オンボーディング Onboarding 「新卒社員」や「中途社員」が辞めない仕組みづくり
『オンボーディング』とは、新入社員をスムーズに社内に溶け込ませ、パフォーマンスを上げさせるための一連の仕組みづくりを言います。この冊子ではHR先進国であるアメリカ企業の事例も踏まえ、人材育成のための最新のメソッドを解説。
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人材育成・開発・研修
コミュニケーション不足で発生する職場の問題とは？原因から改善方法を解説
公開日：2021.3.8
コミュニケーションは職場における人間関係の基本となるものです。しかし、新しい働き方であるリモートワークなどが上手く導入できていないケースでは、職場のコミュニケーション不足がより目立つようになりました。
では、職場のコミュニケーション不足はどのような問題を引き起こすのでしょうか。今回は、職場のコミュニケーション不足が生み出す問題やその解決策をみていきましょう。そして職場のコミュニケーションの活性化が生むメリットについてもふれるため、参考にしてみてください。
目次
コミュニケーション不足が原因で社内に起こりやすい問題
職場のコミュニケーション不足によって生まれる問題は以下の３つです。
- 視野狭窄
- 生産性の低下
- 精神状態の悪化
それぞれ詳しくみていきましょう。
視野狭窄
職場の業務では、さまざまな立場の意見が必要になることも少なくありません。たとえば商品開発であれば、違う立場のユーザーの視点が必要となることもあるでしょう。
しかし、コミュニケーション不足の状態で業務を行う場合、視点が狭くなりやすく致命的な問題を与えるケースも少なくありません。また関連する業務であれば、お互いに連携を取って足並みを合わせなければならない場合もあるものの、コミュニケーション不足では連携も上手くとれません。
生産性の低下
コミュニケーション不足から発生する問題の１つとして、業務を滞らせたうえで仕事の質と生産性の低下につながることがあります。仮に、業務を行うのに余分な時間がかかる場合、会社としては人的・時間的コストのロスが起こります。
精神状態の悪化
コミュニケーション不足は各社員の精神状態にもマイナスの影響を与えます。コミュニケーションができていなければ、正常な人間関係が成立せず、鬱病や無気力といった精神的な症状を呼び起こすことも少なくありません。職場の環境が悪いことによって離職者が増え、職場が正常に機能しなくなることも想定できるでしょう。
加えて、精神的にマイナスな要素は、コミュニケーション不足その職場の印象や評判を落とすこともあります。たとえば、外部の人が会社を訪問した時に社員同士の会話がなかったり、挨拶がなかったりすると良い印象は持たれないでしょう。会社の雰囲気も相手に伝わることも考えられるため、それによって重要な取引を失うということにもつながりかねません。
社内コミュニケーションとは
社内における正しいコミュニケーションとは、「全体が同じ方針を持ちながら業務を行うために、他の社員や部署の業務の状態を把握している」状態をさします。
会社とは多数の社員の共同体です。そのため、それぞれの社員が別の立場の仕事を行っているケースも多いといえるでしょう。近年では社員それぞれが業務の価値を自分で考え、自分の判断で業務を創造していく場合も多くなっています。
そして、それぞれの社員や部署の仕事が連携しており、お互いが協調することによって業務がスムーズに進行できます。そのうえで、一人の社員が行った仕事の質が高かったとしても、他のチームと連携できず内容も伝わっていなければ全体の質を下げてしまう場合もあるでしょう。
そのために、必要になるのが社内のコミュニケーションです。特に、階層や年齢の差、別の部署や支店同士の壁などがハードルとなってきます。
しかし、改善の方法はいくつもあります。直接会話をする以外にも交流会、個人面談、SNS、相談役の配置、社内アンケートなどスタイルに合った手段を取ることで改善を促していかなければなりません。
社内でコミュニケーション不足が起こる原因とは
社内でコミュニケーション不足が起きる要因は以下の３つです。
- 在籍部署意外にコミュニケーションを取れない
- 上層部との連携が取れていない
- コミュニケーション手段が統一されていない
原因の１つ目は、会社の中では、自分の在籍している部署以外とはコミュニケーションを取らない場合も多い点です。部署の階層の違いが社内の意識にある場合は特にその傾向が強く見られるでしょう。
また、部署が違えば雰囲気も違い、なかなか会話をしづらいこともあるでしょう。場合によっては全く会話を交わすことがないというケースさえあります。事業所の所在地が違う場合、顔を合わせることが少ないため、なかなかコミュニケーションが取りにくいというケースも生じます。
２つ目は、上層部との連携が取れていない点です。上層部とは日常的な業務の中で関係を持つことが少ないため、コミュニケーション不足が起きやすいといえるでしょう。しかし、上層部とのコミュニケーション不足が進むと自分の実績が評価されにくくなり、将来のキャリアに影響を与える可能性もあります。
３つ目の原因として、コミュニケーションを取る手段が一本化されていない点が挙げられます。たとえば、相手とコミュニケーションを取る方法は通常の会話以外にメール、SNS、ビジネスチャットなどさまざまな手段があります。
