リクルーティング

【JD BASE】ならジョブディスクリプションをクラウドで制作・管理できる!

公開日:2021.10.26

  • オススメ

JD BASEとは

JD BASEは、総合的な人材マネジメント(採用・育成・評価)を行う上で基礎となるジョブディスクリプションの作成・管理をサポートするクラウドシステムです。
JD BASEの導入により、企業の負担を減らし、会社の生産性に貢献いたします。

JD BASEのお問い合わせはこちら

ジョブディスクリプションとは

ジョブディスクリプションとは、従業員のポジションや職務内容、必要資格やスキルなどが詳細に記載されたものです。
ジョブディスクリプションで、職務内容を明確化することでさまざまなメリットがあります。特に求人時や人事評価の時に効力を発揮するため、昨今の日本では多くの企業が導入を進めています。
また、IT人材雇用などの場面において海外で活用されてきました。日本語では「職務記述書」と呼ばれています。
ジョブディスクリプションを用いることで、業務の曖昧さを回避し、業務上の無駄や非効率な部分を排除できます。そのため、専門スキルを持った人材採用においては、重要な雇用管理文書です。
※特定の業務のために専門職を採用し、成果によって雇用の継続や処遇が決まる仕組みのことです。
ジョブディスクリプションについての詳細はこちら

こんな時にはJD BASEがおすすめ!

JD BASEは人材マネジメントを補助するクラウドシステムであるため、さまざまな企業にお勧めできます。
JD BASEでジョブディスクリプションを管理すればさまざまな恩恵を得られます。

・人事評価で確認する項目を各従業員に事前に明確化することで、評価制度を公平化!
・部署間、従業員間の職務範囲を明確化してトラブルを回避!
・自分の職務内容を明確化して、仕事の押し付け合いを抑止し、ストレスを軽減!
・各従業員の職務範囲を明確化して、作業の重複や不要な作業を排除して生産性を向上!
・企業側が期待する職務遂行能力や成果、従業員が期待する報酬を擦り合わせることで離職を防止!
具体的にどのような状況において、JD BASEが効力を発揮するのかをご紹介します。

昇給の基準をどうしたらいいのかわからない

・従業員の昇給は何を基準に評価すればいいのか。
・どれくらい昇給すればいいのかわからない。

そんな経験はありませんか?

昨今の日本社会では、ジョブ型雇用制度が広まったことで、、年功序列で一定期間ごとに定額の昇給を行うような「定期昇給制度」ではなくなってきました。
トヨタ、ホンダ、キャノン、日産自動車、日立製作所などの大企業でも、定期昇給制度を廃止しています。
ジョブ型雇用制度では、昇給の基準となる、職務遂行能力・資格・成果などを明確化することが重要です。

JD BASEでは、全社員にジョブディスクリプションを用意して下記を明確にすることで、人事評価を公平に行えます。

・企業が求める人材の詳細(職務遂行能力・資格・成果など)
・成果に対する報酬(内的報酬:成長、やりがい、充実感、外的報酬:昇給、賞与、昇進昇格)
これらが「社員側の想定」と「企業側の想定」で乖離していると、トラブルや離職の原因となります。
JD BASEのジョブディスクリプション管理によって昇給の基準(職務遂行能力・資格・成果など)が明確化され、「社員側の想定」と「企業側の想定」の乖離をなくせます。
結果として、明確化されているジョブディスクリプションの内容を元に、公平な人事評価が可能です。

なぜか求人に応募が来ない

・未経験歓迎なのに、応募が全然こない。
・応募はあるけど、求めている人材がこない…。

そんな経験はありませんか?

もしかすると原因は募集内容が明確ではないからかもしれません。
職務範囲・職務責任・職務遂行能力などの詳細が明確に記載されていない場合、応募を検討している人が自分に適正があるかどうか判断しづらくなります。
結果、求人情報を閲覧した人がいたとしても、応募には至らなかった可能性があります。

JD BASEでは、求人用のジョブディスクリプション作成も可能です。
厚生労働省の「職業能力評価基準」に合わせた豊富なテンプレートを用意しています。
さまざまな業種や部署に対応しており、索引順に整理整頓されているため、求めているジョブディスクリプションのテンプレートをすぐに見つけられます。
求人に合致したテンプレートを選んで必要項目を埋めていくだけで、求める人材を詳細に記述することが可能です。
完成したジョブディスクリプションを公募内容に追加するだけで、職務の適性判断ができず応募に至らなかった人材からの応募も期待できます。

何をしているのかよくわからない従業員がいる

・客観的に見て何をしているのかわからない従業員がいる。
・部署間のやり取りで「うちの仕事じゃない」とトラブルが発生している。
・なんとなく業務はしている様子だけど生産性が心配だ。

そんな経験はありませんか?

