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コミュニケーションを円滑に行う方法は? そのポイントを解説

公開日:2020.12.7

コミュニケーションの重要性について広く認識されるようになってきましたが、円滑に行われているかを確認できる人は少ないのではないのでしょうか。それはコミュニケーションというものが抽象的な概念であるためであり、一見円滑に見えても実際はそうではないということもあるからです。コミュニケーションが円滑に行われないとコミュニケーションロスにつながるため、企業としては行うべき対策といえます。

そこで、今回はコミュニケーションを円滑に行う方法について解説し、併せてその根幹となるコミュニケーション能力の定義についても解説していきます。

コミュニケーション能力とは? 円滑に行うためにも理解が必要

最初にコミュニケーション能力について解説します。その原則は、他者との意思疎通にあります。他者とどれだけ意思疎通できるかを評価した言葉であり、その能力のことをコミュニケーション能力と呼びます。そのため、必ず一方的でなく双方のリアクションを持ってコミュニケーションと定義されます。一方的に情報を伝えるだけでは成立しないので、注意が必要です。

この相互性がコミュニケーションを円滑に行うには重要であり、一方的に押し付けるのでは意味がありません。そこで、次はなぜコミュニケーションが円滑に行えないのか、その理由についてご説明していきます。

コミュニケーションが円滑に行われない理由

前提として、会社内での不和やコミュニケーションを取れない環境といった原因は排除されているものとします。極端な話ですが、コミュニケーションがなくても問題なく仕事ができる職種も存在しますが、多くの仕事ではコミュニケーションが必要です。

今回は、一見コミュニケーションが行われているのに、実際はそうではない会社の原因を2ケース見ていきましょう。

理由 能力不足

1つ目は能力不足、具体的にはコミュニケーション能力が低いというケースです。このケースの場合、まずは原因となっている人物の絞りだしを行います。このとき注意したいのが、あまり喋らない人物のコミュニケーション能力が低いとは限らないということです。多くの場合、円滑なコミュニケーションを妨げる人物は主張の激しい、いわばリーダータイプの人物が原因です。

リーダータイプの人物は、ぱっと見た感じは問題を見つけにくいようです。しかし、注意深く観察すると意見の阻害という問題を起こしていることがあります。リーダーの意見を待ってそれに賛同するといった職場、あなたにも心当たりがありませんか。そのような職場の場合、リーダー含めて数名しか積極的に意思疎通していない状態になっています。これはリーダーのコミュニケーション能力の低さから発生するケースです。

もちろん、リーダータイプの人物は会社に必要であり、会議の際に大きな役割を持ちます。しかし、いつも同じ人物がリーダーだと惰性で賛同が集まり、コミュニケーションの放棄につながります。いつも同じ人物ではなく、内容に応じてリーダーが現れるのが理想。もし、職場が似た状況の場合は意識して改善してみましょう、思わぬ効果が生まれることもあります。

このケースの場合は上司がリーダータイプに該当するケースがほとんどなので難しいですが、上司側にそれとなく伝えることで上司が率先してリーダーを任せるようになることもあります。コミュニケーションはあくまで相互に意思疎通が重要ということを忘れないようにしましょう。

理由 コミュニケーションロス

2つ目はコミュニケーションロスが発生しているケースです。このケースではコミュニケーション自体は円滑に回っていまが、コミュニケーションが円滑に行われている割にはミスなどが目立っています。その原因はコミュニケーションロスと呼ばれるコミュニケーション不足から起きるミスや失敗のことです。例えば集合時間の伝達漏れや納期の伝え忘れといったうっかりミスに分類されるものが当てはまります。

コミュニケーションロスはコミュニケーションが円滑に回っていても発生するため、頻繁にケアレスミスが起きる職場ではこちらの対策が効果的です。また、通常はゼロにすることができないため、あらかじめ対策をおこなうことが効果的です。コミュニケーションが円滑に行われているのに、ミスや失敗が続いているという職場の人はぜひ意識してみてはいかがでしょうか。

ヒアリング能力の重要性

上記に共通していることとして、ヒアリング不足があります。コミュニケーション能力において、相手側の意思を聞き取る能力であるヒアリング能力は重要です。ヒアリングはただ聞くのではなく、聞き出す能力となります。例えば口では賛同を唱えている人も全員が賛同しているとは限りません。人にもよりますが、本心で話すことを拒絶している人も一定数います。