特に複数の手段を導入している場合、社員によってその閲覧頻度が違い、なかなかメッセージが伝わらない場合も想定できるでしょう。そして、職場でコミュニケーションを取る場所がないケースも考えられます。たとえば、休み時間の社員の行動がバラバラである場合、なかなかコミュニケーションを取る時間がなく、信頼関係が構築できないといったケースもあります。
社内でコミュニケーション不足が起こる時代背景とは
会社でコミュニケーション不足が起きる原因は、時代の変化に対応できていないことも挙げられます。起たとえば働き方の変化では、かつての日本企業は全員が定時に出社して残業で遅くまで残っているという時代もありました。
そのような時代では、社内で長い時間を一緒に過ごす者同士でコミュニケーションを取る機会も多かったでしょう。しかし、現在はフレックス通勤で勤務時間がずれている場合やリモートワークで顔を合わせる機会がないケースも少なくありません。何らかの仕組みを取り入れなければ、以前よりもコミュニケーションを取りづらい環境にあるといえるでしょう。
過去には、以下のようなコミュニケーション手段もありました。
- 上司が部下と飲みに行く
- 喫煙所でのざっくばらんな話
２つとも現在では減少傾向にあるため、時代の変化に対応して新しいコミュニケーション手段を検討しなければなりません。
そして、あらゆる手段でIT化が書かんでいるため、人の付き合いの方法にも変化を与えています。ゲームに没頭する者や家に引きこもる者も増え、コミュニケーション自体が苦手だという人材も増加傾向です。
メールやSNS、各種チャットなどのコミュニケーションツールの登場は確かに生活を便利にしました。しかし、ネット上だけのコミュニケーションでは相手の気持ちが理解しづらい場合もあります。また、使っている連絡手段が違うと自然に連絡を取らなくなってしまうといったケースも想定しましょう。
コミュニケーション不足は改善できる！社内で出来る対策３選
社内のコミュニケーション不足の原因はその職場内の問題以外にも、労働条件や時代の変化なども検討する必要があります。そして、職場のコミュニケーション不足を放置したままにすると、会社全体に大きな悪影響を与えるケースも考えられます。
職場内のコミュニケーション不足を改善するために、以下の３つを方法をみていきましょう。
- 上司が積極的に冗談をいう
- パソコンを持ち込まないで会議を行う
- シャッフルランチ
日本には職場内でふざけてはいけないという雰囲気があります。しかしこの風潮も上司のマネジメント次第で変えていくことが可能です。
こういった風潮を変えていくのはなかなか容易なことではありません。しかし、上司が作り出す空気感によって職場の空気は変わります。笑いが生まれる冗談は多くの人を引き込むコミュニケーションに発展しやすくなるといえるでしょう。
パソコンを持ち込まないで会議を行うのは、コミュニケーションを図るためです。パソコンを操作する場合、人は必ず下を向きます。他人とのアイコンタクトがなくなると、人はだんだん会話をしなくなる傾向があります。そのため、作業の効率が多少落ちても、コミュニケーションを図る意識改革としては良い方法でしょう。
ランチの休憩時間は、一日の中で社員同士がコミュニケーションを取りやすい機会といえるでしょう。しかし、現代においては約半数の社員が一人でランチを取っているという会社もあります。
シャッフルランチは制度であるため、会社側でメンバーや店舗をある程度決めます。ランチの席を会社が決定して違う部署の者同士でランチを取ることで、スムーズなコミュニケーションがとれる風土を作りやすくなります。また、実施する場合は、会社がランチ代を負担する方法も考えられるでしょう。多少の経費がかかっても、このような機会を設けることは職場にとってプラスになり得ます。
社内コミュニケーションで得られるメリットについて
職場内のコミュニケーション不足が解消されるメリットをみていきましょう。
最大のメリットは、社内の生産性が上がる点です。会社組織は多くの場合、専門の部署に分かれておりそれぞれが専門知識を持っています。
他の部署の立場を扱おうとすると専門知識がなくて手間取ることもあるでしょう。それぞれの専門分野で業務を処理して連携が取れるようになれば、作業時間が短縮され生産性が上がります。加えて、生産性はメールやチャットの時間が減ることによっても向上すると想定できます。
そのため、必要なコミュニケーション直接会話で済ませれば、メールやチャットに時間を使用する必要がなくなるため、時間短縮が可能です。
また、メンタル面から居心地が良い職場になることもメリットの１つです。会話が増えることによって重苦しい雰囲気は減り、ストレスは軽減されます。周りに理解されているという社員の安心感も高まるでしょう。
まとめ
この記事では、現代の日本企業が抱える大きな問題であるコミュニケーション不足について取り上げました。社会の変化から考えれば、コミュニケーション不足が起きているのはその会社だけの責任ではないといえる面もあります。
しかし、コミュニケーション不足を放置する場合、その会社の売上に影響する可能性も検討しなければなりません。上司はマネジメントとして、部下の気分転換を心がけ、社内のコミュニケーション不足を解消する方法を試してみましょう。
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