そう考えてしまう原因は、従業員が職務内容・職務範囲を理解していない可能性があります。
自分がどんな仕事をしなければならないのか、どこまでの範囲を職務として遂行すべきなのか分かっていないと、従業員は「これは誰がやるの?」「これは自分の仕事なの?」と迷ってしまうでしょう。職務内容・職務範囲の明確化は、生産性の向上やトラブル防止に必須とも言えます。

JD BASEでは、職務内容・職務範囲の明確化を行うことで、生産性の向上やトラブルの防止が可能です。
各従業員に対して、ジョブディスクリプションを作成することで、どこまでが各従業員の仕事なのか把握できます。
部所間や従業員間のやり取りに関しても、ジョブディスクリプションで誰がどこまで執り行うのかが明確になっているため、揉め事がなく各従業員がスムーズにタスクを進行出来ます。

JD BASEの商品紹介ページはこちら

JD BASEの強みと導入のメリット

JD BASEは会社にとってさまざまなメリットをもたらします!
豊富なジョブディスクリプションのテンプレートやクラウド管理、組織図の作成機能など、JD BASEの強みを活かした業務の明確化・効率化、従業員の定着が可能です。
数多くある、JD BASEの強みとメリットをいくつかご紹介します。

豊富なジョブディスクリプションのテンプレート!

JD BASEでは、厚生労働省が公開している職業能力評価基準にあるサンプルデータを元にジョブディスクリプションの作成が可能です。
65以上もの多様な業種に対応し、それぞれの業種内で各部署や職種別にテンプレートを用意しています。
例えば、ウェブ・コンテンツ制作業(モバイル)という業種では、下記のような職種のジョブディスクリプションが含まれます。

万が一、特殊な職業で合致するジョブディスクリプションがない場合には、「独自のテンプレート」も作成できます!

簡単にジョブディスクリプションを作成できる!

JD BASEではブラウザに表示されている管理画面からジョブディスクリプションを作成します。
ジョブディスクリプションに必要とされる項目を、サンプルを参考にして埋めていくだけで簡単に作成できます!

クラウド管理

圧倒的なテンプレート数とジョブディスクリプション作成における自由度の高さを可能にしているのがJD BASEの「クラウド管理」です!
・整理整頓
導入の時点でクラウド上に整理整頓された豊富なテンプレートが揃っています。
ネット上からテンプレートを探し、エクセルやワードで作成する手間もかかりません。
保存場所に迷うこともなく、面倒なフォルダ分けも必要ありません。

・場所を選ばない
ネット環境があればどこでも閲覧が可能であるため、場所を選びません。。
オフィスにいなくとも、テレワーク環境で出社しない状態でも、社員のジョブディスクリプションを確認できます。
お互いの画面上にジョブディスクリプションを表示して、面談や人事評価で各項目を話し合えます。

・紛失の心配がない
クラウド管理であるため、紛失の心配がありません。
書類で保管していると、間違って破棄してしまう可能性もあります。
社内サーバーに保管した場合、災害や障害で破損すると、データを紛失してしまうかもしれません。
JD BASEの堅牢なクラウドサーバーならば、大事なデータの取り扱いも安心です。
ジョブディスクリプションをクラウドで管理できる

組織図を作成できる!

JD BASEではメンバーを選ぶだけで組織図の作成を簡単に行えます。
また、ジョブディスクリプションの管理に加え、組織図の作成が可能です。
エクセルやパワーポイントで作成している組織図であっても、JD BASEならメンバーを選択していくだけで簡単に作成できます。
ジョブディスクリプションを確認しながら、部署に必要なメンバーを直感的に構成できます。

求人の職務適正欄を明確化できる!

ジョブディスクリプションに記載された内容を見ることで、職務適正を判断可能です。
求人公募時に適性判断ができずに、問い合わせにつながらなかった人材がいた場合、大きな機会損失です。
職務内容や必要な資格などを事前に媒体で公開することで、書類選考の時点ではお互いに求めるものを理解している状態となります。
また、職務適正を持たない人材からの応募を回避できるため、人材採用の確度を飛躍的に高めることにもつながります。

人事評価で評価項目を明確化できる!

人事評価時には、ジョブディスクリプションの内容に対して、忠実に成果を上げられているかどうかで人事評価を客観的に行えます。
職務内容と職務範囲が確定されているため、人事評価が公平に行えます。
「ジョブディスクリプションに記載されている内容を全うできたかどうか」でYESかNOで判断できます。また目標数値を明確に設定することで、達成度合での評価も可能です。
ジョブディスクリプションはあらかじめ公開しておくことで、お互いに内容を理解できます。そのため、職務に求める結果と対する報酬について、誰が見ても公平な評価を行えます。

社員教育時に成長目標を明確化できる!