そのような状況下で重要となるのがヒアリング能力です。互いに信頼関係が築かれている状況でも、意思疎通がうまくいかないことは多々あるもの。そういったときにヒアリング能力が高ければ聞き出すという行動が可能になります。特に重要となるのが信頼関係を悪化させずに聞き出すという能力です。信頼関係の構築には時間が掛かり、信頼関係の悪化は一瞬で起きてしまいます。

そのためリスク回避のためにもあまり踏み入った話をしない、そういった職場もかなり多いと思います。しかし、コミュニケーションは相互に行うことが前提であり、信頼関係のなかに壁を設けてしまうとその真価を発揮できません。なかなかに難しい話ではありますが、ヒアリング能力を高めることで円滑なコミュニケーションにつながります。ぜひとも身に付けていきましょう。

もしヒアリング能力を鍛える場合、おすすめは5W1Hを用いた基本の見直しをおすすめします。「When・Where・Who・What・Why・How」はビジネスにおいても重要なものであり、ヒアリングに応用が可能です。本当に伝えたいことを聞き出すためにも、ヒアリング能力を鍛えていきましょう。

このようにコミュニケーションが円滑に行われないのには理由があります。その理由を理解して改善することが重要。しかし、実際にどのようなことを行えばよいかという具体策はあまり知られていません。そこで最後に、明日から使えるコミュニケーションのポイントを解説します。

コミュニケーションを円滑に行うために心がける3つのポイント

ここでは大きく分けて3つのポイントとそれに適した具体策をご説明します。ぜひ取り入れてみてください。

1つ目は発言する機会を公平にすることです。コミュニケーションは相互に意思疎通を行うため、互いに同程度の情報を発する必要があります。しかし、会社ではいつも同じ人が発言するといった部署も存在します。それでは円滑なコミュニケーションの妨げとなってしまうことが多いです。そこで、ディベートの手法を活かした発言機会の平等化が効果的です。

ディベートではタイムキーパーが用意され、主張時間→反論時間を繰り返す形で発言を行います。もちろん、これはテーマがあるため会話というより主張に近いのですが、仕組みは応用が可能です。会社におけるコミュニケーションでも明らかに話し過ぎという人も存在します。その人たちを対象にレクリエーションとしてディベートを行います。その結果、自然と発言量のコントロールを意識するようになります。

すべての場合に有効とは言えませんが、伝える力と聴く力を育てることができるディベートはコミュニケーション能力の向上に最適です。

2つ目はコミュニケーションタイプの周知です。人間のコミュニケーションタイプは大きく分けて4つに分かれます。主張の多いプロモーターや意見の取りまとめが得意なサポーターなどそれぞれに特性があります。その特性を周知し、互いの認識を深めることが円滑なコミュニケーションにつながります。特に苦手意識のある人とのコミュニケーションは避ける傾向がありますが、相手の特性を理解することで苦手意識の緩和が見込めます。

インターネットを中心に各コミュニケーションタイプの解説は行われていますので、部署内の全員で確認するといったことがおすすめです。ぜひ試してみましょう。

3つ目はコミュニケーションロスを減らすということです。コミュニケーションロスは互いの意思疎通にズレが生じたときに起きるヒューマンエラー。そのため0にすることが難しいものですが、減少させることは可能です。具体的には書面やメールにて指示を残す、定期的な進捗確認といった方法が効果的です。コミュニケーションが円滑に行われているのに、ミスが目立つといったケースでは特に真価を発揮します。

円滑なコミュニケーションを仕事に活かすためにも、コミュニケーションロスを意識することを忘れずに行いましょう。

まとめ コミュニケーションを円滑に行うには日々の交流が重要

本記事では円滑なコミュニケーションを行う方法について解説しました。円滑なコミュニケーションにはヒアリング力や個々の能力が重要であり、コミュニケーションロスも対策が必要です。これらは日々の積み重ねが重要なものであり、日常的に従業員同士での交流は不可欠です。本記事をご参考に、円滑なコミュニケーションを目指しましょう。

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この記事を書いた人

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HR BLOG編集部

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