は上がっていきます。

ポイント3:集中タスクと非集中タスクに分けて考える

仕事は、能動的で集中力が必要な「集中タスク」と、行動すれば終わる「非集中タスク」があります。前述のタスクを例にすると、「企画の内容を考える」「パワーポイントで実際の資料を作成する」など頭を使う仕事が集中タスクに該当します。一方で「必要な資料を人数分印刷する」は非集中タスクです。この集中タスクと非集中タスクには別の能力が必要だとされ、一方のタスクばかりを行うのではなく両方の仕事をバランスよく行うことで、メリハリがついた効率のよい仕事ができると考えられています。

正確に作業時間を見積もるコツ

正確な作業時間の見積もりができると無理のないスケジュールを立てられ、予想外の残業を避けることができます。それでは、正確な作業時間を見積もる3つのコツをご紹介します。

コツ1 フォーマットを決めて作業時間の記録をとる

まず大事なことは、実際にかかった作業時間をはかり、予め決めたフォーマットに記録していくことです。正確な時間結果は、今後作業時間を見積もる根拠となります。実績時間の記録があれば、似たような仕事をする際にもおおよその予測を立てることができます。実績時間はおおまかな時間ではなく、きちんと計って記録しましょう。時間を計る際には集中して作業を行うことが重要です。

コツ2 ルーチン化した作業を複数回実行する

仕事をする際の体調や環境により、実績時間は変化してしまうものです。しかし、複数回の実績時間を計り平均時間を出すことで、より正確な作業時間を見積もることができます。実績時間を計る際に重要なのは、作業をルーチン化することです。ルーチン化した作業を複数回実行し平均を取ると、ほぼ正確な作業時間を予測することが出来るでしょう。

コツ3 作業手順を作成する

見積予測時間が大幅に外れる原因の一つに、想定外の作業が発生することが考えられます。想定外の作業が発生してしまうのは、作業手順が曖昧だからです。作業に取り組む前に、作業手順を明確に書き起こし、記録に残しておくことで想定外の出来事は減らせます。先ほどお伝えしたルーチン化した作業には、必ず作業手順も残しておきましょう。そしてそのルーチンを実行する際には作業手順通りに実施し、効率的な方法や発生した想定外の作業を記録更新していくことで、より正確な見積もり時間を予測することができるようになります。

適切なスケジュールを立てるために、まずはタスクを見直そう

予め想定した作業時間と実際の作業時間が大きく異なってしまう場合は、タスクを細分化するところから始めましょう。やるべきことを分解して把握することで、一つひとつのタスクにかかる時間を明確に算出できるようになります。精度の高い予測時間を立て、納期に合わせた適切なスケジュールを設定しましょう。

この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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