JD BASEを利用することで、社員の成長目標が明確化され、ジョブディスクリプションが社員教育プログラムの要となります。
必要スキルや職務責任などの人材育成に欠かせない技術的項目から、企業理念・社風の浸透のような文化的項目でもジョブディスクリプションが活躍します。
JD BASEは、人事や給与評価についての専用知識やスキルがなくても、社内の評価や給与制度を厚生労働省の索敵順をもとに、公平かつ簡単に整備できます。

JD BASE内データの閲覧・編集の権限を振り分けられる!

従業員ごとに閲覧・編集権限の割り振りが可能です。
これによって、「部長以上と人事部のみがジョブディスクリプション編集が可能」のような設定を行えます。
また、閲覧範囲を限定することで、一般社員がジョブディスクリプションを確認することも可能です。
閲覧権限・編集権限を振り分けられる

JD BASE運用の仕組み

JD BASEのジョブディスクリプションに必要事項を登録することで、人材採用から人材定着までのサイクルすべてに活用できます!
JD BASEの仕組み

採用
JD BASEに登録したジョブディスクリプションを元に、採用基準が明確化されます。
会社や部署、職務マネージャーがどのような人材を求めているのかが正確にわかるため、求人情報を詳細に登録できます。
書類選考時にも採用基準が明確化されているため、適性人材をすぐに把握できます。
能力や経験、期待する成果や成長、マネジメントなどの人材に対する要望に加えて、社風や文化などの紹介も含めておくことで、より確度の高い採用が行えるでしょう。
また、ジョブディスクリプションに部署や役職、部下の数などを記載しておくと、採用後の流れがスムーズです。

配置
人材の採用が決定すれば、職務内容や職務範囲に応じて適所への配置を行います。
JD BASEのジョブディスクリプションに記載された内容で採用を行うことで、すでにスキルや経験を十分に把握できている人材の配置が可能です。
しかし、不十分なジョブディスクリプションのテンプレートを使用した場合、項目が足りずに意図しない結果となるでしょう。
JD BASEのような厚生労働省をベースにしたジョブディスクリプションであれば、既存の社員から見ても、十分に適性を持った人材だと理解しやすくなります。
また、能力や経験が不足している場合にも、どのような部分が足りないのかジョブディスクリプションによって明確化できるため、次の育成段階もスムーズに進行出来ます。

育成
この育成段階では、不足部分を補う、長所をより伸ばすなど目標を設定するような育成プログラムを適用します。
完璧な人材を採用することは難しく、コストがかかります。そのため、能力や経験が不足していても、将来性を考慮して採用することが多いでしょう。
厚生労働省が公開している職業能力評価基準では、「このような職業の人であれば、このような能力を持っているべき」といった内容が明確化されています。
JD BASEのジョブディスクリプションテンプレートでは、これらを網羅しているので目標設定が簡単に行えます。
足りないスキルや期待する成果が明確化されることで、それに向かってマイルストーンを確認しながら業務を遂行できます。

成果・評価
JD BASEに登録されている社員ごとのジョブディスクリプションを確認し、目標を達成、または未達成かどうかを確認します。
未達成の場合には、育成プログラムや目標設定を見直します。成果として判断できた時には報酬へ進みます。
人事評価において、ジョブディスクリプションは非常に重要な指標となります。
予め設定された目標を会社と社員が認識する必要があります。この目標に対する認識が乖離していると、どこが目標達成ポイントなのかわからずトラブルの原因となります。
曖昧な状態の目標設定を行うことは、せっかく目標を達成したと思った社員に対して、不合格の烙印を押して評価しないようなものです。
目標設定を明確に行っていない場合、従業員は報酬や評価に納得できず、退職につながる可能性が高いです。
JD BASEで目標とする数字や資格、作成物といったものを、事前に明確化しておくことでこのようなトラブルを回避できます。

報酬
評価に対して、JD BASEのジョブディスクリプション通りに報酬が発生します。外的報酬に目が行きがちではあるものの、内的報酬も重要です。
内的報酬とは、仕事のやりがいやキャリア開発や成長の喜び、人間関係などの社会的満足度のことです。内的報酬は従業員の満足度に繋がります。
外的報酬とは、給与や賞与などの金銭的報酬、昇進などの社会的地位の上昇のことです。外的報酬を適正に従業員に与えることで不満を抑えられます。
成果を達成した暁には、内的報酬・外的報酬がバランス良く提供されることが社員の定着につながります。どちらかに偏る、報酬が少ない、或いは報酬が多すぎる、このどれもが社員側・会社側にとって悪い状態です。
JD BASEでは、内的報酬と外的報酬のバランスを考慮し、事前にジョブディスクリプションを登録しておけます。その結果、安心して報酬を授受できます。
また、昇給のタイミングが分からない、賞与の額が分からないなど、確定的な外的報酬を提供できない状況は絶対に避けましょう。
こうした状況は社員のやる気を削いでしまい、定着に繋がりません。必ずJD BASEに登録して社員に報酬を開示しておきましょう。

