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仕事上の問題を相談しやすい組織とは?風通しのよい職場の鍵は上司が握る

仕事の進捗は、いつでも順調満帆とはいきません。さまざまなハードルやトラブル、時にはミスをしてしまうこともあるでしょう。仕事では「報連相」が重要です。特にマイナスなできごとは、その後のリカバリーのためにも迅速に相談をする必要があります。しかし、マイナスなできごとほど、周囲に相談・報告するハードルが高いものではないでしょうか。

強い組織、顧客から信頼される組織を目指すためにも、社員が相談しやすい雰囲気作りが大切です。風通しの良い職場は、問題を解決する手間や時間の削減にもつながります。この記事では、相談・報告がしやすい職場のためにできることをご紹介します。

社員に「相談しづらい」と思わせてしまう理由とは

家族や友達に対しては相談を持ちかけたり助けを求めたりできる人でも、いざ仕事上のトラブルになると、途端に相談しづらくなる…。こうした人は少なくないのではないでしょうか。

職場で相談がしづらくなる原因のひとつは、上司や部下という上下関係です。あくまでも部下から上司へ相談するのが当たり前の形だという固定観念があり、逆方向へ相談をしたりサポートを求めたりすることは面子の点でハードルが高くなってしまうのです。

相談のハードルが高いのは、上司・部下といった関係性だけではありません。その組織の責任者であったりベテラン社員であったりすると、「こんなことで相談すると、情けないと思われてしまうかもしれない」という思考が働いてしまう人は多いもの。相談することを恥ととらえる空気感ができあがってしまうと、どんどん相談を持ちかけにくい雰囲気になってしまうものです。このような相談をしづらい雰囲気は、専門知識を扱う職種でも見られます。

社内のコミュニケーション不足が引き起こす問題とは

相談をしづらい職場の特徴のひとつが、社内のコミュニケーション不足です。必要最低限の業務報告だけがなされ、何気ない雑談が交わされることのない職場では、相談や報告の心理的ハードルが上がるもの。人間関係が希薄になり、引継ぎがうまくできないなど、さまざまな面に弊害が起こるのです。

組織内のコミュニケーションの不足がもたらす問題には、以下のものが考えられます。

  • 仕事に対する視野の狭まり
  • コンプライアンス違反、不正行為の発生・見過ごし
  • 営業機会の損失
  • 顧客との信頼関係の欠如

コミュニケーションが活発になされている会社では、互いが今どういった仕事を抱えているのかといった点についても情報の共有がなされています。トラブルや問題といった共有すべき話題以外の情報についても認識しあえるため、顧客から誰が問い合わせを受けても迅速に担当者に話を回せるのです。

風通しの良い職場では、コンプライアンス違反や不正行為が発覚しづらいため、社内不正を防ぐこともできます。コミュニケーションは悪質な行動の抑止力となるのです。

相談・報告を持ちかけやすい職場作りには上司の対応が鍵

相談を持ちかけやすいチームや職場の雰囲気を作り上げるために重要なのは、やはり上司や先輩社員など、立場が上の人間です。上司が率先して部下や他の社員とコミュニケーションを図ることで、全体の雰囲気が和らぎ、相談を持ちかけやすい空気を作れますよ。

話しやすい職場を作るポイントは、以下の3つです。

  • 部下の様子を観察する
  • 必要に応じて自分から声を掛ける
  • 安心感のある場を作る

特に注意をしたいのは、3つ目に挙げた「安心感」です。例えば部下がミスをしてしまったとき、上司としてはつい部下に注意や叱責をしてしまうのではないでしょうか。

もちろん、ミスに対する指摘や指導は必要です。しかし、いきなり大声で注意をしてしまうと、次にミスをしたときの報告のハードルが上がり、結果、大きなトラブルに発展させてしまう可能性があるのです。

さらに悪いことには、一人の社員が叱責されている場面を目撃している他の社員に対しても、相談・報告のハードルを上げてしまうことに。
切り出しにくい内容の相談・報告こそ、いち早く話しやすい場をつくることが重要です。

コミュニケーションによる信頼関係の構築が組織としての強さになる

上司・部下、同僚間の信頼関係を構築することは、安心して働ける職場作りにつながります。安心して働けることはミスの防止にもつながり、たとえミスやトラブルが起こってしまっても、迅速に報告や相談が持ちかけられやすいメリットがあるのです。

相談や報告が迅速になされると、最短スピードで解決に向かって対策を練ることができます。犯人捜しに奔走して、社内の空気をさらに悪いものにすることもないでしょう。風通しのよい職場は、目標の達成や生産性の向上にもつながる重要な条件なのです。

日頃からコミュニケーションを大切にし、お互いの信頼関係を高めることで、組織としてもより力を強められることでしょう。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

人材開発プラットフォームサービス 『Motify HR』を運営しています。このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

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