定着
JD BASEに登録されているジョブディスクリプションの内容から乖離せず、仕事の過程や成果に対して外的報酬・内的報酬に納得できれば社員は定着します。
JD BASEのジョブディスクリプションを利用した採用では、成果と報酬に対して会社と社員が採用前に納得している状態です。
事前に公開している職務と報酬に満足できる前提で、採用からこの定着判断の段階まで進行しているため、多くの場合、成果や過程に不満が出ることはないでしょう。
社員を定着させるためにも、ジョブディスクリプションに記載されていない契約外の業務を依頼することなどは避けましょう。イレギュラーが起こった場合などのフォロー体制がないと、社員の不満は増すばかりです。
業界によって報酬が日々変動するため、定期的なチェックは必要です。たとえば、別の会社ではもっと良い待遇が受けられると知った時には、転職も視野に入れることになるでしょう。
逆に、そのような状況では優遇する人材を他社よりも早く募集することで、良い人材を引き抜くこともできるでしょう。

更新
社員の定着を確認できたらジョブディスクリプションの更新を行います。
キャリアアップのプランや職務範囲の拡張、昇進などについて社員と相談しましょう。
変更に応じた、昇給や賞与などの外的報酬を開示し、社員と相談して決定します。
新しい成果目標や給与などの、決定内容に相違ないかの確認を行い、JD BASEのジョブディスクリプションを更新します。
ここからは、新しい目標をクリアするために再び育成のサイクルに入ります。
社員の定着後は、成長に合わせてJD BASEを更新しつつ、育成から定着、更新のサイクルを続けていきます。

JD BASE導入までの手順

STEP①企業の人事方針を確認

JD BASE導入までの手順 STEP①企業の人事方針を確認
企業の人事方針に沿って求める人材の特性などを決定していきます。積極的に改革をもたらす人物なのか、保守的で無難に予測できる結果を選択する人物なのかなどを検討します。
対象となるジョブディスクリプションの項目
・ポジション
・階級
・職務目的
※スキルや技術、経験よりも大きな枠で適正となるような人材を明確にしましょう。

STEP②職務マネージャーへの確認

JD BASE導入までの手順 STEP②職務マネージャーへの確認
職務を遂行するうえで、必要とされるスキルや経験に詳しい人物に確認します。企業の求める目的に対して、必要な業務遂行能力を明確にしていきます。
実際の業務を行っている従業員からヒアリングし、現場の意見を取り入れることも重要です。現場では非常に重要な項目が数多く存在しているため、しっかりと把握しておきましょう。
対象となるジョブディスクリプションの項目
・職務責任
・職務内容
・職務範囲
・スキル、技能、資格、経験

STEP③ジョブディスクリプションの内容を決定

JD BASE導入までの手順 STEP③ジョブディスクリプションの内容を決定
STEP1.2を確認後、ジョブディスクリプションの内容を決定しましょう。
内容を整理し、本文は分かりやすく簡潔に表記し、誤字脱字・誤った受け取り方をされないかなどを確認します。
難しく読みづらい表記は避け、汎用性の高い文言を使用して理解しやすいジョブディスクリプションを意識して作成することが大切です。
例えばAさんとBさんの職務内容が同じである場合は同じ記載にするなど、職務内容の標準化も意識して作成しましょう。
ジョブディスクリプションを導入する際の注意事項

料金

JD BASEの料金

サービス内容

  • 組織設定機能
  • 職務記述書ジョブディスクリプション作成機能ほか
初期導入費
55,000円/回
ソフト利用料
(50人まで)
55,000円/年
+10人毎
11,000円UP

※職務記述書作成におけるコンサルティングサービスもございます。別途ご相談ください。
※表示金額は税込みになります。

JD BASEの商品紹介ページはこちら

よくある質問

 

【なぜ「クラウド」がいいの?】
どこでもログイン、確認ができます。PC、サーバの破損によるデータの消滅のリスク、紙で保管することのリスクがなく、大事なデータを安心・安全に利用できます。データの更新を複数人で行えるなど、操作性も高く、クラウド化によるメリットは多いです。
【事前に用意するものは?】
スムーズな運用の為には、職務分析の実施を事前に行っておくと良いかもしれません。JD BASEのメインサービスは職務記述書の作成であり、職務分析を事前に行っておくことで、導入から職務記述書の作成までがスムーズ行えるでしょう。

この記事を書いた人

HR BLOG編集部

このブログでは、「経営者と役員とともに社会を『HAPPY』にする」 をテーマに、HR領域の情報を発信しています。

この記事もオススメ!

一覧へ